청구서 보내는 법: 미수금을 줄이는 청구의 기술
외주 디자인 작업을 끝낸 프리랜서가 메신저로 "작업 마무리됐습니다, 입금 부탁드려요"라고만 보내 놓고 몇 주째 답을 기다리는 장면은 생각보다 흔합니다. 상대 회사 경리팀 입장에서는 공식 청구 문서가 없으면 결재를 올릴 근거가 마땅치 않습니다. 청구서는 단순한 독촉 쪽지가 아니라 '무엇에 대해, 얼마를, 언제까지 받아야 하는지'를 확정하는 채권 관리의 첫 문서입니다.
청구서에 꼭 들어갈 항목
- 공급자 정보 — 상호(성명), 사업자등록번호, 연락처. 세금계산서 발행 주체와 일치해야 합니다.
- 청구 번호와 청구일 — 문서 관리와 입금 대사(어떤 건의 입금인지 확인)에 필요합니다.
- 거래 내역 — 품목·수량·단가·공급가액과 부가세를 구분해 적고, 계약서나 견적서의 항목 명칭과 맞춰 줍니다.
- 합계 금액과 지급기한 — '발행일로부터 14일 이내'처럼 날짜로 특정합니다. 기한 없는 청구서는 우선순위에서 밀립니다.
- 입금 계좌 — 은행명·계좌번호·예금주까지 정확히. 예금주가 공급자와 다르면 확인 문의로 지급이 늦어집니다.
- 담당자 연락처 — 지급 부서가 바로 확인 전화를 걸 수 있는 창구를 남깁니다.
미수금을 줄이는 5단계 청구 흐름
- 계약 단계에서 지급 조건(기한·방법·지연 시 이자)을 합의하고 문서에 남깁니다.
- 납품·검수가 끝나면 미루지 말고 당일이나 다음 날 청구서를 보냅니다. 청구가 늦으면 입금도 늦어집니다.
- 지급기한 2~3일 전에 가볍게 리마인드합니다. "기한이 다가와 안내드립니다" 정도면 충분합니다.
- 기한이 지나면 감정을 싣지 말고, 기록이 남는 메일·문자로 독촉하고 통화 내용은 메모해 둡니다.
- 장기 연체로 넘어가면 내용증명 발송, 지급명령 신청 같은 법적 절차를 검토합니다.
소멸시효와 지연이자도 알아두세요
물품대금이나 용역 보수처럼 상거래에서 생기는 채권 가운데 상당수는 민법 제163조의 3년 단기소멸시효가 적용됩니다. 청구를 미루다 시효가 완성되면 받을 권리 자체를 잃을 수 있으므로, 오래된 미수금일수록 청구와 시효 중단 조치를 서둘러야 합니다. 지연이자는 약정이 있으면 약정 이율을 따르고, 약정이 없으면 법정이율이 적용되는데 어떤 이율이 적용되는지는 거래 성격에 따라 달라지므로 금액이 크다면 전문가와 상의하는 편이 안전합니다.
청구는 빨리, 금액은 구체적으로, 독촉은 기록이 남게. 이 세 가지만 지켜도 미수금의 상당 부분을 예방할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
청구서와 세금계산서는 어떻게 다른가요?
청구서는 지급을 요청하는 안내 문서이고, 세금계산서는 부가가치세법에 따른 세무 증빙입니다. 세금계산서를 발행했더라도 지급기한과 입금 계좌를 안내하는 청구서를 따로 보내는 회사가 많습니다. 두 문서의 금액과 품목은 서로 일치해야 혼선이 없습니다.
지급기한이 지났는데 입금이 없으면 어떻게 하나요?
먼저 기록이 남는 채널로 정중하게 확인을 요청하고, 회신이 없으면 독촉한 사실을 문서로 쌓아 둡니다. 그래도 해결되지 않으면 내용증명을 보내 지급을 최고하고, 지급명령이나 소액사건 절차 같은 법적 수단을 검토할 수 있습니다.
청구서에 직인이 꼭 있어야 하나요?
청구서는 법으로 양식이 정해진 문서가 아니어서 직인이 없다고 효력에 문제가 생기지는 않습니다. 다만 회사 간 거래에서는 직인이나 서명을 넣는 것이 관행이고 문서의 신뢰도도 올라갑니다. 정말 중요한 것은 품목·금액·기한이 명확한지입니다.
세무 증빙까지 함께 챙기려면 세금계산서 발행, 언제·어떻게를, 청구 전 단계의 금액 합의가 고민이라면 견적서 제대로 쓰는 법을 이어서 읽어 보세요. 항목 구성 예시는 청구서 양식 안내에서 바로 확인할 수 있습니다.
※ 본 글은 일반적인 정보 제공용이며, 개별 사안·최신 법령은 세무사·노무사·변호사 등 전문가의 확인을 권합니다.