경위서(시말서) 양식 (무료)
업무 중 실수나 사고가 생겼을 때는 사실관계를 정리한 경위서 한 장이 수습의 시작입니다. 이 경위서(시말서)는 발생 일시, 사건 경위, 원인, 재발방지 대책을 칸으로 나눠 차분히 정리할 수 있게 구성했고, 담당·팀장·부서장 결재란도 기본으로 들어 있어 사내 제출용 문서 형식을 그대로 갖췄습니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 회사명(수신)
- 성명
- 소속/직위
- 발생 일시
- 사건 경위
- 원인
- 재발방지 대책
- 작성일
작성 팁
- 발생 일시·장소·관련자 등 사실관계를 시간 순서로 정리하고, 확인되지 않은 내용은 추측으로 적지 마세요.
- 원인은 변명보다 객관적으로, 재발방지 대책은 실행 가능한 행동 위주로 적는 것이 신뢰를 줍니다.
- 제출 전 사본을 보관해 두면 이후 소명이 필요할 때 자료로 활용할 수 있습니다.
실무에서 자주 나오는 상황
직원 60명 규모 물류센터에서 지게차가 적재랙을 스쳐 파렛트 두 개가 파손됐습니다. 기사는 직후 안전관리자에게 구두로 알렸지만 회사는 보험 접수를 위해 발생 시각과 작업 지시 경로가 담긴 경위서를 따로 요구했습니다.
온라인 쇼핑몰 CS팀에서 환불 금액을 잘못 입력해 고객에게 두 번 송금된 사례도 흔합니다. 이런 경위서는 개인의 부주의만 적는 문서가 아니라 승인 없이 단독 처리가 가능했던 구조까지 드러냅니다.
손해액을 특정하기 어려운 일도 있습니다. 거래처 담당자와 언성이 높아져 항의가 들어온 경우라면 금액 대신 시간대별 대화 흐름과 동석자를 적어 두는 편이 낫습니다.
이런 점을 특히 주의하세요
- 경위서는 회사가 징계 여부를 판단할 때 그대로 인용됩니다. 사실보다 부풀려 자책하는 문장을 넣으면 본인이 인정한 내용으로 굳어져 나중에 뒤집기 어렵습니다.
- 반성이나 사죄를 강제하는 형태의 시말서 요구는 법적으로 다툼이 될 수 있다는 지적이 있습니다. 부담스럽다면 사실 경위 중심으로 적고 징계 절차는 취업규칙을 확인해 보세요.
- 재발방지 대책에 다짐만 적으면 검토자가 이행 여부를 확인할 방법이 없습니다. 점검 주기나 확인자 지정처럼 남이 볼 수 있는 조치를 적어야 실효성이 인정됩니다.
자주 묻는 질문
경위서와 시말서는 다른가요?
실무에서는 거의 같은 의미로 쓰입니다. 사실 경위 보고에 무게가 있으면 경위서, 반성과 재발 방지 다짐까지 담으면 시말서로 부르는 경우가 많습니다. 이 서식은 경위·원인·재발방지 대책 칸을 모두 갖춰 두 용도에 모두 쓸 수 있습니다.
경위서는 어떻게 써야 하나요?
발생 일시, 경위, 원인, 재발방지 대책 순으로 확인된 사실을 시간 순서대로 담백하게 적는 것이 좋습니다. 추측이나 변명 위주의 서술은 신뢰를 떨어뜨리고, 사실과 다른 내용은 오히려 불리하게 작용할 수 있습니다.
경위서를 제출하면 징계가 확정된 것인가요?
경위서 제출은 사실관계를 확인하는 단계이지 징계 결정 자체는 아닙니다. 다만 작성한 내용이 이후 판단 자료로 인용될 수 있으므로 확인되지 않은 사실까지 인정하는 표현은 피하는 것이 좋습니다. 징계 절차와 소명 기회가 어떻게 정해져 있는지는 회사 취업규칙에서 확인해 보세요.
