경위서(시말서) 양식 (무료)
업무 중 실수나 사고가 생겼을 때는 사실관계를 정리한 경위서 한 장이 수습의 시작입니다. 이 경위서(시말서)는 발생 일시, 사건 경위, 원인, 재발방지 대책을 칸으로 나눠 차분히 정리할 수 있게 구성했고, 담당·팀장·부서장 결재란도 기본으로 들어 있어 사내 제출용 문서 형식을 그대로 갖췄습니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 회사명(수신)
- 성명
- 소속/직위
- 발생 일시
- 사건 경위
- 원인
- 재발방지 대책
- 작성일
작성 팁
- 발생 일시·장소·관련자 등 사실관계를 시간 순서로 정리하고, 확인되지 않은 내용은 추측으로 적지 마세요.
- 원인은 변명보다 객관적으로, 재발방지 대책은 실행 가능한 행동 위주로 적는 것이 신뢰를 줍니다.
- 제출 전 사본을 보관해 두면 이후 소명이 필요할 때 자료로 활용할 수 있습니다.
실무에서 자주 나오는 상황
직원 60명 규모 물류센터에서 지게차가 적재랙을 스쳐 파렛트 두 개가 파손됐습니다. 기사는 직후 안전관리자에게 구두로 알렸지만 회사는 보험 접수를 위해 발생 시각과 작업 지시 경로가 담긴 경위서를 따로 요구했습니다.
온라인 쇼핑몰 CS팀에서 환불 금액을 잘못 입력해 고객에게 두 번 송금된 사례도 흔합니다. 이런 경위서는 개인의 부주의만 적는 문서가 아니라 승인 없이 단독 처리가 가능했던 구조까지 드러냅니다.
손해액을 특정하기 어려운 일도 있습니다. 거래처 담당자와 언성이 높아져 항의가 들어온 경우라면 금액 대신 시간대별 대화 흐름과 동석자를 적어 두는 편이 낫습니다.
이런 점을 특히 주의하세요
- 경위서는 회사가 징계 여부를 판단할 때 그대로 인용됩니다. 사실보다 부풀려 자책하는 문장을 넣으면 본인이 인정한 내용으로 굳어져 나중에 뒤집기 어렵습니다.
- 반성이나 사죄를 강제하는 형태의 시말서 요구는 법적으로 다툼이 될 수 있다는 지적이 있습니다. 부담스럽다면 사실 경위 중심으로 적고 징계 절차는 취업규칙을 확인해 보세요.
- 재발방지 대책에 다짐만 적으면 검토자가 이행 여부를 확인할 방법이 없습니다. 점검 주기나 확인자 지정처럼 남이 볼 수 있는 조치를 적어야 실효성이 인정됩니다.
자주 묻는 질문
경위서와 시말서는 다른가요?
실무에서는 거의 같은 의미로 쓰입니다. 사실 경위 보고에 무게가 있으면 경위서, 반성과 재발 방지 다짐까지 담으면 시말서로 부르는 경우가 많습니다. 이 서식은 경위·원인·재발방지 대책 칸을 모두 갖춰 두 용도에 모두 쓸 수 있습니다.
경위서는 어떻게 써야 하나요?
발생 일시, 경위, 원인, 재발방지 대책 순으로 확인된 사실을 시간 순서대로 담백하게 적는 것이 좋습니다. 추측이나 변명 위주의 서술은 신뢰를 떨어뜨리고, 사실과 다른 내용은 오히려 불리하게 작용할 수 있습니다.
경위서를 제출하면 징계가 확정된 것인가요?
경위서 제출은 사실관계를 확인하는 단계이지 징계 결정 자체는 아닙니다. 다만 작성한 내용이 이후 판단 자료로 인용될 수 있으므로 확인되지 않은 사실까지 인정하는 표현은 피하는 것이 좋습니다. 징계 절차와 소명 기회가 어떻게 정해져 있는지는 회사 취업규칙에서 확인해 보세요.