검수조서: 납품 검수의 기준과 기록
납품 상자를 뜯지도 않고 인수증에 서명했다가 2주 뒤 수량 부족과 파손을 발견하면, 그때는 이미 책임 소재를 가리기 어렵습니다. 배송 중 파손인지, 창고에서 생긴 문제인지 증명할 방법이 없기 때문입니다. 검수조서는 납품 시점에 물건의 상태를 확인하고 그 결과를 기록으로 남기는 문서입니다. 공공 계약에서는 검사·검수 절차가 제도화되어 있고, 민간 거래에서도 대금 지급의 전제 조건으로 삼는 경우가 많습니다.
검수는 3단계로
| 단계 | 확인 내용 | 기록 |
|---|---|---|
| 1. 서류 대조 | 발주서·거래명세서·납품서의 품목, 수량, 단가 일치 여부 | 대조 결과, 불일치 항목 |
| 2. 수량·외관 | 실물 수량, 포장 상태, 파손·오염 여부 | 실측 수량, 하자 사진 |
| 3. 규격·성능 | 모델·사양 일치, 필요 시 샘플 작동 확인 | 확인 방법과 결과, 판정 |
검수조서에는 검수 일시와 장소, 검수자, 대상 물품, 단계별 확인 결과, 종합 판정(합격·부분 합격·불합격), 그리고 공급자 측 입회자가 있다면 그 서명까지 담습니다. 발주서와 계약서의 번호를 적어 어느 거래에 대한 검수인지 연결해 두면 대금 지급 단계에서 서류가 깔끔하게 맞아떨어집니다.
불합격이 나왔다면
부적합 품목과 사유를 특정해 사진과 함께 기록하고, 공급자에게 서면(메일 포함)으로 통지합니다. 처리 방법은 계약에 따라 반품, 교환, 대금 감액 등으로 나뉘고, 재납품을 받으면 재검수 기록을 따로 남깁니다. 상인 간 매매에서는 물건을 받으면 지체 없이 검사하고 하자를 통지해야 한다는 상법상 의무가 문제되는 경우가 있으므로, 통지가 늦을수록 매수인에게 불리해진다는 점을 기억해 두세요.
자주 하는 실수
- 검수 없이 인수증부터 서명하는 것 — 인수와 검수는 다른 절차입니다.
- 검수 기한을 정하지 않아 하자 통지가 늦어지는 것
- 검수 담당자를 지정하지 않아 아무도 결과에 책임지지 않는 것
- 부분 납품·분할 납품을 한 건으로 묶어 기록이 뒤섞이는 것
자주 묻는 질문
검수조서와 인수증은 무엇이 다른가요?
인수증은 물건을 받았다는 사실의 확인이고, 검수조서는 받은 물건이 발주 조건에 맞는지 확인한 결과의 기록입니다. 인수증에 서명했더라도 검수에서 부적합이 나올 수 있으므로, 인수 단계와 검수 단계를 구분해 운용하고 문서도 따로 남기는 것이 안전합니다.
검수 때 못 본 하자를 나중에 발견하면 어떻게 하나요?
발견 즉시 사진과 함께 공급자에게 서면으로 통지하세요. 통지 기한과 처리 방법은 계약 조항이 우선이고, 상인 간 매매라면 검사·통지 의무에 관한 상법 규정이 적용될 수 있습니다. 숨은 하자라도 통지가 늦어질수록 입증과 청구 모두 어려워집니다.
검수는 의심이 아니라 절차입니다. 좋은 거래처일수록 명확한 검수 기록을 반깁니다.
주문 단계의 조건 정리는 발주서(주문서) 작성 시 주의점을, 인수 확인 문서는 물품 인수증·납품확인서가 중요한 이유를 함께 읽어 보세요. 검수 항목 구성은 검수조서 서식 안내 페이지에서 확인할 수 있습니다.
※ 본 글은 일반적인 정보 제공용이며, 하자 통지 기한 등 개별 사안·최신 법령은 변호사 등 전문가의 확인을 권합니다.