지출결의서 양식 (무료)
회사 경비는 쓰는 것보다 정리하는 일이 더 번거롭습니다. 이 지출결의서는 부서·작성자와 적요별 지출 내역을 입력하면 합계가 자동 계산되고, 담당·팀장·대표 3단 결재란이 함께 출력되어 소규모 회사의 경비 처리 절차에 바로 사용할 수 있습니다. 지급처와 지급 방법(계좌이체·법인카드·현금)까지 한 장에 담깁니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 부서
- 작성자
- 지출일
- 지출 내역(적요·금액)
- 합계 금액(자동 계산)
- 지급처
- 지급 방법(계좌이체·법인카드·현금)
- 결재란(담당·팀장·대표)
작성 팁
- 적요는 "식대"보다 "거래처 A사 미팅 식대(3인)"처럼 누구와 무엇 때문에 썼는지 드러나게 적어야 결재와 세무 소명이 쉽습니다.
- 영수증·세금계산서 등 증빙 서류를 결의서 뒤에 첨부해 함께 보관하는 습관이 경비 인정의 기본입니다.
- 지급 방법을 정확히 기재해 두면 월말 카드 명세서·통장 내역과 대조할 때 시간이 크게 줄어듭니다.
실무에서 자주 나오는 상황
영업 담당자가 거래처와 점심을 먹고 법인카드로 결제하면, 그 건은 월말 카드 명세서에 상호와 금액 한 줄로만 남습니다. 결의서에 같은 날짜와 금액으로 참석자와 목적을 적어 두어야 명세서와 한 건씩 맞춰 볼 수 있습니다.
총무 담당이 급한 사무용품을 개인 카드로 먼저 결제한 뒤 환급을 청구하는 경우도 잦습니다. 이때는 지급 방법을 계좌이체로 적고 입금받을 계좌를 함께 남겨야 지급 처리가 한 번에 끝납니다.
부서 워크숍처럼 성격이 다른 비용이 섞인 지출은 식대·교통비·숙박비를 한 줄씩 나눠 적습니다. 항목마다 계정과목이 달라지기 때문에 하나로 합쳐 올리면 경리 쪽에서 다시 쪼개는 일이 생깁니다.
이런 점을 특히 주의하세요
- 적요를 식대나 비품 구입처럼 뭉뚱그려 적으면 몇 달 뒤 어떤 건이었는지 아무도 설명하지 못합니다. 상대방·인원·용도가 드러나게 한 줄로 적어 두세요.
- 지급처와 영수증에 찍힌 상호가 다르면 증빙 대조가 그 자리에서 막힙니다. 프랜차이즈 지점명이나 사업자 상호가 간판과 다른 경우가 많으니 영수증에 인쇄된 이름을 그대로 옮기는 편이 안전합니다.
- 공급가액과 부가세를 합친 금액만 적어 두면 세무 처리 단계에서 다시 나눠야 합니다. 세금계산서를 받은 건은 처음부터 구분해 기재하는 쪽이 시간을 아낍니다.
- 결재를 받기 전에 먼저 집행하고 사후에 결의서만 올리는 관행이 굳어지면, 예산 초과나 승인 없는 지출을 미리 걸러낼 방법이 사라집니다.
자주 묻는 질문
지출결의서에 증빙을 꼭 첨부해야 하나요?
지출결의서 자체는 내부 결재용 서식이라 세무상 증빙이 아닙니다. 영수증·세금계산서 등 적격증빙을 함께 첨부해 보관해야 경비 처리가 안전하며, 본 서식 하단에도 증빙 첨부 안내 문구가 인쇄됩니다.
결재란 단계를 회사에 맞게 바꿀 수 있나요?
본 양식은 담당·팀장·대표 3단 결재란으로 출력됩니다. 회사의 결재 단계가 다르면 Word로 저장한 뒤 직급명을 수정하거나, 인쇄 후 수기로 조정해 사용할 수 있습니다.
지출결의서와 품의서는 어떻게 다른가요?
품의서는 돈을 쓰기 전에 이런 지출을 해도 되는지 승인을 받는 문서이고, 지출결의서는 확정된 금액을 실제로 지급하기 위해 올리는 문서입니다. 다만 회사마다 명칭과 운영 절차가 달라 한 장으로 합쳐 쓰는 곳도 있으므로, 사내 규정에서 어느 단계에 어떤 서식을 쓰는지 확인하세요.
