협조문 양식 (무료)
말로 전한 부탁은 잊히기 쉽지만 문서로 남긴 협조 요청은 이행됩니다. 협조문은 부서 사이에 업무 지원을 공식적으로 요청할 때 쓰는 사내 문서입니다. 이 양식은 수신·발신 부서와 제목, 요청 사항, 회신 기한을 한 장에 정리하고 발신자 서명란까지 갖추고 있어 그대로 회람할 수 있습니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 발신 부서
- 수신 부서
- 제목
- 협조 요청 내용
- 회신 기한
- 발신일
- 발신자(서명란)
작성 팁
- 요청 사항은 1, 2, 3 번호를 붙여 항목별로 나누면 수신 부서가 이행 여부를 하나씩 확인하며 회신하기 좋습니다.
- 회신 기한은 '가급적 빨리'가 아니라 날짜로 못 박고, 그 기한이 필요한 이유를 본문에 한 줄 적어 두면 협조를 얻기 쉽습니다.
- 여러 부서에 동시에 보낼 때는 수신란에 '각 부서장'처럼 범위를 명확히 적어 책임 소재가 흐려지지 않게 하세요.
실무에서 자주 나오는 상황
총무팀이 여름철 전력 절감을 위해 점심시간 소등과 냉방 온도 유지를 각 부서에 요청하는 문서가 대표적입니다. 이때 조치 주체를 전 직원으로 둘지 부서장으로 둘지 적지 않으면, 수신 부서에서 누가 움직여야 하는지 정하지 못한 채 문서만 돌게 됩니다.
회계팀이 분기 결산을 앞두고 미제출 지출 증빙을 모으는 경우도 많습니다. 어떤 서류를 어떤 형식으로 누구에게 보내야 하는지를 번호로 나눠 적어야 회신이 한 번에 정리되고, 담당자가 되묻는 연락이 줄어듭니다.
외부 감사나 인증 심사 준비처럼 여러 부서가 동시에 움직여야 하는 일에서는 협조문이 일정 관리 수단이 됩니다. 부서별로 담당 항목과 기한을 달리한 문서를 각각 보내면 전체 진행 상황을 한 장으로 추적할 수 있습니다.
이런 점을 특히 주의하세요
- 협조문을 지시서처럼 쓰는 경우입니다. 협조문은 결재를 거친 지시와 성격이 달라 요청에 가깝기 때문에, 반드시 이행되어야 하는 사항이라면 근거가 되는 사내 규정이나 결재 문서를 함께 인용해야 무게가 실립니다.
- 배경 설명만 길고 요청 행위가 흐린 경우입니다. 수신 부서가 실제로 해야 할 동작을 동사로 끝나는 문장으로 적어야 회신할 때 이행 여부를 표시할 수 있습니다.
- 메신저나 메일 본문으로만 협조를 구하고 문서를 남기지 않는 경우입니다. 담당자가 바뀌면 요청한 사실 자체가 사라지므로, 발신일과 회신 기한이 찍힌 문서를 보관해 두면 이후 감사나 인수인계에서 근거가 됩니다.
자주 묻는 질문
협조문과 공문은 무엇이 다른가요?
공문은 주로 기관이나 회사 밖으로 보내는 공식 문서이고, 협조문은 같은 조직 안에서 부서 간 지원을 요청할 때 쓰는 내부 문서로 구분하는 것이 일반적입니다. 대외로 발송해야 한다면 회사의 공문 서식과 문서번호 체계를 따르는 것이 좋습니다.
회신 기한이 지나도 답이 없으면 어떻게 하나요?
보낸 협조문을 근거로 다시 요청하거나 상위 결재선에 보고해 조율을 요청하는 것이 순서입니다. 발신일과 회신 기한이 문서에 남아 있으므로 요청한 사실과 시점을 두고 다툴 일이 없습니다.
협조문도 결재를 받아야 하나요?
회사마다 다르지만 인력이나 예산이 실제로 들어가는 요청이라면 발신 부서 안에서 부서장 결재를 받은 뒤 내보내는 것이 보통입니다. 결재 없이 담당자 이름만으로 나간 협조문은 수신 부서에서 우선순위를 낮게 보기 쉬우므로, 발신자란에 직책을 함께 적고 필요하면 결재선을 문서에 표시해 두세요.