출장비 정산서 작성 예시
출장비 정산서에서 가장 자주 막히는 지점은 금액이 아니라 증빙입니다. 지갑 속 영수증을 뒤늦게 꺼내다 보면 한두 장은 없고, 법인카드로 긁은 숙박비까지 정산서에 적어 버려 이중으로 청구되는 일도 생깁니다. 결재선은 담당 → 팀장 → 대표지만, 실제로 반려하는 사람은 경리 담당자입니다. 증빙 매수와 합계가 맞아떨어져야 통과합니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 출장비 정산서 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 출장비 정산서입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 성명 | 정사원 |
| 출장지 | 부산 해운대구 OO공장 |
| 출장 기간 | 2026.07.20 ~ 07.21 (1박 2일) |
| 지출 내역 (한 줄에 '항목, 금액') | KTX 왕복, 119600 / 숙박(1박), 88000 / 식비(2일), 42000 |
| 증빙 매수 | 5 |
| 비고 | 법인카드 사용분 제외 |
아래 예시는 기술지원팀 정사원이 부산 1박 2일 출장(2026.07.20~07.21)을 다녀온 뒤 작성한 정산서입니다. 신청 때 잡은 예상 경비는 35만원이었지만 실제 지출은 289,600원이었습니다. 숙박비 88,000원은 법인카드로 결제해 개인 정산에서 제외했고, 나머지 KTX 왕복·식비·현지 교통비를 본인이 부담해 회사에 청구합니다. 영수증은 5매를 항목 순서대로 첨부했습니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 성명 | 정사원 (기술지원팀) | 정산 대금을 입금받을 본인입니다. 급여 계좌 예금주와 같아야 합니다. |
| 출장지 | 부산 해운대구 ㈜해성정밀 제2공장 | 출장신청서에 적은 출장지와 동일하게 적어야 두 문서가 짝을 이룹니다. |
| 출장 기간 | 2026.07.20 ~ 07.21 (1박 2일) | 숙박 일수와 식비 일수의 근거가 됩니다. 신청서 기간과 다르면 비고에 사유를 적으세요. |
| 지출 내역 (항목, 금액) | KTX 왕복(서울↔부산, 일반실), 119,600 | 한 줄에 '항목, 금액' 순으로 적으면 표와 합계가 자동 계산됩니다. 항목명에 구간·일수를 붙이면 증빙과 대조하기 쉽습니다. |
| 식비(2일, 1일 21,000원 기준), 42,000 | ||
| 현지 교통비(택시 4회: 역↔공장↔호텔), 38,000 | ||
| 주차·통행료 및 기타 실비, 90,000 | ||
| 합계 | 289,600원 (자동 합산) | 회사가 본인에게 지급할 금액입니다. 법인카드 결제분이 섞이면 이중 지급이 되므로 반드시 제외합니다. |
| 증빙 매수 | 5 | 첨부한 영수증 장수입니다. 지출 항목 수와 매수가 어긋나면 경리 단계에서 바로 반려됩니다. |
| 비고 | 숙박비 88,000원은 법인카드 결제로 본 정산에서 제외. 택시 영수증 1건(6,800원)은 분실하여 카드사 이용내역 첨부. | 제외 항목·분실 증빙·한도 초과 사유는 모두 이 칸에 적습니다. 비워 두면 담당자가 전화를 겁니다. |
실제 문장 예시
정산 요청 문구 상기와 같이 출장 경비를 정산하오니 확인 후 지급하여 주시기 바랍니다. 영수증 등 지출 증빙은 항목 순서대로 첨부하였습니다.
법인카드 구분 문장 숙박비 88,000원(호텔 A, 7/20 1박)은 법인카드로 결제되어 본 정산서의 지급 대상에서 제외하였습니다. 지급 요청 금액은 289,600원입니다.
증빙 분실 문장 7/20 택시 영수증 1건(6,800원)을 분실하여 카드사 이용내역 캡처를 대체 증빙으로 첨부합니다.
한도 초과 문장 식비 1일 한도(20,000원)를 1,000원 초과하였습니다. 현장 인근 식당 사정으로 불가피하였음을 확인합니다.
자주 틀리는 부분
- 법인카드 결제분을 정산 내역에 그대로 넣는 경우 — 회사가 이미 낸 돈을 개인에게 또 줍니다. 법인카드 항목은 지출 내역에서 빼고 비고에 명시하세요.
- 증빙 매수와 지출 항목 수가 안 맞는 경우 — 4개 항목에 영수증 2장이면 경리 담당자가 나머지를 찾느라 정산이 멈춥니다. 항목 순서대로 영수증을 붙이고 매수를 세어 적으세요.
- 항목을 뭉뚱그려 적는 경우 — "교통비 157,600원"으로 묶으면 KTX인지 택시인지 알 수 없어 규정 한도 검증이 안 됩니다. 수단별로 나누세요.
- 영수증 분실을 그냥 넘기는 경우 — 사유와 대체 증빙 없이 금액만 적으면 그 항목은 지급되지 않습니다. 카드 이용내역이나 거래내역서를 붙이고 비고에 사유를 적으세요.
- 규정 한도를 넘겼는데 사유를 안 적는 경우 — 초과분은 자동 삭감되거나 반려됩니다. 비고에 불가피한 사정을 한 줄 적어 두면 대부분 인정됩니다.
- 신청서와 정산서 기간이 다른 경우 — 1박으로 신청하고 2박을 정산하면 사유서가 따로 필요합니다. 일정이 바뀌었다면 비고에 변경 사유를 적으세요.
자주 묻는 질문
법인카드로 결제한 항목도 정산서에 적어야 하나요?
적되, 개인 지출과 반드시 구분하세요. 정산서의 '합계'는 회사가 본인에게 돌려줄 금액이므로 법인카드 결제분이 섞이면 이중 지급이 됩니다. 실무에서는 두 가지 방식을 씁니다. ① 법인카드 결제 항목은 지출 내역에서 빼고 비고란에 '숙박비 88,000원 법인카드 결제(정산 제외)'라고 적는 방식, ② 전체를 적되 항목명에 '(법인카드)'를 붙이고 합계에서 차감하는 방식입니다. 예시는 ①번을 따랐습니다.
영수증을 잃어버렸으면 어떻게 하나요?
먼저 대체 증빙을 찾으세요. 카드 결제라면 카드사 이용내역, 계좌이체라면 거래내역서, KTX라면 예매 내역 캡처가 영수증을 대신할 수 있습니다. 대체 증빙조차 없다면 비고란에 '영수증 분실 — 카드사 이용내역 첨부' 또는 '지출 사실 확인서 별첨'처럼 사유를 적고 대체 자료를 붙입니다. 사유 없이 금액만 적으면 그 항목은 정산에서 빠지는 것이 보통입니다.
함께 보면 좋은 자료
예시는 이해를 돕기 위한 참고용입니다. 출장 규정과 경비 한도는 회사 규정에 맞게 조정하세요.