발주서(주문서) 작성 시 주의점
발주서를 그저 주문 내역 메모쯤으로 여기는 경우가 많지만, 법적으로 보면 무게가 다릅니다. 견적서가 ‘이 조건에 팔 수 있다’는 안내라면, 발주서는 ‘이 조건으로 사겠다’는 청약이고, 상대방이 수주를 확인하는 순간 계약이 성립합니다. 즉 발주서에 적힌 품목·수량·단가·납기가 그대로 계약 조건이 되는 셈입니다. 전화로 “지난번처럼 보내 주세요”라고 했다가 수량과 단가를 두고 다투는 일이 잦은 이유도 여기에 있습니다.
발주서 한 장에 꼭 들어가야 할 7가지
- 발주 번호와 발주일. 반복 거래에서 어떤 주문인지 특정하는 기준이 됩니다.
- 품목·규격·모델명. ‘볼트 500개’가 아니라 규격과 재질까지 적어야 오납품을 막습니다.
- 수량과 단가, 합계. 부가세 포함 여부를 반드시 표시합니다.
- 납기와 납품 장소. 날짜와 함께 지연 시 통지 의무를 넣으면 책임 소재가 분명해집니다.
- 결제 조건. ‘납품 익월 말 계좌이체’처럼 시기와 방법을 구체적으로 적습니다.
- 검수 기준. 수령 후 며칠 안에 검수하고, 불량 시 교환·반품 처리 방법을 정합니다.
- 담당자와 연락처. 변경·취소 협의 창구를 명확히 해 둡니다.
발주 취소와 변경은 어떻게 처리하나요?
상대방이 승낙하기 전이라면 발주 철회가 비교적 자유롭지만, 수주 확인 후에는 이미 계약이 성립한 상태라 일방적으로 취소하면 손해배상 문제가 생길 수 있습니다. 주문 변경이 잦은 업종이라면 ‘생산 착수 전 취소 가능, 착수 후에는 실비 정산’ 같은 취소 조건을 발주서 비고란이나 기본거래계약에 미리 넣어 두는 것이 현실적인 해법입니다.
하도급 거래라면 서면 발급이 의무입니다
제조·수리·건설·용역을 위탁하는 원사업자에게는 하도급거래 공정화에 관한 법률(하도급법)에 따라 위탁 내용을 적은 서면을 발급할 의무가 있습니다. 발주서가 바로 그 서면 역할을 하는 경우가 많습니다. 서면 없이 구두로 위탁하면 나중에 대금이나 위탁 범위를 두고 수급사업자와 분쟁이 생겼을 때 원사업자가 불리해질 수 있고, 법 위반 문제도 따르므로 적용 대상 여부와 기재 사항은 공정거래위원회 안내를 확인하세요.
자주 묻는 질문
발주서만 보내면 계약이 성립된 건가요?
발주서는 청약이고, 상대방의 수주 확인이나 납품 착수가 있어야 계약 성립으로 보는 것이 일반적입니다. 그래서 발주서를 보낸 뒤에는 접수 확인 회신을 받아 두는 것이 중요합니다.
이메일이나 메신저로 보낸 발주도 유효한가요?
계약은 방식에 제한이 없으므로 유효할 수 있습니다. 다만 대화 흐름 속 숫자는 나중에 해석 다툼이 생기기 쉬우니, 조건을 한 장에 정리한 발주서 양식으로 남기는 편이 안전합니다.
발주서가 있으면 별도 계약서는 필요 없나요?
거래가 반복된다면 하자보수·손해배상·해지 조건을 담은 기본거래계약서를 한 번 체결하고, 개별 주문은 발주서로 돌리는 구조가 널리 쓰입니다. 단발 소액 거래라면 발주서만으로 충분한 경우도 많습니다.
발주 전 단계인 견적 협의는 견적서 가이드에서, 납품 후 서류 흐름은 거래명세서 가이드에서 이어집니다. 양식이 필요하면 발주서 작성기를 이용해 보세요.
※ 본 글은 일반적인 정보 제공용이며, 개별 사안·최신 법령은 세무사·노무사·변호사 등 전문가의 확인을 권합니다.