근로자명부 양식 (무료)
근로자명부는 사업장에서 일하는 사람들의 인적사항과 담당업무, 입사일과 퇴사일을 한 표에 모아 두는 서류로, 근로기준법 제41조가 사용자에게 작성·비치를 요구하는 대표적인 사업장 비치서류입니다. 이 근로자명부 양식은 사업장명·대표자·사업자등록번호·소재지와 작성기준일을 머리에 두고, 아래 표에 번호·성명·생년월일·성별·주소·담당업무·입사일·퇴사일을 한 줄씩 정리하도록 구성했습니다. 퇴사일이 비어 있는 사람은 재직으로 표시되고, 총 인원과 재직 인원, 퇴사 인원이 표 아래에 자동으로 집계되어 현재 인력 현황을 그대로 확인할 수 있습니다.
이럴 때 씁니다
직원을 처음 채용해 인사 서류를 갖추기 시작하는 소규모 사업장에서 가장 먼저 만들게 되는 서류입니다. 노동청 근로감독이나 사업장 점검을 앞두고 근로계약서·임금대장과 함께 준비할 때, 고용 관련 지원금이나 각종 인증을 신청하면서 재직 인원 확인 자료를 요구받을 때도 그대로 제출용 기초 자료가 됩니다. 사장님이 직접 인사를 챙기는 매장이나 공장에서는 누가 언제 들어오고 나갔는지 기억에만 의존하기 쉬운데, 명부를 만들어 두면 퇴직금 산정이나 경력증명서 발급 요청이 왔을 때 근속 기간을 바로 확인할 수 있습니다. 직원이 늘어 부서별로 나누어 관리해야 할 때도 담당업무란을 기준으로 정리하면 편합니다.
필수 기재 항목
| 항목 | 무엇을 적나요 |
|---|---|
| 사업장명 | 사업자등록증상의 상호. 예: (주)한빛 |
| 대표자 | 사용자(대표) 성명. 예: 홍길동 |
| 사업자등록번호 | 10자리 번호를 하이픈과 함께. 예: 123-45-67890 |
| 사업장 소재지 | 실제 근로가 이루어지는 사업장 주소 |
| 작성기준일 | 이 명부가 어느 시점의 현황인지. 예: 2026-07-01 |
| 성명 | 근로자 이름. 예: 김철수 |
| 생년월일 | 주민등록번호 전체 대신 생년월일만. 예: 1990.03.12 |
| 성별 | 남 / 여 |
| 주소 | 연락 가능한 거주지 주소 |
| 담당업무 | 실제 맡은 일. 예: 영업, 회계, 생산 |
| 입사일 | 근로를 시작한 날. 근속 기간 계산의 기준입니다 |
| 퇴사일 | 퇴직한 날. 비워 두면 재직으로 표시됩니다 |
| 비고 | 계약 형태나 별도 관리 사항 등 |
총 인원, 재직 인원, 퇴사 인원은 퇴사일 입력 여부를 기준으로 자동 집계됩니다.
작성 팁
- 개인정보 보호를 위해 주민등록번호 전체 대신 생년월일만 적는 편이 안전합니다. 명부는 개인정보가 모인 문서이므로 잠금장치가 있는 곳이나 접근이 제한된 파일에 보관하세요.
- 입사일과 퇴사일은 근로계약서에 적힌 날짜와 반드시 일치시키세요. 퇴직금과 연차 산정의 기준이 되므로 하루 차이도 분쟁의 원인이 될 수 있습니다.
- 퇴사자 줄을 지우지 말고 퇴사일만 채워 넣으세요. 근로기준법 제42조는 근로자가 퇴직한 경우에도 관련 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있습니다.
- 주소나 담당업무가 바뀌면 그때그때 갱신하고, 작성기준일을 함께 고쳐 두면 언제 시점의 명부인지 분명해집니다.
- 일용근로자의 명부 작성 의무는 근로 형태에 따라 달라질 수 있습니다. 단정하지 말고 관할 지방고용노동청에 확인한 뒤, 필요하면 상용 근로자와 별도 명부로 나누어 관리하세요.
