발주서(구매주문서) 양식 (무료)
구두로 주문했다가 수량이나 단가를 두고 다투는 일은 생각보다 흔합니다. 이 발주서는 발주처·공급처 정보와 품목 내역, 납기일·납품장소·결제조건을 한 장에 정리하고 담당·팀장·임원 결재란까지 갖춰 사내 품의와 거래처 통보를 동시에 해결합니다. 품목을 입력하면 공급가액·부가세·합계가 자동 계산됩니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 발주처(상호)·발주 담당/대표
- 공급처(상호)
- 발주번호
- 발주일·납기일
- 납품 장소
- 결제 조건
- 품목 내역(품명·규격·수량·단가)
- 공급가액·부가세·합계(자동 계산)
작성 팁
- 납기일만 적지 말고 지연 시 통보·처리 방법까지 결제조건란에 함께 적어 두면 일정 분쟁을 줄일 수 있습니다.
- 발주번호를 일관된 규칙으로 부여하면 이후 거래명세서·세금계산서와 대조(대사)하기가 훨씬 쉬워집니다.
- 전화나 메신저로 급히 주문했더라도 사후에 서면 발주서를 발행해 두면 수량·단가 기준이 명확해집니다.
실무에서 자주 나오는 상황
급해서 전화로 먼저 주문한 경우 — 물건이 먼저 움직이고 서류가 나중에 따라오는 일은 어느 회사에나 있습니다. 이때는 통화에서 정한 수량과 단가를 그대로 옮긴 발주서를 당일 안에 보내고, 상대가 확인 회신을 하도록 요청하세요. 며칠만 지나도 서로 기억하는 숫자가 달라지고, 그때는 어느 쪽 말이 맞는지 가릴 방법이 없습니다.
한 번 발주하고 여러 차례 나눠 받는 경우 — 같은 발주번호로 분할 입고되면 어디까지 들어왔는지 관리가 흐려지기 쉽습니다. 발주서에 회차별 예정 수량과 날짜를 적어 두고 입고될 때마다 대조하면, 월말에 세금계산서 금액이 맞지 않아 되짚어 보는 일이 줄어듭니다.
사내 결재와 거래처 통보를 한 장으로 처리하는 경우 — 이 서식은 결재란이 함께 있어 품의 절차와 발주 통보를 겸할 수 있습니다. 다만 거래처로 나가는 문서에 내부 결재 상태가 그대로 노출되므로, 결재가 끝난 뒤에 발송하는 순서를 지키는 것이 좋습니다.
이런 점을 특히 주의하세요
- 납품 장소를 사업자등록증 주소로 적어 두는 것 — 실제로 물건을 받을 곳이 창고나 공사 현장이면 배송이 엉뚱한 곳으로 갑니다. 재배송 비용을 누가 부담할지로 이어지는 문제이므로, 받을 장소와 하차 조건, 현장 담당자 연락처까지 적어 두세요.
- 결제 조건을 '협의'로 남겨 두는 것 — 언제 얼마를 지급하는지가 정해지지 않은 발주는 대금 청구 단계에서 반드시 이야기가 다시 나옵니다. 지급 시기와 방법을 숫자로 적고, 세금계산서 발행 시점도 함께 맞춰 두는 것이 좋습니다.
- 단가에 부가세가 포함된 것인지 밝히지 않는 것 — 견적서와 발주서의 기준이 서로 다르면 합계 금액이 어긋납니다. 견적서를 근거로 발주한다면 그 견적번호와 일자를 발주서에 인용해 어느 조건을 따르는 것인지 분명히 해 두세요.
- 취소 가능 시점을 정하지 않는 것 — 별도 주문 제작 품목은 상대가 자재를 사거나 생산을 시작하는 순간부터 취소에 비용이 따릅니다. 어느 단계까지 취소가 가능한지, 그 이후에는 어떻게 정산할지를 미리 적어 두면 곤란한 상황을 피할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
발주서도 계약서 같은 효력이 있나요?
상대방이 발주를 승낙하면 청약과 승낙에 따른 계약이 성립한 것으로 볼 수 있습니다. 따라서 수량·단가·납기·결제조건을 명확히 기재할수록 분쟁 예방에 유리하며, 금액이 크거나 조건이 복잡한 거래라면 별도의 계약서를 함께 작성하는 것이 좋습니다.
발주 후 수량이나 사양을 변경하려면 어떻게 하나요?
공급처와 합의한 뒤 변경 내용을 반영한 발주서를 다시 발행하고 기존 발주번호를 참조로 남기는 방식이 실무에서 일반적입니다. 변경 이력이 문서로 남아야 정산 단계에서 혼선이 없습니다.
공급처가 발주를 받았다는 확인은 어떻게 남기나요?
메일로 발주서를 보내면서 수신 확인 회신을 요청하고 그 회신을 보관하는 방법이 가장 간단하고 확실합니다. 팩스나 인편으로 전달했다면 접수 서명이나 접수인을 받아 두세요. 확인 절차가 중요한 이유는 단순히 서류를 갖추기 위해서가 아니라, 상대가 언제부터 이 주문을 이행할 의무가 있다고 보는지가 이 시점에서 갈리기 때문입니다. 별도 제작이 필요한 품목이라면 회신을 받은 뒤부터 생산 일정이 잡히므로, 납기를 역산할 때도 이 시점을 기준으로 삼는 것이 현실적입니다.