공문(기안문) 양식 (무료)
공문은 내용만큼 형식이 절반입니다. 이 기안문 서식은 기관명 상단 표기부터 문서번호·시행일·수신·경유, 제목과 본문, 붙임 표기, 담당–팀장–기관장 결재란과 직인 위치까지 행정문서의 기본 골격을 갖춰, 학교·협회·회사 어디서든 격식 있는 문서를 빠르게 만들 수 있습니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 기관/부서명
- 문서번호 (예: 총무-2026-105)
- 수신
- 경유
- 제목
- 본문
- 붙임 (첨부)
- 시행일
- 결재란 (담당·팀장·기관장)·직인 표시
작성 팁
- 제목은 '2026학년도 여름방학 운영 계획 안내'처럼 문서의 목적이 한 줄에 드러나게 씁니다.
- 본문 항목이 여러 개면 1., 가., 1)의 번호 체계로 층위를 나누는 것이 행정문서의 관행입니다.
- 붙임이 있으면 '붙임 ○○ 계획서 1부. 끝.'처럼 표기하고, 본문이 끝나는 지점에 '끝.' 표시로 문서의 종결을 알립니다.
실무에서 자주 나오는 상황
받은 공문에 회신하는 경우 — 회신 공문에는 상대 기관의 문서번호와 제목을 본문 첫머리에 인용하고 시작하는 것이 관행입니다. 상대 기관 담당자가 어느 건에 대한 답인지 바로 찾을 수 있어야 처리가 빨라지고, 나중에 문서 대장에서도 두 건이 하나의 흐름으로 이어집니다.
협회나 단체가 회원사에 안내를 보내는 경우 — 총회 소집이나 회비 납부처럼 회신 기한이 있는 안내라면 본문 안에 회신 방법과 마감일을 눈에 띄게 배치해야 합니다. 안내가 늦게 전달됐다는 이야기가 나오지 않도록 시행일과 발송 방법을 문서 대장에 함께 기록해 두세요.
사업 참여를 위해 관공서에 자료를 제출하는 경우 — 제출 서류가 여러 종류면 붙임 목록의 순서를 공고문이 요구한 순서와 똑같이 맞추는 것이 좋습니다. 담당자가 목록을 따라가며 확인하기 때문에, 순서가 어긋나면 서류가 빠진 것으로 오인되어 보완 요청을 받는 일이 생깁니다.
이런 점을 특히 주의하세요
- 수신을 담당자 개인 이름으로 적는 것 — 기관 간에 오가는 문서는 기관장이나 부서장 앞으로 보내는 것이 원칙에 가깝습니다. 개인 이름으로 보내면 그 사람이 자리를 비웠을 때 문서가 접수 처리되지 않고 멈춰 버릴 수 있으므로, 수신은 직위로 적고 담당자는 본문이나 하단 연락처에 표기하세요.
- 제목을 '협조 요청의 건'처럼 뭉뚱그리는 것 — 접수 부서에서 어느 과로 배정할지 판단하지 못해 문서가 돌아다니게 됩니다. 무엇에 관한 어떤 요청인지가 제목 한 줄에서 드러나야 합니다.
- 붙임 목록과 실제 첨부물이 어긋나는 것 — 목록에는 3부라고 적혀 있는데 2부만 들어 있으면 문서 전체의 신뢰가 떨어지고 보완 절차로 넘어갑니다. 발송 직전에 붙임 항목을 하나씩 짚어 가며 확인하는 습관이 필요합니다.
- 담당자 연락처를 넣지 않는 것 — 대외 공문에서 가장 흔한 지연 원인입니다. 받은 기관이 궁금한 점을 물을 곳이 없으면 회신 자체가 미뤄지므로, 담당자 이름과 직통 연락처, 메일 주소를 문서 하단에 적어 두세요.
자주 묻는 질문
문서번호는 어떻게 매기나요?
