출장비 정산서 양식 (무료)
출장에서 돌아오면 마지막으로 남는 일이 경비 정산입니다. 이 양식은 지출 내역을 한 줄에 '항목, 금액'으로 입력하면 표로 정리되고 합계 금액이 자동 계산되어 계산 실수를 걱정할 필요가 없습니다. 증빙 매수와 비고란, 담당-팀장-대표 결재란까지 갖춰 그대로 상신할 수 있습니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 성명
- 출장지
- 출장 기간
- 지출 내역(항목·금액, 합계 자동 계산)
- 증빙 매수
- 비고
- 결재란(담당·팀장·대표)
작성 팁
- 지출 내역은 날짜 흐름이나 항목 묶음(교통·숙박·식비) 순으로 정리하면 검토자가 영수증과 대조하기 쉽습니다.
- 증빙 매수는 실제로 첨부한 영수증 수와 반드시 일치시키고, 증빙이 없는 지출은 비고란에 사유를 남기세요.
- 법인카드 결제분과 개인이 먼저 지출한 금액이 섞여 있다면 비고란에 구분해 적어야 이중 지급을 막을 수 있습니다.
실무에서 자주 나오는 상황
건설 감리 업무로 지방 현장에 다섯 번 다녀온 직원이 한 달 치를 몰아서 정산하려다 어느 영수증이 어느 출장 건인지 뒤섞인 경우가 있습니다. 정산서는 출장 건별로 한 장씩 만드는 편이 낫습니다.
설비 A/S 기사가 출발 전에 가지급금 40만 원을 받아 갔다면 정산서에 실지출만 적어서는 안 되고 선지급액과의 차액이 드러나야 합니다. 남은 돈을 반납하는지 더 받는지가 정리돼야 회계팀이 계정을 닫습니다.
해외 출장은 카드 명세서의 원화 청구액이 뒤늦게 확정됩니다. 결제일과 청구 환율이 달라질 수 있으니 명세서가 확정된 뒤 정산하거나 잠정 금액임을 비고에 적어 두세요.
이런 점을 특히 주의하세요
- 간이영수증만 붙여 오는 실수가 잦습니다. 회사가 비용으로 처리하려면 카드전표나 현금영수증처럼 지출처가 확인되는 증빙을 요구하는 경우가 많아 재제출을 요구받을 수 있습니다.
- 거래처를 접대한 식사비를 본인 식비에 섞어 적으면 계정 구분이 어긋납니다. 참석자와 목적이 다른 지출이므로 비고란에 상대방 소속을 적어 회계 담당자가 분류할 수 있게 해 주세요.
- 출장 기간이 월말을 걸치면 어느 달 비용으로 잡을지 문제가 됩니다. 회계 마감 일정을 담당자와 먼저 맞춰 두지 않으면 마감이 끝난 뒤 정산서가 되돌아오기도 합니다.
자주 묻는 질문
영수증을 잃어버린 지출은 정산할 수 없나요?
회사 규정에 따라 다르지만 카드 이용 내역이나 이용 확인서처럼 지출 사실을 소명할 자료를 첨부하고 비고란에 사유를 적어 승인권자의 판단을 받는 방식이 일반적입니다. 증빙이 없는 항목은 따로 표시해 두는 것이 좋습니다.
지출 내역 합계는 직접 계산해야 하나요?
아닙니다. 한 줄에 '항목, 금액' 형식으로 입력하면 각 줄이 번호가 붙은 표로 정리되고 맨 아래에 합계 금액이 자동으로 합산되어 표시되므로 계산기를 따로 쓸 필요가 없습니다.
출장비 정산은 복귀 후 언제까지 제출해야 하나요?
