출장신청서 작성 예시
출장신청서는 "가도 됩니까"를 묻는 문서이자, 나중에 출장비를 받기 위한 사전 승인의 근거입니다. 결재선은 담당 → 팀장 → 대표로 올라가는데, 팀장은 "굳이 가야 하나, 화상으로 안 되나"를 보고 대표는 "얼마 드나"를 봅니다. 두 질문에 대한 답이 목적란과 예상 경비란에 들어 있어야 결재가 한 번에 통과합니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 출장신청서 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 출장신청서입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 소속 | 기술지원팀 |
| 성명 | 정사원 |
| 출장지 | 부산 해운대구 OO공장 |
| 시작일 | 2026. 07. 18. |
| 종료일 | 2026. 07. 18. |
| 출장 목적 | 설비 정기점검 및 고객사 기술 미팅 |
| 동행자 | 김과장 외 1명 (없으면 비워두세요) |
| 교통·숙박 | KTX 왕복, 1박(비즈니스호텔) |
| 예상 경비(원) | 350000 |
아래 예시는 기술지원팀 정사원이 부산 해운대구에 있는 고객사 공장으로 1박 2일 출장을 신청하는 상황입니다. 2026년 7월 20일(월)~21일(화), 도입 6개월이 지난 설비의 정기점검과 담당자 기술 미팅이 목적입니다. 김과장이 동행하고, 왕복 KTX와 공장 인근 비즈니스호텔 1박을 잡았습니다. 예상 경비는 35만원이고, 출장이 끝나면 같은 항목으로 출장비 정산서를 작성합니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 소속 | 기술지원팀 | 결재선과 예산 계정이 여기서 정해집니다. 프로젝트 예산으로 갈 출장이면 프로젝트명도 함께 적으세요. |
| 성명 | 정사원 | 출장비를 수령할 본인입니다. 법인카드를 쓰더라도 신청자는 개인입니다. |
| 출장지 | 부산 해운대구 센텀중앙로 90, ㈜해성정밀 제2공장 | "부산"만 적으면 교통비 산정 근거가 없습니다. 방문처 이름과 주소까지 적으세요. |
| 시작일 | 2026-07-20 | 출발일입니다. 새벽 출발이면 목적란에 시각을 함께 적어 두면 일비 계산이 명확합니다. |
| 종료일 | 2026-07-21 | 복귀일입니다. 시작일과 종료일 차이로 숙박 일수(1박)가 계산됩니다. |
| 출장 목적 | 1. ㈜해성정밀 납품 설비(모델 HS-400, 2026.01 설치) 6개월 정기점검 2. 하반기 증설 관련 기술 미팅 (상대: 생산본부 최부장) 3. 현장에서만 확인 가능한 진동·소음 측정이 필요하여 원격 대응 불가 | 팀장의 첫 질문은 "화상으로 안 되나"입니다. 현장 방문이 필요한 이유를 목적에 못 박아 두세요. |
| 동행자 | 김과장 (기술지원팀) — 증설 견적 협의 담당 | 동행자가 있으면 경비가 두 배가 됩니다. 동행 사유를 한 줄로 적으면 결재가 매끄럽습니다. 없으면 '없음'. |
| 교통·숙박 | KTX 왕복(서울↔부산, 일반실), 부산역 인근 비즈니스호텔 1박 | 교통수단 등급(일반실/우등)과 숙박 유형을 적어야 규정 한도 초과 여부를 판단할 수 있습니다. |
| 예상 경비(원) | 350,000 (KTX 왕복 119,600 + 숙박 88,000 + 식비 42,000 + 현지 교통·예비 100,400) | 총액만 적으면 "왜 35만원인가"를 되묻습니다. 항목별로 쪼개 적으면 되묻는 단계가 사라집니다. |
실제 문장 예시
본문 마무리 상기와 같이 출장을 신청하오니 승인하여 주시기 바랍니다.
목적 문장 2026년 1월 납품한 설비 HS-400의 6개월 정기점검을 위해 방문합니다. 진동·소음 측정은 현장 계측이 필요하여 원격으로 대체할 수 없으며, 방문 시 하반기 증설 관련 기술 미팅(생산본부 최부장)을 병행할 예정입니다.
일정 문장 7/20(월) 07:30 서울역 출발 → 10:00 현장 도착, 오전 설비 점검 / 오후 기술 미팅 → 1박. 7/21(화) 오전 점검 결과 리포트 협의 → 15:00 부산역 출발, 18:00 복귀.
경비 문장 예상 경비는 350,000원(2인 기준 700,000원)이며, 실제 지출은 복귀 후 5일 이내 출장비 정산서로 증빙과 함께 정산합니다.
자주 틀리는 부분
- 목적을 "고객사 방문"으로만 적는 경우 — 결재자가 승인할 근거가 없습니다. 무엇을·왜·현장에서만 가능한 이유까지 적어야 합니다.
- 출장 후에 신청서를 올리는 경우 — 출장신청서는 사전 승인 문서입니다. 사후 신청은 정산 단계에서 지급 거절 사유가 될 수 있습니다.
- 예상 경비를 총액으로만 적는 경우 — 항목별로 쪼개지 않으면 규정 한도 초과 여부를 판단할 수 없습니다. 교통·숙박·식비를 나눠 적으세요.
- 동행자를 안 적는 경우 — 경비가 인원수만큼 늘어납니다. 동행자와 동행 사유를 적지 않으면 정산 때 한 사람 몫만 인정될 수 있습니다.
- 교통수단 등급을 안 적는 경우 — KTX 특실이나 항공 비즈니스는 대개 별도 승인이 필요합니다. 등급을 명시해야 사후 논란이 없습니다.
- 신청서와 정산서의 항목이 어긋나는 경우 — 신청 때 '숙박 1박'으로 올려놓고 정산 때 2박이 나오면 사유서를 따로 써야 합니다. 두 문서의 항목을 맞춰 두세요.
자주 묻는 질문
예상 경비는 얼마나 정확해야 하나요?
실제 정산액과 완전히 같을 필요는 없지만, 항목별 근거는 있어야 합니다. 'KTX 왕복 119,600원 + 숙박 1박 88,000원 + 식비 2일 42,000원 + 예비비 100,000원'처럼 쪼개서 적으면 팀장이 항목별로 판단할 수 있습니다. 예상 경비가 실제와 크게 차이나면 정산 단계에서 사유를 적어야 하므로, 애초에 근거 있는 숫자를 적는 편이 서로 편합니다. 항목별 한도는 회사 출장 규정을 따릅니다.
출장 다녀온 뒤에 신청서를 올려도 되나요?
출장신청서는 사전 승인 문서이므로 원칙적으로 출발 전에 결재를 받아야 합니다. 긴급 출장이라 사전 결재가 어려웠다면 구두 승인을 받고 복귀 즉시 사후 신청서를 올리되, 목적란에 긴급성과 구두 승인자를 명시하는 것이 안전합니다. 사전 승인 없이 다녀온 출장은 경비 정산 단계에서 지급이 거절될 수 있습니다.
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예시는 이해를 돕기 위한 참고용입니다. 출장 규정과 경비 한도는 회사 규정에 맞게 조정하세요.