거래명세서 양식 (무료)
물건을 납품하고 나면 무엇을, 얼마나, 얼마에 거래했는지 서면으로 남겨야 대금 청구가 수월해집니다. 이 거래명세서는 품목 내역과 공급가액·부가세는 물론 전잔금·입금액을 반영한 미수금 잔액까지 자동 계산해 한 장으로 정리합니다. 인수 확인 후 공급자와 공급받는자가 1부씩 보관하는 안내 문구도 포함되어 있습니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 공급자 상호·대표·사업자번호
- 공급받는자 상호·대표
- 거래일
- 거래 내역(품목·수량·단가)
- 공급가액·부가세·합계금액(자동 계산)
- 전잔금
- 입금액
- 미수금 잔액(자동 계산)
작성 팁
- 거래명세서는 세금계산서를 대신하는 적격증빙이 아니므로, 과세 거래라면 세금계산서를 별도로 발행해야 합니다.
- 납품 시 인수자의 서명이나 확인을 받아 공급자·공급받는자가 각 1부씩 보관하면 분쟁 시 유력한 자료가 됩니다.
- 전잔금과 입금액을 매번 기재해 두면 거래처별 미수금 관리 장부를 따로 만들지 않아도 잔액 흐름이 이어집니다.
실무에서 자주 나오는 상황
월 마감 후 세금계산서 발행 전에 금액을 맞출 때 — 한 달 치 납품 건을 모아 마감할 때 거래처 담당자와 먼저 맞춰 보는 자료가 거래명세서입니다. 이 단계에서 수량 착오나 빠진 건을 잡아내지 못한 채 계산서를 끊으면 수정 절차를 다시 밟아야 하므로, 마감일과 대사 담당자를 서로 정해 두고 같은 기준으로 집계하는 곳이 많습니다.
미수금이 쌓인 거래처와 잔액을 대사할 때 — 우리 장부의 미수 잔액과 거래처 장부의 미지급 잔액이 다르면 전잔금부터 당월 거래액, 입금액까지 한 줄씩 대조해야 합니다. 이 서식은 전잔금과 입금액을 넣으면 잔액을 자동으로 계산하므로, 월별로 출력해 이어 붙이면 어느 달부터 숫자가 벌어졌는지 짚어 낼 수 있습니다.
반품이나 단가 에누리가 생겼을 때 — 이미 넘긴 명세서의 숫자를 지우고 고쳐 쓰는 대신, 반품 수량을 별도 행으로 빼거나 에누리 항목을 따로 추가해 조정 내역이 그대로 보이게 남기는 방식이 뒤탈이 적습니다. 원래 얼마였고 왜 줄었는지가 한 장에 남아 있어야 나중에 계산서 금액과 대조할 때 설명이 됩니다.
이런 점을 특히 주의하세요
- 부가세 포함·별도 미표기 — 견적 단계에서 부가세는 별도라고 이야기했더라도 명세서에 표기가 없으면 상대방은 포함 단가로 읽습니다. 합계를 검산할 때마다 금액이 어긋나고, 나중에 발행한 계산서 금액과도 맞지 않아 거래처 회계 담당자가 매입 마감을 걸지 못한 채 확인 요청을 보내옵니다.
- 인수 확인 없는 납품 — 물건은 창고 앞에 두고 왔는데 서명란이 빈 채로 남으면, 몇 달 뒤 「받은 적 없다」는 말이 나왔을 때 납품 사실을 보여 줄 자료가 없습니다. 서명을 받기 어려운 무인 납품이라면 인수 사진과 전달 문자를 같은 날짜로 묶어 남겨 두어야 합니다.
- 전잔금·입금액 공란 — 당월 거래액만 적힌 명세서를 계속 보내면 잔액 흐름이 끊겨 미수금이 조용히 쌓입니다. 담당자가 바뀌거나 거래가 뜸해진 뒤에야 잔액을 확인하게 되고, 그때쯤이면 상대방 담당자도 오래된 건이라며 확인을 미루기 시작합니다.
- 「기타」로 뭉뚱그린 품목명 — 「자재 일체」나 「기타 부속」처럼 적어 두면 몇 달 뒤 반품이나 하자 대응을 할 때 어떤 물건이었는지 특정할 수 없습니다. 규격과 수량이 남아 있지 않으니 같은 물건으로 다시 보내 달라는 요청에 응하기도 어려워집니다.
자주 묻는 질문
거래명세서만 있으면 세금계산서를 발행하지 않아도 되나요?
아니요. 거래명세서는 거래 사실을 확인하는 참고 증빙이고, 부가가치세 매입세액 공제를 받으려면 세금계산서나 카드전표 같은 적격증빙이 별도로 필요합니다. 두 서식을 함께 관리하는 것이 실무의 기본입니다.
미수금(잔액)은 어떻게 계산되나요?
전잔금에 이번 거래 합계금액을 더한 뒤 입금액을 뺀 금액입니다. 본 양식은 전잔금과 입금액을 입력하면 미수금 잔액을 자동으로 계산해 표 하단에 표시하므로 수기로 계산할 필요가 없습니다.
반품이나 단가 조정이 생기면 명세서를 다시 발행해야 하나요?
이미 건넨 명세서의 숫자를 덧칠해 고치면 어느 쪽 사본이 최종본인지 알 수 없게 됩니다. 실무에서는 조정 내역을 새 행으로 넣은 명세서를 다시 내주고 앞선 문서와 함께 보관하는 방식을 씁니다. 발행 회차나 발행일을 적어 두면 두 장 가운데 어느 것이 나중 것인지 구분됩니다.
