납품확인서 양식 (무료)
물품을 건넸다는 사실은 상대방의 서명이 있어야 증명이 쉽습니다. 납품확인서는 납품자·수령자와 품명·규격·수량 내역을 표로 정리하고 양측 담당자가 서명하는 서식으로, 납품 완료 증빙과 검수 기록은 물론 대금 청구의 근거 자료가 됩니다. 특이사항란이 있어 검수 중 발견한 문제도 그 자리에서 기록할 수 있습니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 납품자 상호·납품 담당
- 수령자 상호·수령 담당
- 납품일
- 납품 장소
- 품목 내역(품명·규격·수량)
- 특이사항
- 양측 서명란
작성 팁
- 검수 시 발견한 파손·수량 차이는 아무리 사소해도 특이사항란에 그 자리에서 기재해야 나중에 다툼이 없습니다.
- 담당자 이름은 실명으로 적고 서명을 받아 책임 소재를 분명히 하세요. 상호만 적으면 확인의 힘이 약해집니다.
- 거래명세서와 함께 짝을 맞춰 보관하면 "무엇을 얼마에, 실제로 언제 건넸는지"가 한 세트로 완성됩니다.
실무에서 자주 나오는 상황
식자재 납품업체는 매장이 문을 열기 전 새벽에 물건만 내려놓고 나오는 경우가 대부분입니다. 하루 40만원어치가 매일 들어가는 거래에서 서명 없이 몇 달이 지나면, 결품이나 반품 주장이 나왔을 때 어느 날짜분 이야기인지 짚어낼 방법이 없습니다.
복합기 다섯 대를 설치하고 월 임대료를 받는 사무기기 업체라면 설치 완료일이 곧 과금 시작일입니다. 기기 일련번호와 설치 층수까지 확인서에 적어 두면 한 대가 없어졌다거나 다른 사무실로 옮겼다는 이야기가 나와도 되짚을 기준이 남습니다.
관공서나 학교 납품은 담당 부서의 검수를 통과해야 대금 지급 요청이 결재선에 올라갑니다. 물건은 제때 들어갔는데 검수 담당자 서명을 못 받아 서류가 멈추면 지급이 한 달 가까이 밀리기도 합니다.
이런 점을 특히 주의하세요
- 경비실이나 하루짜리 인력에게 서명을 받아 오면 수령 권한이 없었다는 반박이 돌아옵니다. 발주 담당이나 자재 담당처럼 검수 권한이 있는 사람에게 받고 소속 부서를 함께 적으세요.
- 품명만 쓰고 규격과 단위를 빼면 이름이 같아도 단가가 달라 수량은 맞는데 금액이 어긋나는 일이 벌어집니다. 규격란은 견적서에 쓴 표기와 똑같이 맞춰 두는 것이 좋습니다.
- 실제 납품일과 서류를 만든 날이 다른데 한 날짜로 몰아 적으면 납기 지연 책임을 따질 때 기준일이 흔들립니다. 두 날이 다르면 다르게 적어야 합니다.
- 서명본을 수령 측에만 두고 오면 정작 대금을 청구할 때 근거가 상대 손에만 있습니다. 현장에서 사진이라도 찍어 두면 원본을 받으러 다시 가지 않아도 됩니다.
자주 묻는 질문
납품확인서와 거래명세서는 무엇이 다른가요?
거래명세서는 품목과 금액 등 거래 내용을 정리한 서식이고, 납품확인서는 물품이 실제로 인도·수령되었음을 양측 서명으로 확인하는 서식입니다. 대금 분쟁에서는 "받았다/안 받았다"가 쟁점이 되는 경우가 많아 두 서식을 함께 보관하면 근거가 튼튼해집니다.
하자가 보이는데 일단 수령해야 한다면 어떻게 하나요?
특이사항란에 파손·수량 차이 등을 구체적으로 기재한 뒤 서명하세요. "외박스 1개 모서리 눌림" 같은 짧은 기록이라도 이후 반품이나 보수 협의에서 중요한 근거가 됩니다.
택배나 화물로 보낸 물건도 납품확인서를 받을 수 있나요?
직접 건네지 않는 거래라면 운송장 번호와 배송 완료 기록이 인도 사실을 보여주는 1차 자료가 됩니다. 다만 상자 안에 무엇이 몇 개 들었는지는 운송 기록에 남지 않으므로, 확인서를 함께 넣어 보낸 뒤 서명본을 회신받거나 사진으로 받아 두면 품목과 수량까지 확인됩니다.