📝 작성 예시로 보는 상세 가이드
예시 상황을 하나 잡아 두겠습니다. (주)한빛물류 물류센터에서 출고를 담당하는 박지훈 사원이 2026년 7월 2일 14시경, 거래처 (주)대성상사가 발주한 품번 HB-2201 베어링 200개 대신 품번이 한 글자 다른 HB-2210 을 출고했습니다. 다음 날 거래처의 입고 검수에서 오배송이 확인되었고, 반품과 재출고에 택배비 38,000원과 하루의 납기 지연이 발생했습니다. 팀장이 "무슨 일이 있었는지 경위서로 정리해서 올려 달라"고 요청한 상황입니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 경위서(시말서) 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 경위서(시말서)입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 회사명(수신) | (주)한빛 |
| 성명 | 김철수 |
| 소속/직위 | 팀장 |
| 발생 일시 | 2026.07.02 14:00경 |
| 사건 경위 | 발생 경위를 사실대로 기재 |
| 원인 | ○○○ |
| 재발방지 대책 | ○○○ |
| 작성일 | 2026. 07. 18. |
이럴 때 가장 흔한 실수는 첫 문장부터 "죄송합니다"로 시작해 감정만 늘어놓는 것입니다. 경위서를 읽는 사람이 알고 싶은 것은 사과의 강도가 아니라 언제, 어디서, 무엇이, 왜 잘못되었고, 다음에는 어떻게 막을 것인가입니다. 사실을 시간 순으로 담담하게 적고, 원인을 개인의 부주의로만 돌리지 말고 작업 절차의 빈틈까지 짚어야 읽는 사람이 납득합니다. 아래 표의 예시는 이 사례를 그대로 옮긴 것이니, 자기 상황의 날짜와 수치만 바꿔 넣으면 됩니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 회사명(수신) | (주)한빛물류 귀중 | 경위서를 받는 주체를 명확히 합니다. 부서 제출용이라면 "(주)한빛물류 물류사업부"처럼 수신 부서까지 적어도 됩니다. |
| 성명 | 박지훈 | 작성자 본인의 이름을 적습니다. 서명·날인란과 동일한 이름이어야 합니다. |
| 소속/직위 | 물류사업부 출고팀 / 사원 | 같은 이름의 직원이 있을 수 있으므로 소속과 직위를 함께 적어 특정합니다. |
| 발생 일시 | 2026.07.02 14:00경 (오배송 확인: 2026.07.03 10:20) | 사건이 일어난 시각과 발견된 시각이 다르면 둘 다 적습니다. "경"을 붙여 대략의 시간임을 표시할 수 있습니다. |
| 사건 경위 | 2026.07.02 13:50 (주)대성상사 발주서(D-260702) 접수 → 14:00 피킹리스트 없이 기억에 의존해 자재랙 3열에서 HB-2210 200개 피킹 → 14:20 검수자 확인 없이 단독 포장·출고 → 07.03 10:20 거래처 입고 검수에서 품번 상이 통보 | 시각과 행위를 한 줄씩 이어 붙이면 읽는 사람이 흐름을 그대로 따라올 수 있습니다. 추측은 빼고 확인된 사실만 적습니다. |
| 원인 | ① 품번 HB-2201과 HB-2210의 끝자리만 달라 육안 혼동 ② 당일 출고 물량 집중으로 피킹리스트 출력 절차를 생략 ③ 2인 교차검수 규정이 있으나 인력 부족으로 단독 검수 | 개인 부주의와 절차·환경 요인을 나누어 적어야 실효성 있는 대책이 나옵니다. 책임 회피성 표현은 피하되 사실은 빠뜨리지 않습니다. |
| 재발방지 대책 | ① 출고 시 피킹리스트 출력·품번 바코드 스캔을 예외 없이 수행(즉시 시행) ② 유사 품번은 자재랙 색상 라벨로 분리(7/10까지 완료) ③ 일 출고 100건 초과 시 검수 인력 1명 추가 배치 건의 ④ 7/8 출고팀 회의에서 사례 공유 | "주의하겠습니다" 같은 다짐이 아니라 무엇을·언제까지·누가 할지 적어야 대책으로 인정됩니다. |
| 작성일 | 2026.07.04 | 사건 발생일이 아니라 문서를 작성해 제출하는 날짜입니다. 서명일과 맞춥니다. |
실제 문장 예시
경위 서두 — "2026년 7월 2일 13시 50분 (주)대성상사로부터 발주서(D-260702)를 접수하였고, 14시경 자재랙 3열에서 베어링을 피킹하여 포장·출고하였습니다. 이때 발주 품번은 HB-2201이었으나 실제로 출고된 품번은 HB-2210이었습니다."
원인 — "두 품번은 끝 두 자리만 다르고 외형이 유사하여 육안으로 구분이 어렵습니다. 당일 출고 물량이 평소의 약 1.8배로 몰리면서 피킹리스트 출력과 2인 교차검수 절차를 거치지 않고 단독으로 처리한 것이 직접적인 원인입니다."
재발방지 — "① 출고 전 바코드 스캔 검증을 예외 없이 수행하겠습니다. ② 유사 품번 6종은 7월 10일까지 자재랙 색상 라벨로 분리하겠습니다. ③ 일 출고 100건을 넘는 날에는 검수 인력 추가 배치를 사전에 요청하겠습니다."
마무리 — "위 내용은 사실과 다름이 없으며, 거래처에 발생한 불편에 대해 깊이 사과드립니다. 동일한 사고가 재발하지 않도록 위 대책을 성실히 이행하겠습니다."
자주 틀리는 부분
- 사실과 감정을 섞어 쓰는 경우. "정신이 없어서", "억울하지만" 같은 표현은 경위 확인에 도움이 되지 않고 오해를 부릅니다. 사실은 경위란에, 사과는 마지막 한두 문장에 모으세요.
- 시간을 뭉뚱그리는 경우. "그날 오후에"가 아니라 "14:00경"처럼 적어야 다른 기록(출고 로그, CCTV, 발주서)과 대조가 됩니다.
- 원인을 전부 남 탓 또는 전부 내 탓으로 몰아가는 경우. 절차상의 빈틈도 사실이라면 적되, 그것이 자신의 책임을 없앤다는 식으로 쓰지는 마세요.
- 재발방지 대책이 추상적인 경우. "꼼꼼히 확인하겠습니다"는 확인할 방법이 없습니다. 도구·절차·기한·담당을 넣어야 합니다.
- 확인되지 않은 손해액을 임의로 적는 경우. 금액은 청구서·영수증으로 확인된 범위만 적고, 미확정이면 "확인 중"이라고 쓰세요.
- 작성일과 서명일이 다른 경우. 표의 작성일과 하단 서명일이 어긋나면 나중에 문서 신뢰도가 떨어집니다.