보통 부서명-연도-일련번호(예: 총무-2026-105) 방식을 씁니다. 기관 내부에 문서 관리 규정이 있다면 그 체계를 따르는 것이 우선이고, 규정이 없는 소규모 단체라면 부서별로 일련번호를 이어 가는 것만으로도 문서 관리가 한결 수월해집니다.
'끝.' 표시는 꼭 넣어야 하나요?
행정문서에서는 본문이나 붙임 표기가 끝나는 위치에 '끝.'을 적어 문서가 여기서 종료됨을 표시하는 것이 관행입니다. 뒤에 내용이 추가되거나 변조되는 것을 막는 실무적인 장치이기도 하므로, 대외로 나가는 공문이라면 지켜 두는 것이 좋습니다.
같은 내용을 여러 기관에 보낼 때는 어떻게 하나요?
내용이 동일하다면 수신란에 '수신자 참조'라고 적고 문서 아래쪽에 수신자 목록을 따로 붙이는 방식이 널리 쓰입니다. 기관마다 문서를 새로 만들지 않아도 되고 발송 이력도 한 건으로 관리할 수 있습니다. 반대로 기관별로 요청 내용이나 기한이 달라진다면 한 장으로 묶지 말고 문서번호를 각각 부여해 따로 시행하는 편이 낫습니다. 받은 기관 입장에서도 자기에게 해당하지 않는 내용이 섞여 있으면 어느 부분을 처리해야 하는지 판단하기 어려워지기 때문입니다.
📝 작성 예시로 보는 상세 가이드
공문은 형식이 곧 신뢰인 문서입니다. 내용이 아무리 타당해도 문서번호가 없거나 붙임 표기가 틀리면 접수 단계에서 되돌아옵니다. 반대로 형식만 지키면 짧고 건조한 문장으로도 충분히 통합니다. 공문에서 수사(修辭)는 미덕이 아닙니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 공문(기안문) 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 공문(기안문)입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 기관/부서명 | 경영지원팀 |
| 문서번호 | 총무-2026-105 |
| 수신 | 각 부서장 |
| 경유 | ○○○ |
| 제목 | ○○○ |
| 본문 | ○○○ |
| 붙임(첨부) | 관련 계획서 1부. 끝. |
| 시행일 | 2026. 07. 18. |
아래 예시는 (주)한빛물산 총무팀이 사내 각 부서장에게 보내는 소방 안전교육 실시 협조 공문입니다. 문서번호는 총무-2026-105, 시행일은 2026년 7월 13일입니다. 교육은 8월 5일 오후 2시에 본사 3층 대회의실에서 진행되며, 부서별로 인원의 80% 이상이 참석해야 하고, 참석자 명단은 7월 24일까지 회신해야 합니다. 붙임으로 안전교육 계획서와 명단 양식을 첨부했습니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 기관/부서명 | 주식회사 한빛물산 | 문서 상단 제목 자리와 하단 직인 자리에 함께 들어갑니다. 정식 명칭을 씁니다. |
| 문서번호 | 총무-2026-105 | 부서약칭-연도-일련번호 형식이 일반적입니다. 이 번호로 문서를 특정하고 회신·인용합니다. 비워 두면 안 됩니다. |
| 수신 | 각 부서장 | 불특정 다수라면 "각 부서장", 특정 기관이라면 "OO구청 안전관리과장"처럼 직위까지 적습니다. |
| 경유 | 내부결재 | 거쳐야 할 기관·부서가 있을 때만 적습니다. 사내 문서라면 "내부결재"로 둡니다. |
