납품확인서 양식 (무료)
물품을 건넸다는 사실은 상대방의 서명이 있어야 증명이 쉽습니다. 납품확인서는 납품자·수령자와 품명·규격·수량 내역을 표로 정리하고 양측 담당자가 서명하는 서식으로, 납품 완료 증빙과 검수 기록은 물론 대금 청구의 근거 자료가 됩니다. 특이사항란이 있어 검수 중 발견한 문제도 그 자리에서 기록할 수 있습니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 납품자 상호·납품 담당
- 수령자 상호·수령 담당
- 납품일
- 납품 장소
- 품목 내역(품명·규격·수량)
- 특이사항
- 양측 서명란
작성 팁
- 검수 시 발견한 파손·수량 차이는 아무리 사소해도 특이사항란에 그 자리에서 기재해야 나중에 다툼이 없습니다.
- 담당자 이름은 실명으로 적고 서명을 받아 책임 소재를 분명히 하세요. 상호만 적으면 확인의 힘이 약해집니다.
- 거래명세서와 함께 짝을 맞춰 보관하면 "무엇을 얼마에, 실제로 언제 건넸는지"가 한 세트로 완성됩니다.
실무에서 자주 나오는 상황
식자재 납품업체는 매장이 문을 열기 전 새벽에 물건만 내려놓고 나오는 경우가 대부분입니다. 하루 40만원어치가 매일 들어가는 거래에서 서명 없이 몇 달이 지나면, 결품이나 반품 주장이 나왔을 때 어느 날짜분 이야기인지 짚어낼 방법이 없습니다.
복합기 다섯 대를 설치하고 월 임대료를 받는 사무기기 업체라면 설치 완료일이 곧 과금 시작일입니다. 기기 일련번호와 설치 층수까지 확인서에 적어 두면 한 대가 없어졌다거나 다른 사무실로 옮겼다는 이야기가 나와도 되짚을 기준이 남습니다.
관공서나 학교 납품은 담당 부서의 검수를 통과해야 대금 지급 요청이 결재선에 올라갑니다. 물건은 제때 들어갔는데 검수 담당자 서명을 못 받아 서류가 멈추면 지급이 한 달 가까이 밀리기도 합니다.
이런 점을 특히 주의하세요
- 경비실이나 하루짜리 인력에게 서명을 받아 오면 수령 권한이 없었다는 반박이 돌아옵니다. 발주 담당이나 자재 담당처럼 검수 권한이 있는 사람에게 받고 소속 부서를 함께 적으세요.
- 품명만 쓰고 규격과 단위를 빼면 이름이 같아도 단가가 달라 수량은 맞는데 금액이 어긋나는 일이 벌어집니다. 규격란은 견적서에 쓴 표기와 똑같이 맞춰 두는 것이 좋습니다.
- 실제 납품일과 서류를 만든 날이 다른데 한 날짜로 몰아 적으면 납기 지연 책임을 따질 때 기준일이 흔들립니다. 두 날이 다르면 다르게 적어야 합니다.
- 서명본을 수령 측에만 두고 오면 정작 대금을 청구할 때 근거가 상대 손에만 있습니다. 현장에서 사진이라도 찍어 두면 원본을 받으러 다시 가지 않아도 됩니다.
자주 묻는 질문
납품확인서와 거래명세서는 무엇이 다른가요?
거래명세서는 품목과 금액 등 거래 내용을 정리한 서식이고, 납품확인서는 물품이 실제로 인도·수령되었음을 양측 서명으로 확인하는 서식입니다. 대금 분쟁에서는 "받았다/안 받았다"가 쟁점이 되는 경우가 많아 두 서식을 함께 보관하면 근거가 튼튼해집니다.
하자가 보이는데 일단 수령해야 한다면 어떻게 하나요?
특이사항란에 파손·수량 차이 등을 구체적으로 기재한 뒤 서명하세요. "외박스 1개 모서리 눌림" 같은 짧은 기록이라도 이후 반품이나 보수 협의에서 중요한 근거가 됩니다.
택배나 화물로 보낸 물건도 납품확인서를 받을 수 있나요?
직접 건네지 않는 거래라면 운송장 번호와 배송 완료 기록이 인도 사실을 보여주는 1차 자료가 됩니다. 다만 상자 안에 무엇이 몇 개 들었는지는 운송 기록에 남지 않으므로, 확인서를 함께 넣어 보낸 뒤 서명본을 회신받거나 사진으로 받아 두면 품목과 수량까지 확인됩니다.