법으로 정해진 기한이 있다기보다 회사 여비 규정과 회계 마감 일정에 따릅니다. 카드 명세서 확정과 월 마감이 겹치면 제출이 늦어질 때 다음 달 비용으로 넘어가기도 하므로 담당 부서의 마감일을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
📝 작성 예시로 보는 상세 가이드
출장비 정산서에서 가장 자주 막히는 지점은 금액이 아니라 증빙입니다. 지갑 속 영수증을 뒤늦게 꺼내다 보면 한두 장은 없고, 법인카드로 긁은 숙박비까지 정산서에 적어 버려 이중으로 청구되는 일도 생깁니다. 결재선은 담당 → 팀장 → 대표지만, 실제로 반려하는 사람은 경리 담당자입니다. 증빙 매수와 합계가 맞아떨어져야 통과합니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 출장비 정산서 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 출장비 정산서입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 성명 | 정사원 |
| 출장지 | 부산 해운대구 OO공장 |
| 출장 기간 | 2026.07.20 ~ 07.21 (1박 2일) |
| 지출 내역 (한 줄에 '항목, 금액') | KTX 왕복, 119600 / 숙박(1박), 88000 / 식비(2일), 42000 |
| 증빙 매수 | 5 |
| 비고 | 법인카드 사용분 제외 |
아래 예시는 기술지원팀 정사원이 부산 1박 2일 출장(2026.07.20~07.21)을 다녀온 뒤 작성한 정산서입니다. 신청 때 잡은 예상 경비는 35만원이었지만 실제 지출은 289,600원이었습니다. 숙박비 88,000원은 법인카드로 결제해 개인 정산에서 제외했고, 나머지 KTX 왕복·식비·현지 교통비를 본인이 부담해 회사에 청구합니다. 영수증은 5매를 항목 순서대로 첨부했습니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 성명 | 정사원 (기술지원팀) | 정산 대금을 입금받을 본인입니다. 급여 계좌 예금주와 같아야 합니다. |
| 출장지 | 부산 해운대구 ㈜해성정밀 제2공장 | 출장신청서에 적은 출장지와 동일하게 적어야 두 문서가 짝을 이룹니다. |
| 출장 기간 | 2026.07.20 ~ 07.21 (1박 2일) | 숙박 일수와 식비 일수의 근거가 됩니다. 신청서 기간과 다르면 비고에 사유를 적으세요. |
| 지출 내역 (항목, 금액) | KTX 왕복(서울↔부산, 일반실), 119,600 | 한 줄에 '항목, 금액' 순으로 적으면 표와 합계가 자동 계산됩니다. 항목명에 구간·일수를 붙이면 증빙과 대조하기 쉽습니다. |
| 식비(2일, 1일 21,000원 기준), 42,000 | ||
| 현지 교통비(택시 4회: 역↔공장↔호텔), 38,000 | ||
| 주차·통행료 및 기타 실비, 90,000 | ||
| 합계 | 289,600원 (자동 합산) | 회사가 본인에게 지급할 금액입니다. 법인카드 결제분이 섞이면 이중 지급이 되므로 반드시 제외합니다. |
| 증빙 매수 | 5 | 첨부한 영수증 장수입니다. 지출 항목 수와 매수가 어긋나면 경리 단계에서 바로 반려됩니다. |
| 비고 | 숙박비 88,000원은 법인카드 결제로 본 정산에서 제외. 택시 영수증 1건(6,800원)은 분실하여 카드사 이용내역 첨부. | 제외 항목·분실 증빙·한도 초과 사유는 모두 이 칸에 적습니다. 비워 두면 담당자가 전화를 겁니다. |
실제 문장 예시
정산 요청 문구 상기와 같이 출장 경비를 정산하오니 확인 후 지급하여 주시기 바랍니다. 영수증 등 지출 증빙은 항목 순서대로 첨부하였습니다.
법인카드 구분 문장 숙박비 88,000원(호텔 A, 7/20 1박)은 법인카드로 결제되어 본 정산서의 지급 대상에서 제외하였습니다. 지급 요청 금액은 289,600원입니다.
증빙 분실 문장 7/20 택시 영수증 1건(6,800원)을 분실하여 카드사 이용내역 캡처를 대체 증빙으로 첨부합니다.
한도 초과 문장 식비 1일 한도(20,000원)를 1,000원 초과하였습니다. 현장 인근 식당 사정으로 불가피하였음을 확인합니다.
자주 틀리는 부분
- 법인카드 결제분을 정산 내역에 그대로 넣는 경우 — 회사가 이미 낸 돈을 개인에게 또 줍니다. 법인카드 항목은 지출 내역에서 빼고 비고에 명시하세요.
- 증빙 매수와 지출 항목 수가 안 맞는 경우 — 4개 항목에 영수증 2장이면 경리 담당자가 나머지를 찾느라 정산이 멈춥니다. 항목 순서대로 영수증을 붙이고 매수를 세어 적으세요.
- 항목을 뭉뚱그려 적는 경우 — "교통비 157,600원"으로 묶으면 KTX인지 택시인지 알 수 없어 규정 한도 검증이 안 됩니다. 수단별로 나누세요.
- 영수증 분실을 그냥 넘기는 경우 — 사유와 대체 증빙 없이 금액만 적으면 그 항목은 지급되지 않습니다. 카드 이용내역이나 거래내역서를 붙이고 비고에 사유를 적으세요.
- 규정 한도를 넘겼는데 사유를 안 적는 경우 — 초과분은 자동 삭감되거나 반려됩니다. 비고에 불가피한 사정을 한 줄 적어 두면 대부분 인정됩니다.
- 신청서와 정산서 기간이 다른 경우 — 1박으로 신청하고 2박을 정산하면 사유서가 따로 필요합니다. 일정이 바뀌었다면 비고에 변경 사유를 적으세요.