물품공급계약서 양식 (무료)
정기 납품이든 1회성 구매든, 물품 거래는 품명·수량·단가를 문서로 확정해 두어야 뒤탈이 없습니다. 이 물품공급계약서는 품목 내역표에 입력한 수량과 단가를 자동으로 합산해 주고, 납품·검수·하자담보·지체상금 조항을 기본으로 갖춘 서식입니다. 수요자와 공급자 정보만 채우면 거래처에 바로 보낼 수 있는 계약서가 완성됩니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 갑(수요자) 상호 · 대표자
- 을(공급자) 상호 · 대표자
- 목적물(품명·규격)
- 수량·단가 내역(자동 합산)
- 납품 장소
- 납품 기일
- 대금 지급 방법
- 지체상금률
작성 팁
- 품명은 규격·단위까지 함께 적어야 납품 후 "주문한 것과 다르다"는 다툼을 줄일 수 있습니다.
- 검수 기한과 하자 발견 시 처리 방법(교환·보수)을 미리 정해 두면 대금 지급이 늦어지는 상황을 예방할 수 있습니다.
- 계속 거래라면 단가 변경 절차(통지 시기, 합의 방식)를 특약으로 추가해 두는 것이 좋습니다.
실무에서 자주 나오는 상황
납품한 물건이 검수에서 불합격했을 때 — 수량은 맞는데 규격이 다르거나 시험값이 기준에 못 미치면 수요자는 수령을 보류하고 공급자에게 통보합니다. 교환과 보수 중 무엇을 먼저 시도할지, 재납품 기한은 며칠인지, 그 기간을 지체일수에 넣을지가 계약서에 없으면 대금 지급이 통째로 멈춘 채 협의만 길어집니다.
원자재 시세가 급등해 단가를 조정해야 할 때 — 철강·수지·곡물처럼 가격이 크게 움직이는 품목은 계약 당시 단가로 끝까지 납품하기 어려운 상황이 생깁니다. 조정을 꺼낼 수 있는 변동 폭의 기준, 요청 시점, 합의가 안 될 때 어느 쪽이 계약을 끝낼 수 있는지를 특약으로 붙여 두면 시세가 튈 때마다 협상을 처음부터 다시 하지 않아도 됩니다.
한 계약으로 여러 차례 나눠 납품할 때 — 월 단위 정기 납품이나 공정 진행에 맞춘 분할 납품은 회차마다 수량·납품일·검수 결과가 달라집니다. 내역표를 회차별로 나누고 각 회차의 대금 지급일을 따로 적어 두면, 한 회차에서 생긴 하자가 나머지 회차의 대금까지 붙잡아 두는 일을 막을 수 있습니다.
이런 점을 특히 주의하세요
- 검수 기간과 검수 방법 미정 — 수량만 세어 보면 되는지 성능 시험까지 통과해야 하는지에 따라 검수가 끝나는 날이 달라집니다. 이 시점이 정해져 있지 않으면 하자 통지 기한이 언제부터 시작되는지부터 다투게 되어, 공급자는 통지 기간이 지났다고 하고 수요자는 검수가 아직 끝나지 않았다고 맞섭니다.
- 상한 없는 지체상금 — 1일당 요율만 있고 총액 한도가 없으면 지연이 몇 달만 이어져도 지체상금이 계약금액에 육박합니다. 그 지경이 되면 공급자가 조항 자체의 효력을 다투고 나서기 때문에, 계약금액의 몇 퍼센트까지라는 상한을 적어 두는 편이 오히려 실제로 받아 낼 가능성을 높입니다.
- 소유권 이전과 운송 위험의 혼동 — 물건의 소유권이 언제 넘어가는지와 운송 도중 파손됐을 때 누가 손해를 지는지는 원래 별개 문제입니다. 두 가지를 한 문장에 뭉쳐 두면 배송 사고가 났을 때 책임 주체를 특정할 수 없어, 보험 청구 단계에서 서로 상대방 몫이라고 주장하며 시간을 보내게 됩니다.
- 규격을 「동등품 이상」으로만 표기 — 무엇을 기준으로 동등한지 판단할 근거가 없으면, 공급자가 보낸 대체품을 수요자가 반품 사유로 삼아도 반박할 말이 없습니다. 제조사·모델·인증 규격 가운데 최소한 하나는 특정하고, 대체가 필요할 때 사전 승인을 받는 절차를 함께 적어 두는 편이 낫습니다.
자주 묻는 질문
지체상금은 어떻게 정하나요?
당사자가 계약에서 자유롭게 정할 수 있으며, 실무에서는 지체일수 1일당 계약금액의 일정 비율로 정하는 방식이 흔히 쓰입니다. 이 서식에는 지체상금률을 직접 기재하는 칸이 있어 합의한 요율을 그대로 반영할 수 있습니다.
물품의 소유권과 위험 부담은 언제 넘어가나요?
계약에서 정하는 것이 원칙입니다. 이 서식은 검수 완료 시점에 소유권과 위험이 수요자에게 이전되는 것으로 규정해, 운송 중 파손이나 납품 후 하자를 둘러싼 분쟁 소지를 줄였습니다.
검수에서 불합격하면 대금은 어떻게 되나요?
이 서식의 검수 조항은 하자가 있으면 공급자가 즉시 교환·보수하도록 정하고 있어, 재납품과 재검수를 거친 뒤 대금 지급 절차가 이어지는 구조입니다. 실무에서는 불합격을 어떤 방법으로 통보할지, 재납품 기한은 얼마로 할지, 그 기간을 지체일수에 넣을지를 특약으로 덧붙여 두는 경우가 많습니다.