📝 작성 예시로 보는 상세 가이드
금속 자재를 유통하는 (주)정우스틸(대표 정민호)이 2026년 7월 15일에 거래처 (주)세림정공(대표 이수현)으로 철판과 앵글을 납품한 상황을 가정하겠습니다. 이번 납품 내역은 철판 3T 20장(장당 15,000원), 철판 5T 12장(장당 24,000원), 앵글 50×50 30개(개당 8,500원)입니다. 지난달 거래에서 남은 미수금(전잔금)이 420,000원 있었고, 이번 납품 당일 거래처가 500,000원을 계좌로 먼저 보내 왔습니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 거래명세서 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 거래명세서입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 공급자 상호 | (주)한빛 |
| 공급자 대표 | ○○○ |
| 공급자 사업자번호 | 123-45-67890 |
| 공급받는자 상호 | (주)한빛 |
| 공급받는자 대표 | ○○○ |
| 거래일 | 2026. 07. 18. |
| 내역 (한 줄에 '품목, 수량, 단가') | 철판 3T, 20, 15000 |
| 전잔금(원) | 0 |
| 입금액(원) | 0 |
거래명세서는 세금계산서처럼 세무 증빙 그 자체는 아니지만, 실무에서는 "무엇을 얼마에 몇 개 넘겼는가"를 증명하는 1차 기록으로 쓰입니다. 납품 기사가 물건을 내려놓으며 명세서 사본을 받아 오고, 월말에 그 사본을 모아 세금계산서를 끊고 대금을 청구하는 흐름입니다. 그래서 이 서식에서 가장 중요한 칸은 품목 내역과 전잔금·입금액입니다. 이 세 숫자가 정확해야 거래처와 잔액을 맞출 때 다투지 않습니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 공급자 상호 | (주)정우스틸 | 물건을 넘기는 쪽입니다. 사업자등록증상의 상호를 그대로 씁니다. |
| 공급자 대표 | 정민호 | 대표자명 옆에 직인을 찍어 명세서의 진정성을 표시합니다. |
| 공급자 사업자번호 | 214-81-33221 | 거래처 회계팀이 매입 자료를 대조할 때 기준이 되는 번호입니다. |
| 공급받는자 상호 | (주)세림정공 | 물건을 받는 쪽입니다. 사업장이 여러 곳이면 "(주)세림정공 화성공장"처럼 구분합니다. |
| 공급받는자 대표 | 이수현 | 수령 확인 서명을 받을 때 대표자 또는 담당자 이름과 맞춥니다. |
| 거래일 | 2026-07-15 | 실제 물건이 인도된 날입니다. 발행일과 다르면 인도일을 기준으로 적습니다. |
| 내역 (한 줄에 '품목, 수량, 단가') | 철판 3T (1219×2438), 20, 15000 철판 5T (1219×2438), 12, 24000 앵글 50×50×6M, 30, 8500 | 규격을 품목명에 붙여 적어야 같은 "철판"이라도 두께·규격별로 구분됩니다. 수량과 단가가 나뉘어 있어야 검수 때 대조가 쉽습니다. |
| 전잔금(원) | 420000 | 이번 거래 전에 남아 있던 미수금입니다. 0이면 0이라고 적어야 "적는 걸 잊었나" 하는 오해가 없습니다. |
| 입금액(원) | 500000 | 명세서 발행 시점까지 실제로 받은 금액입니다. 이번 합계와 전잔금을 더한 뒤 이 금액을 빼면 남은 미수금이 나옵니다. |
실제 문장 예시
합계 계산 — 철판 3T 300,000원 + 철판 5T 288,000원 + 앵글 255,000원 = 이번 거래 합계 843,000원. 여기에 전잔금 420,000원을 더하면 1,263,000원, 입금액 500,000원을 빼면 미수금 763,000원이 남습니다. 명세서 하단에 이 숫자가 자동으로 표시되므로 거래처와 즉석에서 확인할 수 있습니다.
수령 확인란 — "상기 품목을 이상 없이 수령하였습니다. 2026년 7월 15일 / 수령인 (주)세림정공 자재팀 최윤호 (서명)". 납품 기사가 이 서명을 받아 오면 "받은 적 없다"는 다툼을 막을 수 있습니다.
비고 문구 — "상기 금액은 부가세 별도이며, 세금계산서는 월말 일괄 발행합니다. 미수금은 익월 10일까지 입금 부탁드립니다." 세금계산서 발행 시점과 결제 기한을 함께 적어 두면 회계팀이 별도로 연락할 일이 줄어듭니다.
자주 틀리는 부분
- 품목명에 규격을 빼고 "철판"만 적는 경우. 두께와 사이즈가 다르면 단가도 다릅니다. 규격이 없으면 검수 단계에서 반드시 문의가 옵니다.
- 전잔금을 비워 두는 경우. 빈칸은 0인지 아직 확인하지 못한 것인지 알 수 없습니다. 0이면 0을 적으세요.
- 거래일과 발행일을 뒤섞는 경우. 월말에 몰아서 명세서를 만들 때 발행일을 거래일 칸에 적으면 전월 매출이 당월로 넘어가 버립니다.
- 부가세 표기를 생략하는 경우. 명세서 금액이 공급가액인지 부가세 포함인지 적지 않으면 청구 단계에서 10% 차이가 납니다. 부가세 계산기로 세액을 미리 확인해 두세요.
- 수령 서명을 받지 않는 경우. 명세서는 서명이 들어가야 인도 증거로서 힘을 갖습니다. 사본 한 부를 반드시 회수하세요.
- 세금계산서와 품목·금액이 어긋나는 경우. 나중에 자료 대사(對査)가 어려워지므로 명세서 번호를 세금계산서 비고란에 적어 연결해 두면 좋습니다.