근로자명부 양식 (무료)
근로자명부는 사업장에서 일하는 사람들의 인적사항과 담당업무, 입사일과 퇴사일을 한 표에 모아 두는 서류로, 근로기준법 제41조가 사용자에게 작성·비치를 요구하는 대표적인 사업장 비치서류입니다. 이 근로자명부 양식은 사업장명·대표자·사업자등록번호·소재지와 작성기준일을 머리에 두고, 아래 표에 번호·성명·생년월일·성별·주소·담당업무·입사일·퇴사일을 한 줄씩 정리하도록 구성했습니다. 퇴사일이 비어 있는 사람은 재직으로 표시되고, 총 인원과 재직 인원, 퇴사 인원이 표 아래에 자동으로 집계되어 현재 인력 현황을 그대로 확인할 수 있습니다.
이럴 때 씁니다
직원을 처음 채용해 인사 서류를 갖추기 시작하는 소규모 사업장에서 가장 먼저 만들게 되는 서류입니다. 노동청 근로감독이나 사업장 점검을 앞두고 근로계약서·임금대장과 함께 준비할 때, 고용 관련 지원금이나 각종 인증을 신청하면서 재직 인원 확인 자료를 요구받을 때도 그대로 제출용 기초 자료가 됩니다. 사장님이 직접 인사를 챙기는 매장이나 공장에서는 누가 언제 들어오고 나갔는지 기억에만 의존하기 쉬운데, 명부를 만들어 두면 퇴직금 산정이나 경력증명서 발급 요청이 왔을 때 근속 기간을 바로 확인할 수 있습니다. 직원이 늘어 부서별로 나누어 관리해야 할 때도 담당업무란을 기준으로 정리하면 편합니다.
필수 기재 항목
| 항목 | 무엇을 적나요 |
|---|---|
| 사업장명 | 사업자등록증상의 상호. 예: (주)한빛 |
| 대표자 | 사용자(대표) 성명. 예: 홍길동 |
| 사업자등록번호 | 10자리 번호를 하이픈과 함께. 예: 123-45-67890 |
| 사업장 소재지 | 실제 근로가 이루어지는 사업장 주소 |
| 작성기준일 | 이 명부가 어느 시점의 현황인지. 예: 2026-07-01 |
| 성명 | 근로자 이름. 예: 김철수 |
| 생년월일 | 주민등록번호 전체 대신 생년월일만. 예: 1990.03.12 |
| 성별 | 남 / 여 |
| 주소 | 연락 가능한 거주지 주소 |
| 담당업무 | 실제 맡은 일. 예: 영업, 회계, 생산 |
| 입사일 | 근로를 시작한 날. 근속 기간 계산의 기준입니다 |
| 퇴사일 | 퇴직한 날. 비워 두면 재직으로 표시됩니다 |
| 비고 | 계약 형태나 별도 관리 사항 등 |
총 인원, 재직 인원, 퇴사 인원은 퇴사일 입력 여부를 기준으로 자동 집계됩니다.
작성 팁
- 개인정보 보호를 위해 주민등록번호 전체 대신 생년월일만 적는 편이 안전합니다. 명부는 개인정보가 모인 문서이므로 잠금장치가 있는 곳이나 접근이 제한된 파일에 보관하세요.
- 입사일과 퇴사일은 근로계약서에 적힌 날짜와 반드시 일치시키세요. 퇴직금과 연차 산정의 기준이 되므로 하루 차이도 분쟁의 원인이 될 수 있습니다.
- 퇴사자 줄을 지우지 말고 퇴사일만 채워 넣으세요. 근로기준법 제42조는 근로자가 퇴직한 경우에도 관련 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있습니다.
- 주소나 담당업무가 바뀌면 그때그때 갱신하고, 작성기준일을 함께 고쳐 두면 언제 시점의 명부인지 분명해집니다.
- 일용근로자의 명부 작성 의무는 근로 형태에 따라 달라질 수 있습니다. 단정하지 말고 관할 지방고용노동청에 확인한 뒤, 필요하면 상용 근로자와 별도 명부로 나누어 관리하세요.
- 표형 서식이므로 📊 Excel 저장이 유용합니다. 명단이 셀 단위로 내려받아져 입사일 순으로 정렬하거나 부서별로 필터를 걸 수 있고, 인원이 늘면 아래 행에 이어서 추가해 사업장 인사 기록을 한 파일로 관리할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
근로자명부는 왜 갖추어 두어야 하나요?
근로기준법 제41조는 사용자가 근로자명부를 작성하여 사업장에 갖추어 두도록 정하고 있습니다. 노동청 근로감독이나 각종 지원금 신청 과정에서 확인을 요청받는 대표적인 사업장 비치서류이기도 합니다. 평소에 입사와 퇴사가 있을 때마다 갱신해 두면 갑작스러운 자료 요청에도 바로 대응할 수 있습니다.
퇴사한 직원도 명부에 남겨 두어야 하나요?
네. 근로기준법 제42조에 따라 근로자명부를 비롯한 근로계약에 관한 중요 서류는 근로자가 퇴직한 경우에도 3년간 보존해야 합니다. 이 양식은 퇴사일을 적어 두면 재직자와 퇴사자를 구분해 총 인원, 재직 인원, 퇴사 인원을 자동으로 집계하므로 퇴사자 기록을 지우지 않고 그대로 남겨 두면 됩니다.
일용근로자도 명부에 적어야 하나요?
일용근로자에 대해서는 근로자명부 작성 의무가 면제될 수 있다고 알려져 있지만, 실제 적용 여부는 근로 형태와 계속근로 여부에 따라 달라질 수 있습니다. 단정해서 판단하기보다 관할 지방고용노동청이나 공인노무사에게 확인한 뒤 처리하시고, 필요하다면 상용 근로자와 별도의 명부로 나누어 관리하세요.