근로자명부 작성 예시
자동차 부품을 가공하는 "(주)미르테크"(대표 서정한)는 경기도 화성에 공장을 둔 여섯 명 규모의 사업장입니다. 어느 날 관할 고용노동지청에서 사업장 점검 안내 공문이 왔고, 준비 서류 목록 맨 위에 근로자명부가 있었습니다. 그동안 직원 정보는 대표의 휴대전화 연락처와 급여 이체용 엑셀에 흩어져 있었을 뿐, 명부라고 부를 만한 문서는 없었습니다. 급하게 만들려니 입사일이 정확히 언제였는지부터 막혔습니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 근로자명부 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 근로자명부입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 사업장명 | (주)한빛 |
| 대표자 | 홍길동 |
| 사업자등록번호 | 123-45-67890 |
| 사업장 소재지 | 서울시 강남구 ... |
| 작성기준일 | 2026. 07. 18. |
| 근로자 명단 (한 줄에 '성명, 생년월일, 성별, 주소, 담당업무, 입사일, 퇴사일') | 김철수, 1990.03.12, 남, 서울시 마포구, 영업, 2024.03.02, / 이영희, 1995.07.25, 여, 서울시 은평구, 회계, 2025.01… |
| 비고 | 일용근로자는 별도 명부로 관리 |
근로자명부는 근로기준법 제41조에 따라 사용자가 작성해 사업장에 갖추어 두어야 하는 문서입니다. 서류를 잘 갖춘 회사라는 인상을 주기 위한 것이 아니라, 누가 언제부터 어떤 업무를 하고 있는지를 사업장이 스스로 확인할 수 있게 하려는 취지입니다. 그래서 기재 항목도 단순합니다. 성명·생년월일·성별·주소·담당업무·입사일, 그리고 퇴사한 사람이라면 퇴사일까지가 전부입니다.
중요한 것은 만들어 두고 방치하지 않는 것입니다. 입사자가 생기면 그날 한 줄을 추가하고, 퇴사자가 생기면 줄을 지우는 대신 퇴사일만 채웁니다. 근로기준법 제42조는 근로자명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있으며, 근로자명부의 보존기간은 근로자가 해고·퇴직 또는 사망한 날부터 계산합니다. 아래 표를 그대로 따라 채우면 됩니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 사업장명 | (주)미르테크 | 법인등기 또는 사업자등록증상의 명칭을 씁니다. 공장·지점 단위로 사업장이 나뉘면 사업장별로 명부를 따로 관리합니다. |
| 대표자 | 서정한 | 사용자에 해당하는 사람입니다. 대표자 본인은 근로자 명단에는 넣지 않습니다. |
| 사업자등록번호 | 135-81-52640 | 4대보험 신고 자료나 근로계약서와 사업장을 대조할 때 쓰는 값입니다. |
| 사업장 소재지 | 경기도 화성시 동탄산단6길 22 | 실제로 근로가 이루어지는 장소를 적습니다. 등기부상 본점과 다르면 실제 근무지 기준으로 씁니다. |
| 작성기준일 | 2026-07-01 | "이 시점의 명단"이라는 뜻입니다. 인원 변동이 있을 때마다 갱신하고 기준일을 다시 적습니다. |
| 명단 — 성명 | 김도현 | 근로계약서에 적힌 이름과 동일하게 씁니다. 동명이인이 있으면 담당업무로 구분됩니다. |
| 명단 — 생년월일 | 1991.03.12 | 주민등록번호 전체 대신 생년월일만 적습니다. 개인정보를 적게 모을수록 관리 부담과 유출 위험이 줄어듭니다. |
| 명단 — 성별 | 남 / 여 | 한 글자로 통일합니다. 여성 근로자의 야간·휴일근로 등 별도 확인이 필요한 사항을 점검할 때 쓰입니다. |
| 명단 — 주소 | 경기도 화성시 동탄대로 118 | 연락이 닿는 실제 거주지를 적습니다. 쉼표는 칸을 나누는 기호이므로 주소에 쉼표를 넣지 마세요. |
| 명단 — 담당업무 | CNC 가공 / 품질관리 / 생산관리 | "사무"처럼 뭉뚱그리지 말고 실제 하는 일을 적습니다. 안전보건 조치나 배치 적정성을 판단하는 근거가 됩니다. |
| 명단 — 입사일 | 2021.09.01 | 근로계약서상 근로 개시일과 일치해야 합니다. 연차와 퇴직금 계산의 출발점이기도 합니다. |
| 명단 — 퇴사일 | 2026.05.31 (재직 중이면 빈칸) | 비워 두면 "재직"으로 표시됩니다. 퇴사자 줄을 삭제하지 말고 이 칸만 채우세요. |
| 비고 | 일용근로자는 별도 관리 · 2026.07 기준 상시 6명 | 명부 전체에 대한 메모입니다. 인력 구성의 특이사항을 남겨 두면 다음 담당자가 이해하기 쉽습니다. |
실제 작성 예시
명단 입력창에 넣는 내용 — (주)미르테크의 2026년 7월 1일 기준 명부는 다음과 같이 정리됐습니다.
