출장비 정산서 양식 (무료)
출장에서 돌아오면 마지막으로 남는 일이 경비 정산입니다. 이 양식은 지출 내역을 한 줄에 '항목, 금액'으로 입력하면 표로 정리되고 합계 금액이 자동 계산되어 계산 실수를 걱정할 필요가 없습니다. 증빙 매수와 비고란, 담당-팀장-대표 결재란까지 갖춰 그대로 상신할 수 있습니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 성명
- 출장지
- 출장 기간
- 지출 내역(항목·금액, 합계 자동 계산)
- 증빙 매수
- 비고
- 결재란(담당·팀장·대표)
작성 팁
- 지출 내역은 날짜 흐름이나 항목 묶음(교통·숙박·식비) 순으로 정리하면 검토자가 영수증과 대조하기 쉽습니다.
- 증빙 매수는 실제로 첨부한 영수증 수와 반드시 일치시키고, 증빙이 없는 지출은 비고란에 사유를 남기세요.
- 법인카드 결제분과 개인이 먼저 지출한 금액이 섞여 있다면 비고란에 구분해 적어야 이중 지급을 막을 수 있습니다.
실무에서 자주 나오는 상황
건설 감리 업무로 지방 현장에 다섯 번 다녀온 직원이 한 달 치를 몰아서 정산하려다 어느 영수증이 어느 출장 건인지 뒤섞인 경우가 있습니다. 정산서는 출장 건별로 한 장씩 만드는 편이 낫습니다.
설비 A/S 기사가 출발 전에 가지급금 40만 원을 받아 갔다면 정산서에 실지출만 적어서는 안 되고 선지급액과의 차액이 드러나야 합니다. 남은 돈을 반납하는지 더 받는지가 정리돼야 회계팀이 계정을 닫습니다.
해외 출장은 카드 명세서의 원화 청구액이 뒤늦게 확정됩니다. 결제일과 청구 환율이 달라질 수 있으니 명세서가 확정된 뒤 정산하거나 잠정 금액임을 비고에 적어 두세요.
이런 점을 특히 주의하세요
- 간이영수증만 붙여 오는 실수가 잦습니다. 회사가 비용으로 처리하려면 카드전표나 현금영수증처럼 지출처가 확인되는 증빙을 요구하는 경우가 많아 재제출을 요구받을 수 있습니다.
- 거래처를 접대한 식사비를 본인 식비에 섞어 적으면 계정 구분이 어긋납니다. 참석자와 목적이 다른 지출이므로 비고란에 상대방 소속을 적어 회계 담당자가 분류할 수 있게 해 주세요.
- 출장 기간이 월말을 걸치면 어느 달 비용으로 잡을지 문제가 됩니다. 회계 마감 일정을 담당자와 먼저 맞춰 두지 않으면 마감이 끝난 뒤 정산서가 되돌아오기도 합니다.
자주 묻는 질문
영수증을 잃어버린 지출은 정산할 수 없나요?
회사 규정에 따라 다르지만 카드 이용 내역이나 이용 확인서처럼 지출 사실을 소명할 자료를 첨부하고 비고란에 사유를 적어 승인권자의 판단을 받는 방식이 일반적입니다. 증빙이 없는 항목은 따로 표시해 두는 것이 좋습니다.
지출 내역 합계는 직접 계산해야 하나요?
아닙니다. 한 줄에 '항목, 금액' 형식으로 입력하면 각 줄이 번호가 붙은 표로 정리되고 맨 아래에 합계 금액이 자동으로 합산되어 표시되므로 계산기를 따로 쓸 필요가 없습니다.
출장비 정산은 복귀 후 언제까지 제출해야 하나요?
법으로 정해진 기한이 있다기보다 회사 여비 규정과 회계 마감 일정에 따릅니다. 카드 명세서 확정과 월 마감이 겹치면 제출이 늦어질 때 다음 달 비용으로 넘어가기도 하므로 담당 부서의 마감일을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.