| 제목 | 2026년 하반기 소방 안전교육 실시 및 참석자 명단 제출 협조 요청 | 제목만 읽고 무엇을 요구하는 문서인지 알 수 있어야 합니다. "협조 요청", "통보", "회신" 등 문서의 성격을 끝에 붙입니다. |
| 본문 | 1. 귀 부서의 안전관리에 협조해 주심에 감사드립니다. 2. 「소방시설 설치 및 관리에 관한 법률」에 따른 2026년 하반기 소방 안전교육을 아래와 같이 실시하고자 하오니, 부서별 참석자 명단을 기한 내에 제출하여 주시기 바랍니다. 가. 일시: 2026. 8. 5.(수) 14:00 ~ 16:00 나. 장소: 본사 3층 대회의실 다. 대상: 전 직원(부서별 재직 인원의 80% 이상 필수 참석) 라. 내용: 소화기 사용법 실습, 대피 동선 교육, 화재 시 초기 대응 마. 명단 제출 기한: 2026. 7. 24.(금) 18:00까지, 총무팀 이메일 회신 3. 부득이한 사유로 불참하는 직원은 9월 중 별도 보충교육 대상이 되므로, 사유를 명단에 함께 기재해 주시기 바랍니다. | 항목 번호는 1. → 가. → 1) → 가) 순서를 씁니다. 첫 항목은 인사말, 둘째 항목부터 본론에 들어가는 것이 관례입니다. 날짜는 "2026. 8. 5.(수)"처럼 점과 요일을 함께 씁니다. |
| 붙임(첨부) | 1. 2026년 하반기 소방 안전교육 계획서 1부. 2. 부서별 참석자 명단 양식 1부. 끝. | 붙임은 번호를 붙이고 "1부."처럼 수량과 마침표를 씁니다. 마지막 붙임 뒤에 두 칸 띄우고 "끝."을 붙입니다. |
| 시행일 | 2026-07-13 | 결재가 완료되어 문서가 나가는 날짜입니다. 기안일과 다를 수 있습니다. |
| 결재란 | 담당 / 팀장 / 기관장 | 서식에 기본 포함됩니다. 조직 체계에 맞게 단계를 조정하세요. |
실제 문장 예시
1항(인사) 귀 부서의 안전관리에 협조해 주심에 감사드립니다.
2항(본론) 「소방시설 설치 및 관리에 관한 법률」에 따른 2026년 하반기 소방 안전교육을 아래와 같이 실시하고자 하오니, 부서별 참석자 명단을 기한 내에 제출하여 주시기 바랍니다.
3항(예외 처리) 부득이한 사유로 불참하는 직원은 9월 중 별도 보충교육 대상이 되므로, 사유를 명단에 함께 기재하여 주시기 바랍니다.
붙임 1. 2026년 하반기 소방 안전교육 계획서 1부. 2. 부서별 참석자 명단 양식 1부. 끝.
자주 틀리는 부분
- 문서번호를 비워 두는 경우 — 공문의 정체성은 번호에서 나옵니다. 번호가 없으면 회신 문서에서 "귀 총무-2026-105호와 관련하여"라고 인용할 수가 없습니다.
- 항목 번호 체계를 섞어 쓰는 경우 — 1. → 가. → 1) → 가) 순서가 표준입니다. 1. 아래에 바로 ①이나 -를 쓰면 문서 검토 단계에서 지적됩니다.
- 붙임 끝에 "끝."을 안 붙이는 경우 — 뒷장이 누락된 문서로 오해받습니다. 붙임이 없으면 본문 마지막 문장 뒤에 붙입니다.
- 제목이 성격을 안 드러내는 경우 — "소방 안전교육"만 적으면 통보인지 요청인지 모릅니다. "~실시 및 참석자 명단 제출 협조 요청"처럼 문서의 성격을 끝에 붙이세요.
- 날짜를 "8/5"나 "8월 5일"로 쓰는 경우 — 공문서에서는 "2026. 8. 5.(수)" 형식이 표준입니다. 마지막 점을 빠뜨리는 실수도 잦습니다.
- 회신 기한을 안 적는 경우 — 협조를 요청하면서 기한이 없으면 아무도 회신하지 않습니다. 날짜·시각·회신 방법을 함께 적으세요.