지출결의서 양식 (무료)
회사 경비는 쓰는 것보다 정리하는 일이 더 번거롭습니다. 이 지출결의서는 부서·작성자와 적요별 지출 내역을 입력하면 합계가 자동 계산되고, 담당·팀장·대표 3단 결재란이 함께 출력되어 소규모 회사의 경비 처리 절차에 바로 사용할 수 있습니다. 지급처와 지급 방법(계좌이체·법인카드·현금)까지 한 장에 담깁니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 부서
- 작성자
- 지출일
- 지출 내역(적요·금액)
- 합계 금액(자동 계산)
- 지급처
- 지급 방법(계좌이체·법인카드·현금)
- 결재란(담당·팀장·대표)
작성 팁
- 적요는 "식대"보다 "거래처 A사 미팅 식대(3인)"처럼 누구와 무엇 때문에 썼는지 드러나게 적어야 결재와 세무 소명이 쉽습니다.
- 영수증·세금계산서 등 증빙 서류를 결의서 뒤에 첨부해 함께 보관하는 습관이 경비 인정의 기본입니다.
- 지급 방법을 정확히 기재해 두면 월말 카드 명세서·통장 내역과 대조할 때 시간이 크게 줄어듭니다.
실무에서 자주 나오는 상황
영업 담당자가 거래처와 점심을 먹고 법인카드로 결제하면, 그 건은 월말 카드 명세서에 상호와 금액 한 줄로만 남습니다. 결의서에 같은 날짜와 금액으로 참석자와 목적을 적어 두어야 명세서와 한 건씩 맞춰 볼 수 있습니다.
총무 담당이 급한 사무용품을 개인 카드로 먼저 결제한 뒤 환급을 청구하는 경우도 잦습니다. 이때는 지급 방법을 계좌이체로 적고 입금받을 계좌를 함께 남겨야 지급 처리가 한 번에 끝납니다.
부서 워크숍처럼 성격이 다른 비용이 섞인 지출은 식대·교통비·숙박비를 한 줄씩 나눠 적습니다. 항목마다 계정과목이 달라지기 때문에 하나로 합쳐 올리면 경리 쪽에서 다시 쪼개는 일이 생깁니다.
이런 점을 특히 주의하세요
- 적요를 식대나 비품 구입처럼 뭉뚱그려 적으면 몇 달 뒤 어떤 건이었는지 아무도 설명하지 못합니다. 상대방·인원·용도가 드러나게 한 줄로 적어 두세요.
- 지급처와 영수증에 찍힌 상호가 다르면 증빙 대조가 그 자리에서 막힙니다. 프랜차이즈 지점명이나 사업자 상호가 간판과 다른 경우가 많으니 영수증에 인쇄된 이름을 그대로 옮기는 편이 안전합니다.
- 공급가액과 부가세를 합친 금액만 적어 두면 세무 처리 단계에서 다시 나눠야 합니다. 세금계산서를 받은 건은 처음부터 구분해 기재하는 쪽이 시간을 아낍니다.
- 결재를 받기 전에 먼저 집행하고 사후에 결의서만 올리는 관행이 굳어지면, 예산 초과나 승인 없는 지출을 미리 걸러낼 방법이 사라집니다.
자주 묻는 질문
지출결의서에 증빙을 꼭 첨부해야 하나요?
지출결의서 자체는 내부 결재용 서식이라 세무상 증빙이 아닙니다. 영수증·세금계산서 등 적격증빙을 함께 첨부해 보관해야 경비 처리가 안전하며, 본 서식 하단에도 증빙 첨부 안내 문구가 인쇄됩니다.
결재란 단계를 회사에 맞게 바꿀 수 있나요?
본 양식은 담당·팀장·대표 3단 결재란으로 출력됩니다. 회사의 결재 단계가 다르면 Word로 저장한 뒤 직급명을 수정하거나, 인쇄 후 수기로 조정해 사용할 수 있습니다.
지출결의서와 품의서는 어떻게 다른가요?
품의서는 돈을 쓰기 전에 이런 지출을 해도 되는지 승인을 받는 문서이고, 지출결의서는 확정된 금액을 실제로 지급하기 위해 올리는 문서입니다. 다만 회사마다 명칭과 운영 절차가 달라 한 장으로 합쳐 쓰는 곳도 있으므로, 사내 규정에서 어느 단계에 어떤 서식을 쓰는지 확인하세요.