청구서(대금 청구서) 양식 (무료)

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물건을 납품하거나 용역을 마쳤다면 대금을 요청하는 문서가 청구서입니다. 내역과 금액을 한 줄씩 입력하면 합계가 자동으로 계산되고, 입금 계좌와 지급 기한까지 한 장에 담겨 그대로 발송할 수 있습니다. 미수금 결제를 정중하게 독촉할 때도 서면 청구가 기본이 됩니다.

이 양식에 들어가는 항목

직원 네 명 규모의 광고대행사가 거래처 여섯 곳의 홈페이지를 월 30만원씩 관리한다면, 금액이 매달 같다는 이유로 청구서를 건너뛰고 구두로만 알리기 쉽습니다. 그러다 상대 경리 담당이 바뀌면 지난 두세 달치가 통째로 빠진 채 뒤늦게 발견되기도 합니다.

인테리어 시공처럼 착수금과 중도금, 잔금을 나눠 받는 거래라면 회차마다 청구서를 따로 끊는 편이 낫습니다. 총액 4천만원 중 중도금 1600만원을 청구하면서 남은 잔금과 다음 회차 예정 시점을 함께 적어 두면 발주처 결재가 한 번에 올라갑니다.

프리랜서 디자이너가 작업비 80만원을 청구하면 지급처가 원천징수 후 실지급액을 계산해 통보하는 일이 많습니다. 청구 총액을 적고 공제는 지급처 기준에 따른다고 덧붙이면 입금액 차이로 실랑이할 일이 줄어듭니다.

청구서마다 관리번호를 붙이지 않으면 같은 거래처에 여러 건을 청구했을 때 부분 입금이 어느 건에 충당된 것인지 특정하기 어렵습니다. 번호 한 줄이면 입금 대사가 훨씬 단순해집니다.
지급 기한을 청구일로부터 며칠 뒤라는 식으로만 쓰면 발송일과 수령일 중 무엇이 기준인지에서 서로 다른 날을 떠올리게 됩니다. 달력상의 날짜로 못 박아 두세요.
세금계산서를 언제 발행할지 밝히지 않으면 상대 경리가 계산서를 기다리며 지급을 미루기도 합니다. 공급가액과 부가세를 나눠 적고 발행 시점을 한 줄 덧붙이세요.

청구서는 대금을 요청하는 안내 문서이고, 세금계산서는 부가가치세법에 따라 발급하는 증빙입니다. 실무에서는 청구서로 금액을 먼저 안내한 뒤 입금 시점이나 공급 시기에 맞춰 세금계산서를 발급하는 흐름이 많습니다.

법으로 날인이 강제되는 문서는 아니지만, 상호와 연락처가 정확히 적힌 청구서에 직인까지 있으면 수신 측에서 결재를 올리기 수월해집니다. 본 양식은 인쇄 후 날인하거나 그대로 발송할 수 있게 구성되어 있습니다.

같은 문서를 그대로 재발송하기보다 최초 청구일과 지급 기한, 현재까지 미입금 상태라는 사실을 명시한 재청구서를 보내는 편이 낫습니다. 이렇게 남긴 서면은 언제부터 지급이 밀렸는지 보여주는 기록이 되어 이후 회수 절차에서 쓰임새가 있습니다.