📝 작성 예시로 보는 상세 가이드
지출결의서가 반려되는 이유는 대부분 금액이 아니라 적요 때문입니다. "식대 48,000원"이라고만 적으면 결재자는 누구와 왜 먹었는지 되묻게 되고, 그 한 번의 질문 때문에 결재가 하루씩 밀립니다. 적요는 결재자가 더 물어볼 게 없도록 쓰는 칸입니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 지출결의서 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 지출결의서입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 부서 | 마케팅팀 |
| 작성자 | 김담당 |
| 지출일 | 2026. 07. 18. |
| 지출 내역 (한 줄에 '적요, 금액') | 거래처 미팅 식대, 48000 / 사무용품 구입, 32000 |
| 지급처 | (주)오피스몰 |
| 지급 방법 | 계좌이체 |
아래 예시는 (주)라온커머스 마케팅팀 박민지 사원이 2026년 8월 21일에 진행한 팀 워크숍 경비를 정산하는 상황입니다. 회의실 대관료 200,000원, 참석자 8인 중식 176,000원, 워크숍 교재 인쇄 63,000원, 다과 48,000원으로 합계 487,000원입니다. 대관료는 계좌이체로, 나머지는 법인카드로 결제했으며 영수증과 카드 전표를 모두 첨부했습니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 부서 | 마케팅팀 | 비용이 귀속되는 부서입니다. 예산 집행 내역이 이 부서 앞으로 잡힙니다. |
| 작성자 | 박민지 | 실제로 지출하고 정산하는 사람입니다. 결재자와 다릅니다. |
| 지출일 | 2026-08-21 | 실제 지출이 발생한 날입니다. 작성일이 아니라 영수증 날짜와 맞춰야 합니다. |
| 지출 내역 1 (적요, 금액) | 워크숍 회의실 대관료(스페이스K 강남점, 8/21 09:00~18:00), 200000 | 적요에 어디서·언제·무엇을 넣습니다. 금액은 숫자만 적으면 서식이 자동으로 합산·콤마 처리합니다. |
| 지출 내역 2 | 워크숍 참석자 중식(마케팅팀 8인, 8/21), 176000 | 인원수를 적으면 1인당 단가가 사내 기준을 넘는지 결재자가 바로 판단할 수 있습니다. |
| 지출 내역 3 | 워크숍 교재 인쇄(A4 컬러 32p × 8부), 63000 | 수량·규격을 적으면 단가 검증이 가능합니다. |
| 지출 내역 4 | 다과·음료 구입(편의점, 8/21), 48000 | 소액이라도 목적을 적습니다. "잡비"라고만 적으면 반려 1순위입니다. |
| 합계 | 487,000원 (자동 합산) | 서식이 각 줄의 금액을 더해 합계를 만듭니다. 손으로 더하지 마세요. |
| 지급처 | 스페이스K 강남점 외 3건 | 주된 지급처를 적고, 여러 곳이면 "외 N건"으로 정리합니다. 사업자와 거래한 건은 상호를 정확히 적습니다. |
| 지급 방법 | 법인카드 (대관료 200,000원은 계좌이체) | 계좌이체 / 법인카드 / 현금 중 선택합니다. 섞여 있으면 주된 방법을 고르고 예외를 괄호로 적습니다. |
| 증빙 | 세금계산서 1매, 카드 전표 3매 첨부 | 서식 하단 안내 문구대로 영수증·세금계산서를 첨부해 함께 보관합니다. 증빙 없는 지출은 비용으로 인정받기 어렵습니다. |
실제 문장 예시
결의 문구 위와 같이 지출하고자 하오니 결재하여 주시기 바랍니다.
적요(좋은 예) 워크숍 참석자 중식(마케팅팀 8인, 2026.08.21, 1인 22,000원) — 인원·날짜·단가가 모두 드러나 추가 질문이 필요 없습니다.
적요(나쁜 예) 식대 — 누가, 언제, 왜 썼는지 알 수 없어 결재자가 반드시 되묻게 됩니다.
증빙 안내 영수증·세금계산서 등 증빙 서류를 첨부하여 함께 보관합니다. 카드 전표만 있는 건은 사용 목적을 적요에 상세히 남겨 주세요.
자주 틀리는 부분
- 적요를 "식대", "잡비"로만 적는 경우 — 반려 1순위입니다. 대상·목적·날짜 중 최소 두 가지는 넣으세요.
- 지출일에 작성일을 적는 경우 — 지출일은 영수증에 찍힌 날짜입니다. 8월에 쓴 돈을 9월에 정산한다고 지출일이 9월이 되지 않습니다.
- 여러 건을 한 줄에 합쳐 적는 경우 — "워크숍 경비 487,000원" 한 줄로 끝내면 무엇에 얼마를 썼는지 알 수 없습니다. 항목별로 나눠 적어야 감사·세무 대응이 됩니다.
- 증빙을 안 붙이는 경우 — 영수증 없는 지출은 비용 처리가 어렵고, 나중에 개인 부담으로 돌아올 수 있습니다.
- 지급 방법이 섞였는데 하나만 고르는 경우 — 카드와 이체가 섞였다면 주된 방법을 고르고 예외를 괄호로 적으세요. 회계팀이 대사(對査)할 때 필요합니다.
- 사전 품의가 필요한 금액인데 지출부터 하는 경우 — 회사 규정상 일정 금액 이상은 품의서가 먼저입니다. 사후 결의는 반려되거나 개인 부담이 될 수 있습니다.