예약확인서 작성 예시
단체 예약을 전화로만 받으면 사장님만 손해를 봅니다. 12명 예약을 믿고 재료를 준비했는데 당일 아침에 "회사 일정이 바뀌었어요" 한마디로 취소되면, 그 손실을 되돌릴 방법이 없습니다. 예약확인서는 취소·환불 규정을 손님이 미리 본 상태로 만들어 두는 문서입니다. 규정을 문자로 보내 두고 확인 회신을 받아 두면, 노쇼가 났을 때 이야기가 완전히 달라집니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 예약확인서 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 예약확인서입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 업체명 | 한빛가든 본점 |
| 예약자 | 홍길동 |
| 연락처 | 010-1234-5678 |
| 예약 일시 | 2026.08.15(토) 18:00 |
| 인원 | 성인 12명 |
| 예약 내용 | 별실(달빛룸), 한정식 코스 B, 생일 케이크 반입 |
| 예약금(원) | 100000 |
| 취소·환불 규정 | 3일 전 취소: 전액 환불 / 1일 전 취소: 50% 환불 / 당일 취소·노쇼: 환불 불가 |
아래 예시는 한정식당 한빛가든 본점이 홍길동 고객의 가족 모임 예약을 확정해 주는 상황입니다. 2026년 8월 15일(토) 18:00, 성인 12명이 별실(달빛룸)에서 한정식 코스 B를 이용하고 생일 케이크를 반입합니다. 예약금 10만원을 받았고, 방문 시 결제 금액에서 차감합니다. 3일 전까지 취소하면 전액 환불, 1일 전에는 50%, 당일 취소나 노쇼는 환불하지 않는 조건입니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 업체명 | 한빛가든 본점 (서울시 종로구 삼청로 22, 02-720-1234) | 지점이 여러 곳이면 손님이 다른 지점으로 갑니다. 지점명과 주소·전화를 함께 적으세요. |
| 예약자 | 홍길동 | 당일 방문 시 확인할 이름입니다. 예약금을 입금한 사람과 다르면 그 사실도 적어 두세요. |
| 연락처 | 010-1234-5678 | 당일 지연·변경 연락을 할 유일한 통로입니다. 예약확인서를 문자로 보낼 번호이기도 합니다. |
| 예약 일시 | 2026.08.15(토) 18:00 (이용 시간 2시간, 20:00까지) | 요일과 이용 종료 시각까지 적습니다. 뒷 타임 예약이 있으면 특히 중요합니다. |
| 인원 | 성인 12명 (최소 보장 인원 10명) | 인원이 줄었을 때 정산 기준이 됩니다. 별실·코스 예약이라면 최소 보장 인원을 반드시 적으세요. |
| 예약 내용 | 별실(달빛룸) / 한정식 코스 B (1인 45,000원) / 생일 케이크 반입 1건(반입료 면제) / 주차 3대 등록 | 좌석·메뉴·부대 요청을 모두 적습니다. "케이크 되나요?"를 당일에 묻지 않게 하는 것이 목적입니다. |
| 예약금(원) | 100,000 (방문 시 결제 금액에서 차감) | 차감 여부를 안 적으면 손님은 별도 부담으로 오해합니다. 입금 계좌와 입금 확인일도 적어 두면 좋습니다. |
| 취소·환불 규정 | 방문 3일 전(8/12)까지 취소: 예약금 전액 환불 방문 1일 전(8/14)까지 취소: 예약금 50% 환불 당일 취소·노쇼: 환불 불가 인원 변경은 방문 전일 18:00까지 가능(최소 보장 인원 10명) 업체 사정으로 인한 취소 시 예약금 전액 환불 | 날짜를 실제 달력 날짜로 환산해 적으면 분쟁이 거의 없습니다. 업체 귀책 시 처리까지 넣어야 공정합니다. |
실제 문장 예시
확정 문구 위와 같이 예약이 접수·확정되었음을 확인합니다.
예약금 안내 문장 예약금 100,000원은 2026년 7월 30일 입금 확인되었으며, 방문 당일 총 결제 금액에서 차감됩니다.
취소 규정 문장 방문 3일 전(2026.08.12) 18:00까지 취소하시면 예약금 전액을 환불해 드립니다. 방문 1일 전(2026.08.14)까지는 50%를 환불하며, 당일 취소 및 미방문(노쇼)의 경우 환불이 어렵습니다.
인원 변경 문장 인원 변경은 방문 전일 18:00까지 가능합니다. 최소 보장 인원은 10명이며, 10명 미만으로 방문하시더라도 10명 기준으로 정산됩니다.
회신 요청 문장 본 예약확인서를 확인하신 후 '확인' 회신을 부탁드립니다. 회신으로 취소·환불 규정에 동의하신 것으로 간주합니다.
자주 틀리는 부분
- 취소·환불 규정 없이 예약금만 받는 경우 — 노쇼가 나도 예약금을 돌려 달라는 요구를 거절할 근거가 없습니다. 규정을 적고 사전에 전달하세요.
- 규정을 "3일 전"처럼 상대 날짜로만 적는 경우 — 손님은 언제가 3일 전인지 헷갈립니다. "8/12(수) 18:00까지"처럼 달력 날짜와 시각으로 환산해 적으세요.
- 예약금 차감 여부를 안 적는 경우 — 계산할 때 "예약금은요?"라는 질문이 반드시 나옵니다. "결제 금액에서 차감"을 명시하세요.
- 이용 종료 시각을 안 적는 경우 — 뒷 타임 손님이 밀립니다. "18:00~20:00(2시간)"처럼 이용 시간을 적어 두세요.
- 최소 보장 인원을 안 정하는 경우 — 12명으로 준비했는데 6명이 오면 재료가 그대로 버려집니다. 별실·코스 예약이라면 반드시 넣으세요.
- 확인 회신을 안 받는 경우 — 규정을 보냈어도 손님이 "못 봤다"고 하면 다툼이 됩니다. 문자로 보내고 '확인' 회신을 받아 대화 기록으로 남기세요.
- 업체 귀책 시 처리를 안 적는 경우 — 규정이 손님에게만 불리하면 신뢰를 잃습니다. 업체 사정으로 취소할 때는 전액 환불한다는 조항을 넣으세요.
자주 묻는 질문
예약금은 얼마를 받는 것이 적당한가요?
업종과 좌석 규모에 따라 다르지만, 단체 예약은 1인당 5천~1만원 또는 예상 결제액의 10~20% 선을 받는 곳이 많습니다. 중요한 것은 금액보다 '예약금이 결제 시 차감되는지'를 명시하는 것입니다. 예시에서는 예약금 10만원을 받고 '방문 시 결제 금액에서 차감'한다고 적었습니다. 차감 여부를 적지 않으면 손님은 예약금을 별도 부담으로 오해하고, 계산 단계에서 실랑이가 벌어집니다.
인원이 줄면 예약금을 돌려줘야 하나요?
인원 변경과 예약 취소는 다르게 다루는 것이 보통입니다. 예약 자체가 유지된다면 예약금은 그대로 결제액에서 차감하면 됩니다. 다만 별실을 잡았거나 코스를 인원수만큼 준비하는 경우, 인원이 크게 줄면 최소 보장 인원 기준으로 정산해야 손해가 없습니다. 예시에서는 '최소 보장 인원 10명, 방문 전일 18시까지 인원 변경 가능'을 규정에 넣어 두었습니다.
함께 보면 좋은 자료
예시는 이해를 돕기 위한 참고용입니다. 취소·환불 규정은 업종과 소비자 관련 기준에 맞게 조정하세요.