거래명세서 작성 예시
금속 자재를 유통하는 (주)정우스틸(대표 정민호)이 2026년 7월 15일에 거래처 (주)세림정공(대표 이수현)으로 철판과 앵글을 납품한 상황을 가정하겠습니다. 이번 납품 내역은 철판 3T 20장(장당 15,000원), 철판 5T 12장(장당 24,000원), 앵글 50×50 30개(개당 8,500원)입니다. 지난달 거래에서 남은 미수금(전잔금)이 420,000원 있었고, 이번 납품 당일 거래처가 500,000원을 계좌로 먼저 보내 왔습니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 거래명세서 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 거래명세서입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 공급자 상호 | (주)한빛 |
| 공급자 대표 | ○○○ |
| 공급자 사업자번호 | 123-45-67890 |
| 공급받는자 상호 | (주)한빛 |
| 공급받는자 대표 | ○○○ |
| 거래일 | 2026. 07. 18. |
| 내역 (한 줄에 '품목, 수량, 단가') | 철판 3T, 20, 15000 |
| 전잔금(원) | 0 |
| 입금액(원) | 0 |
거래명세서는 세금계산서처럼 세무 증빙 그 자체는 아니지만, 실무에서는 "무엇을 얼마에 몇 개 넘겼는가"를 증명하는 1차 기록으로 쓰입니다. 납품 기사가 물건을 내려놓으며 명세서 사본을 받아 오고, 월말에 그 사본을 모아 세금계산서를 끊고 대금을 청구하는 흐름입니다. 그래서 이 서식에서 가장 중요한 칸은 품목 내역과 전잔금·입금액입니다. 이 세 숫자가 정확해야 거래처와 잔액을 맞출 때 다투지 않습니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 공급자 상호 | (주)정우스틸 | 물건을 넘기는 쪽입니다. 사업자등록증상의 상호를 그대로 씁니다. |
| 공급자 대표 | 정민호 | 대표자명 옆에 직인을 찍어 명세서의 진정성을 표시합니다. |
| 공급자 사업자번호 | 214-81-33221 | 거래처 회계팀이 매입 자료를 대조할 때 기준이 되는 번호입니다. |
| 공급받는자 상호 | (주)세림정공 | 물건을 받는 쪽입니다. 사업장이 여러 곳이면 "(주)세림정공 화성공장"처럼 구분합니다. |
| 공급받는자 대표 | 이수현 | 수령 확인 서명을 받을 때 대표자 또는 담당자 이름과 맞춥니다. |
| 거래일 | 2026-07-15 | 실제 물건이 인도된 날입니다. 발행일과 다르면 인도일을 기준으로 적습니다. |
| 내역 (한 줄에 '품목, 수량, 단가') | 철판 3T (1219×2438), 20, 15000 철판 5T (1219×2438), 12, 24000 앵글 50×50×6M, 30, 8500 | 규격을 품목명에 붙여 적어야 같은 "철판"이라도 두께·규격별로 구분됩니다. 수량과 단가가 나뉘어 있어야 검수 때 대조가 쉽습니다. |
| 전잔금(원) | 420000 | 이번 거래 전에 남아 있던 미수금입니다. 0이면 0이라고 적어야 "적는 걸 잊었나" 하는 오해가 없습니다. |
| 입금액(원) | 500000 | 명세서 발행 시점까지 실제로 받은 금액입니다. 이번 합계와 전잔금을 더한 뒤 이 금액을 빼면 남은 미수금이 나옵니다. |
실제 문장 예시
합계 계산 — 철판 3T 300,000원 + 철판 5T 288,000원 + 앵글 255,000원 = 이번 거래 합계 843,000원. 여기에 전잔금 420,000원을 더하면 1,263,000원, 입금액 500,000원을 빼면 미수금 763,000원이 남습니다. 명세서 하단에 이 숫자가 자동으로 표시되므로 거래처와 즉석에서 확인할 수 있습니다.
수령 확인란 — "상기 품목을 이상 없이 수령하였습니다. 2026년 7월 15일 / 수령인 (주)세림정공 자재팀 최윤호 (서명)". 납품 기사가 이 서명을 받아 오면 "받은 적 없다"는 다툼을 막을 수 있습니다.
비고 문구 — "상기 금액은 부가세 별도이며, 세금계산서는 월말 일괄 발행합니다. 미수금은 익월 10일까지 입금 부탁드립니다." 세금계산서 발행 시점과 결제 기한을 함께 적어 두면 회계팀이 별도로 연락할 일이 줄어듭니다.
자주 틀리는 부분
- 품목명에 규격을 빼고 "철판"만 적는 경우. 두께와 사이즈가 다르면 단가도 다릅니다. 규격이 없으면 검수 단계에서 반드시 문의가 옵니다.
- 전잔금을 비워 두는 경우. 빈칸은 0인지 아직 확인하지 못한 것인지 알 수 없습니다. 0이면 0을 적으세요.
- 거래일과 발행일을 뒤섞는 경우. 월말에 몰아서 명세서를 만들 때 발행일을 거래일 칸에 적으면 전월 매출이 당월로 넘어가 버립니다.
- 부가세 표기를 생략하는 경우. 명세서 금액이 공급가액인지 부가세 포함인지 적지 않으면 청구 단계에서 10% 차이가 납니다. 부가세 계산기로 세액을 미리 확인해 두세요.
- 수령 서명을 받지 않는 경우. 명세서는 서명이 들어가야 인도 증거로서 힘을 갖습니다. 사본 한 부를 반드시 회수하세요.
- 세금계산서와 품목·금액이 어긋나는 경우. 나중에 자료 대사(對査)가 어려워지므로 명세서 번호를 세금계산서 비고란에 적어 연결해 두면 좋습니다.
자주 묻는 질문
거래명세서와 세금계산서는 무엇이 다른가요?
거래명세서는 무엇을 얼마나 어떤 단가로 주고받았는지 거래 내용을 정리한 문서이고, 세금계산서는 부가가치세법에 따라 발행하는 세무 증빙입니다. 실무에서는 납품하는 날 거래명세서를 함께 전달해 수령 서명을 받고, 세금계산서는 월말에 일괄 발행하는 경우가 많습니다. 두 서류의 품목과 금액이 어긋나지 않도록 관리하는 것이 중요합니다.
전잔금과 입금액은 어떻게 적나요?
전잔금은 이번 거래를 하기 전에 남아 있던 미수금이고, 입금액은 명세서를 만드는 시점까지 실제로 받은 돈입니다. 전잔금에 이번 거래 합계를 더한 뒤 입금액을 빼면 남은 미수금이 나옵니다. 거래처와 잔액을 맞출 때는 이 세 숫자가 기준이 되므로, 통장 입금 내역을 확인한 뒤 정확히 옮겨 적는 것이 좋습니다.
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예시는 이해를 돕기 위한 참고용입니다. 실제 계약·신고는 사안에 맞게 조정하고, 중요한 건은 전문가 검토를 받으세요.