📝 작성 예시로 보는 상세 가이드
납품확인서는 "물건은 분명히 보냈다"와 "그런 거 못 받았다"가 부딪히는 순간을 막아 주는 문서입니다. 대금을 청구할 때 세금계산서만 들이밀면 거래처가 "수량이 모자랐다"고 되받을 수 있습니다. 그때 수령 담당자 서명이 들어간 납품확인서 한 장이 있으면 이야기가 끝납니다. 금액이 아니라 실물의 이동을 기록한다는 점에서 거래명세서와 역할이 다릅니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 납품확인서 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 납품확인서입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 납품자 상호 | 대성물산 |
| 납품 담당 | 김납품 |
| 수령자 상호 | (주)한빛 |
| 수령 담당 | 박수령 |
| 납품일 | 2026. 07. 18. |
| 납품 장소 | 본사 1층 자재창고 |
| 품목 (한 줄에 '품명, 규격, 수량') | A4 복사용지, 80g 500매, 100박스 |
| 특이사항 | 외박스 1개 모서리 눌림(내용물 이상 없음) |
아래 예시는 사무용품 도매업체 대성물산이 (주)한빛 본사에 사무용품 3품목을 납품하는 상황입니다. 2026년 7월 21일 오전, 본사 1층 자재창고에서 대성물산 김납품 사원이 물건을 내리고 한빛 총무팀 박수령 대리가 수량을 세어 확인했습니다. 복사용지 외박스 하나가 운송 중 눌렸지만 내용물에는 이상이 없어, 그 사실을 특이사항에 남기고 인수했습니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 납품자 상호 | 대성물산 (사업자등록번호 210-11-33445) | 물건을 보낸 쪽입니다. 세금계산서 발행 주체와 같아야 대금 청구가 매끄럽습니다. |
| 납품 담당 | 김납품 (010-2345-6789) | 수량·파손 문의를 바로 할 수 있도록 실제 현장에 온 사람과 연락처를 적습니다. |
| 수령자 상호 | 주식회사 한빛 | 물건을 받은 법인·사업장입니다. 발주서상 발주처와 일치해야 합니다. |
| 수령 담당 | 총무팀 박수령 대리 | 서명하는 사람이 곧 인수를 확인한 사람입니다. 경비실 대리 수령이면 그 사실까지 적으세요. |
| 납품일 | 2026-07-21 | 대금 지급 기산일(예: 납품일로부터 30일)의 기준이 되므로 실제 도착일을 적습니다. |
| 납품 장소 | 본사 1층 자재창고 (서울시 마포구 월드컵북로 120) | 지점·창고가 여러 곳이면 어디로 갔는지가 곧 분실 책임의 경계가 됩니다. |
| 품목 (품명, 규격, 수량) | A4 복사용지, 80g 500매, 100박스 | 한 줄에 '품명, 규격, 수량' 순서로 적으면 표로 자동 정리됩니다. 규격을 비우면 "다른 제품 왔다"는 클레임을 막을 수 없습니다. |
| 레이저 토너, CF-226X (검정), 10개 | ||
| 스테이플러 침, 33호 1,000개입, 20통 | ||
| 특이사항 | 복사용지 외박스 1개 모서리 눌림(내용물 이상 없음). 토너 2개는 8/4 분할 납품 예정. | 파손·수량 부족·분할 납품처럼 나중에 문제가 될 사실은 인수 시점에 남겨야 힘이 있습니다. |
실제 문장 예시
확인 문구 위 물품을 정히 납품하였으며, 수령자는 위 내역과 같이 물품을 수령하였음을 확인합니다.
특이사항 기재 예 복사용지 100박스 중 외박스 1개에 모서리 눌림이 있으나 개봉 확인 결과 내용물(500매 × 5권)은 이상 없음. 수령자·납품자 현장 확인 후 정상 인수함.
분할 납품 기재 예 레이저 토너 10개 중 8개 우선 납품, 잔여 2개는 2026.08.04까지 추가 납품 예정. 잔여분 납품 완료 시 별도 확인서 작성.
서명란 납품자 대성물산 김납품 (인) / 수령자 (주)한빛 총무팀 박수령 (인)
자주 틀리는 부분
- 수령자 서명을 안 받는 경우 — 납품자가 혼자 작성해 보관하는 납품확인서는 증거로서 힘이 거의 없습니다. 현장에서 수령 담당자의 서명 또는 날인을 반드시 받으세요.
- 규격을 비워 두는 경우 — "복사용지 100박스"만으로는 80g인지 75g인지 알 수 없습니다. 규격이 빠지면 반품·교환 요구가 들어왔을 때 반박할 근거가 없습니다.
- 수량 단위를 안 적는 경우 — 100이 낱장인지 박스인지 권인지 모르면 검수 자체가 불가능합니다. 'EA', '박스', '통'처럼 단위를 붙이세요.
- 분할 납품인데 전량 납품처럼 서명하는 경우 — 잔여분이 있으면 특이사항에 잔여 수량과 예정일을 적어야 합니다. 그렇지 않으면 전량을 받은 것으로 처리됩니다.
- 파손을 그냥 넘어가는 경우 — 눌림·찍힘·개봉 흔적은 인수 시점에 적지 않으면 나중에 문제 삼기 어렵습니다. 사진과 함께 특이사항에 기록하세요.
- 납품확인서로 대금을 청구하는 경우 — 납품확인서에는 금액이 없습니다. 청구는 거래명세서와 세금계산서로 하고, 납품확인서는 인수 사실의 증빙으로 함께 보관하세요.