| 번호 | 성명 | 생년월일 | 성별 | 주소 | 담당업무 | 입사일 | 퇴사일 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 장민호 | 1985.06.29 | 남 | 경기도 화성시 병점중앙로 70 | 생산관리 | 2019.11.11 | 재직 |
| 2 | 오태석 | 1978.03.22 | 남 | 경기도 오산시 원동로 15 | 설비보전 | 2020.07.06 | 2026.05.31 |
| 3 | 김도현 | 1991.03.12 | 남 | 경기도 화성시 동탄대로 118 | CNC 가공 | 2021.09.01 | 재직 |
| 4 | 윤세라 | 1996.10.04 | 여 | 경기도 수원시 영통구 봉영로 210 | 품질관리 | 2023.04.17 | 재직 |
| 5 | 배현수 | 1993.08.14 | 남 | 경기도 평택시 중앙로 33 | CNC 가공 | 2024.08.19 | 재직 |
| 6 | 한지우 | 1999.12.07 | 여 | 서울시 금천구 시흥대로 500 | 경영지원 | 2025.02.03 | 재직 |
자동으로 잡히는 집계 — 총 인원 6명, 재직 인원 5명, 퇴사 인원 1명이 표 아래에 표시됩니다. 퇴사일을 비워 두면 "재직"으로 자동 표기되므로, 재직자 줄에는 아무것도 적지 않으면 됩니다.
대표자는 명단에 넣지 않습니다 — 서정한 대표는 근로자가 아니라 사용자이므로 명단 여섯 줄에 들어가지 않습니다. 대표 정보는 상단의 "대표자" 칸에만 적습니다. 가족이 실제로 근로를 제공하고 임금을 받는 경우라면 근로자성 판단이 따로 필요하므로 노무사에게 확인하는 것이 안전합니다.
비고 문장 예시 — "2026.07.01 기준 상시 근로자 6명. 성수기(9~11월) 단기 채용 인력은 근로계약서를 별도 편철하여 관리함. 퇴사자 오태석은 근로기준법 제42조에 따라 2029.05.31까지 명부 보존." 이렇게 보존 만료 시점을 적어 두면 나중에 정리할 때 헷갈리지 않습니다.
📊 Excel 저장 활용 — 인원이 늘고 줄 때마다 서식을 다시 채우는 것은 번거롭습니다. 📊 Excel 저장으로 명부를 셀 단위 파일로 내려받아 두고, 입·퇴사가 생길 때마다 그 파일에서 줄을 수정한 뒤 필요할 때만 서식으로 옮겨 인쇄하는 방식을 권합니다. 점검 대비용으로는 출력본을 사업장에 비치해 두세요.
자주 틀리는 부분
- 대표자나 임원을 근로자 명단에 함께 올리는 경우. 사용자와 근로자가 섞이면 상시 근로자 수 산정이 어긋나고, 그 숫자에 따라 적용되는 규정이 달라질 수 있습니다.
- 퇴사자 줄을 삭제하는 경우. 근로기준법 제42조의 3년 보존 의무가 있으므로 줄은 그대로 두고 퇴사일만 채워야 합니다. 퇴사자만 모은 별도 시트로 옮겨도 원본 보존은 필요합니다.
- 주민등록번호를 전부 적어 두는 경우. 명부의 목적상 생년월일이면 충분한 경우가 많고, 불필요하게 모아 둔 개인정보는 유출 시 책임이 커집니다.
- 담당업무를 "사무", "직원"처럼 뭉뚱그리는 경우. 실제 수행 업무를 적어야 배치 적정성이나 안전 조치 필요 여부를 판단할 수 있습니다.
- 입사일이 근로계약서와 다른 경우. 명부의 입사일은 연차 발생일과 퇴직금 산정의 기준이 되므로, 계약서·4대보험 취득일과 하나로 맞춰 두어야 합니다.
- 파일로만 만들어 두고 사업장에 비치하지 않는 경우. 법은 작성뿐 아니라 사업장에 갖추어 둘 것을 요구합니다. 즉시 확인 가능한 형태로 보관하세요.
자주 묻는 질문
아르바이트나 일용직도 명부에 올려야 하나요?
기간제 근로자나 단시간 근로자도 근로자이므로 명부에 포함하는 것이 원칙이고, 담당업무 옆에 "주 15시간 근무"처럼 근로조건을 적어 두면 관리가 수월합니다. 다만 사용기간이 짧은 일용근로자에 대해서는 근로자명부 작성 의무가 면제될 수 있도록 정하고 있으므로, 우리 사업장의 인력 구성이 그 예외에 해당하는지는 관할 고용노동청이나 노무사에게 확인하는 편이 안전합니다. 예외에 해당하더라도 근로계약서 작성과 교부 의무는 별개이므로 계약서는 반드시 갖추어야 합니다.
퇴사한 직원은 명부에서 지워도 되나요?
지우면 안 됩니다. 근로기준법 제42조는 근로자명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있고, 근로자명부의 보존기간은 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터 셉니다. 즉 2026년 5월 31일에 퇴사한 직원의 기록은 2029년 5월 31일까지 남아 있어야 합니다. 실무에서는 퇴사자 줄을 그대로 두고 퇴사일만 채워 재직자와 구분하는 방식이 가장 안전합니다. 퇴직금 정산 근거로도 이 기록이 필요합니다.
주민등록번호를 꼭 적어야 하나요?
이 서식은 주민등록번호 대신 생년월일 칸을 두고 있습니다. 명부의 목적은 누가 언제부터 어떤 업무를 맡고 있는지 확인하는 것이므로 생년월일이면 충분한 경우가 많습니다. 반대로 필요 없는 주민등록번호를 모아 두면 유출 사고가 났을 때 부담이 훨씬 커집니다. 4대보험 취득 신고처럼 법령이 요구하는 절차에서만 별도로 수집해 접근 권한을 제한한 채 보관하고, 명부에는 생년월일만 남기는 것을 권합니다.
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예시는 이해를 돕기 위한 참고용입니다. 실제 계약·신고는 사안에 맞게 조정하고, 중요한 건은 전문가 검토를 받으세요.