물품공급계약서: 단가·납품·검수·하자 조항 다루기
카페 체인에 원두를 납품하기로 한 공급업체가 견적서 한 장만 주고받고 거래를 시작했다고 해 보겠습니다. 두 달 뒤 생두 시세가 오르자 공급자는 단가 조정을 요구했지만 "합의된 단가표가 없다"는 답이 돌아왔고, 반대로 수요자는 "향이 예전과 다르다"며 이미 사용한 물량의 대금 감액을 주장합니다. 물품 공급 거래의 분쟁은 대부분 이렇게 단가와 품질 판정 기준이 문서에 없을 때 생깁니다. 납품이 반복될 거래라면 건별 주문 전에 기본 조건을 담은 물품공급계약서부터 갖추는 것이 순서입니다.
계약서에 담을 조항 체크리스트
- 목적물 특정 — 품명만 적지 말고 규격·모델·등급까지 적습니다. 견본이나 사양서가 있다면 "견본과 동일한 품질"처럼 판정 기준을 문서로 연결해 두세요.
- 수량과 단가 — 품목별 단가와 부가세 포함 여부를 표로 정리하고, 시세 변동이 큰 품목은 단가를 다시 협의하는 절차도 미리 정합니다.
- 납품 기일·장소·비용 — 언제까지 어디로 납품하는지, 운송비와 하역 비용은 누가 부담하는지 적습니다.
- 검수 기준과 기간 — 합격·불합격을 가르는 기준과 검수 완료 시한, 불합격품의 처리 방법(교환·반품)을 정합니다.
- 대금 지급 — "검수 완료 후 30일 이내 계좌이체"처럼 지급 기산점을 검수와 연결해 명확히 합니다.
- 하자담보책임 — 품질 보증 기간과 하자 발생 시 무상 보수·교환·감액 중 어떤 방식으로 처리할지 정합니다.
- 지체상금 — 납기 지연 시 "지체일수 1일당 대금의 일정 비율"을 부담하도록 정해 두면 독촉의 근거가 생깁니다.
검수 조항이 특히 중요한 이유
사업자 간 물품 거래에는 상법의 검사·통지 의무가 작동합니다. 상법 제69조에 따르면 상인 간 매매에서 매수인은 목적물을 받은 뒤 지체 없이 검사하고, 하자나 수량 부족을 발견하면 곧바로 매도인에게 통지해야 합니다. 이를 게을리하면 하자를 이유로 한 대금 감액이나 손해배상, 계약 해제를 주장하기 어려워질 수 있습니다. 바로 드러나지 않는 하자도 법이 정한 기간 안에 발견해 알려야 하므로, 계약서의 검수 조항은 "납품 후 며칠 안에 검수를 마치고 통지는 서면·메일로 한다"처럼 이 의무와 어긋나지 않게 구체적으로 맞춰 두는 편이 안전합니다.
자주 하는 실수 3가지
첫째, 단가를 "시가" 또는 "협의 단가"로 비워 두는 것입니다. 기준이 없으면 인상 요구도 인하 요구도 전부 다툼이 됩니다. 둘째, 검수가 끝나기 전에 대금을 전액 지급하는 것입니다. 지급 후 발견한 하자는 입증 부담이 커지고 돈을 되돌려받기도 어렵습니다. 셋째, 건별 주문 기록을 남기지 않는 것입니다. 기본계약이 있어도 실제 수량과 납기는 개별 발주와 인수 기록으로 완성되므로, 발주서(주문서) 작성 시 주의점과 물품 인수증·납품확인서가 중요한 이유를 함께 읽어 보세요.
항목별로 어떤 값을 넣어야 할지 궁금하다면 물품공급계약서 서식 안내에서 입력 항목 설명을 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
장기 거래인데 매번 계약서를 새로 써야 하나요?
기본 조건을 담은 공급계약을 한 번 체결하고 개별 주문은 발주서로 처리하는 기본계약–개별발주 구조가 실무 표준입니다. 발주서에는 품목·수량·납기만 적고 나머지는 기본계약을 따르도록 하면 관리가 간단해집니다.
납품받은 물건에서 나중에 하자가 발견되면 어떻게 하나요?
발견 즉시 사진과 수량을 기록하고 서면이나 메일로 공급자에게 통지하세요. 상인 간 매매는 상법상 검사·통지 의무가 있어 통지가 늦어질수록 하자담보책임을 묻기 어려워질 수 있습니다.
지체상금률은 얼마로 정해야 하나요?
민간 거래에는 법으로 정해진 요율이 없어 당사자가 자유롭게 정합니다. 실무에서는 지체일수 1일당 대금의 일정 비율로 정하는 방식이 흔하고, 지나치게 높은 요율은 법원에서 감액될 수 있으니 균형 있게 정하는 것이 좋습니다.
단가표·검수 기준·지급 기일. 이 세 가지가 문서에 있으면 물품 공급 분쟁의 대부분은 시작되기 전에 막을 수 있습니다.
※ 본 글은 일반적인 정보 제공용이며, 개별 사안·최신 법령은 세무사·노무사·변호사 등 전문가의 확인을 권합니다.