- 표형 서식이므로 📊 Excel 저장이 유용합니다. 명단이 셀 단위로 내려받아져 입사일 순으로 정렬하거나 부서별로 필터를 걸 수 있고, 인원이 늘면 아래 행에 이어서 추가해 사업장 인사 기록을 한 파일로 관리할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
근로자명부는 왜 갖추어 두어야 하나요?
근로기준법 제41조는 사용자가 근로자명부를 작성하여 사업장에 갖추어 두도록 정하고 있습니다. 노동청 근로감독이나 각종 지원금 신청 과정에서 확인을 요청받는 대표적인 사업장 비치서류이기도 합니다. 평소에 입사와 퇴사가 있을 때마다 갱신해 두면 갑작스러운 자료 요청에도 바로 대응할 수 있습니다.
퇴사한 직원도 명부에 남겨 두어야 하나요?
네. 근로기준법 제42조에 따라 근로자명부를 비롯한 근로계약에 관한 중요 서류는 근로자가 퇴직한 경우에도 3년간 보존해야 합니다. 이 양식은 퇴사일을 적어 두면 재직자와 퇴사자를 구분해 총 인원, 재직 인원, 퇴사 인원을 자동으로 집계하므로 퇴사자 기록을 지우지 않고 그대로 남겨 두면 됩니다.
일용근로자도 명부에 적어야 하나요?
일용근로자에 대해서는 근로자명부 작성 의무가 면제될 수 있다고 알려져 있지만, 실제 적용 여부는 근로 형태와 계속근로 여부에 따라 달라질 수 있습니다. 단정해서 판단하기보다 관할 지방고용노동청이나 공인노무사에게 확인한 뒤 처리하시고, 필요하다면 상용 근로자와 별도의 명부로 나누어 관리하세요.
📝 작성 예시로 보는 상세 가이드
자동차 부품을 가공하는 "(주)미르테크"(대표 서정한)는 경기도 화성에 공장을 둔 여섯 명 규모의 사업장입니다. 어느 날 관할 고용노동지청에서 사업장 점검 안내 공문이 왔고, 준비 서류 목록 맨 위에 근로자명부가 있었습니다. 그동안 직원 정보는 대표의 휴대전화 연락처와 급여 이체용 엑셀에 흩어져 있었을 뿐, 명부라고 부를 만한 문서는 없었습니다. 급하게 만들려니 입사일이 정확히 언제였는지부터 막혔습니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 근로자명부 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 근로자명부입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 사업장명 | (주)한빛 |
| 대표자 | 홍길동 |
| 사업자등록번호 | 123-45-67890 |
| 사업장 소재지 | 서울시 강남구 ... |
| 작성기준일 | 2026. 07. 18. |
| 근로자 명단 (한 줄에 '성명, 생년월일, 성별, 주소, 담당업무, 입사일, 퇴사일') | 김철수, 1990.03.12, 남, 서울시 마포구, 영업, 2024.03.02, / 이영희, 1995.07.25, 여, 서울시 은평구, 회계, 2025.01… |
| 비고 | 일용근로자는 별도 명부로 관리 |
근로자명부는 근로기준법 제41조에 따라 사용자가 작성해 사업장에 갖추어 두어야 하는 문서입니다. 서류를 잘 갖춘 회사라는 인상을 주기 위한 것이 아니라, 누가 언제부터 어떤 업무를 하고 있는지를 사업장이 스스로 확인할 수 있게 하려는 취지입니다. 그래서 기재 항목도 단순합니다. 성명·생년월일·성별·주소·담당업무·입사일, 그리고 퇴사한 사람이라면 퇴사일까지가 전부입니다.
중요한 것은 만들어 두고 방치하지 않는 것입니다. 입사자가 생기면 그날 한 줄을 추가하고, 퇴사자가 생기면 줄을 지우는 대신 퇴사일만 채웁니다. 근로기준법 제42조는 근로자명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있으며, 근로자명부의 보존기간은 근로자가 해고·퇴직 또는 사망한 날부터 계산합니다. 아래 표를 그대로 따라 채우면 됩니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 사업장명 | (주)미르테크 | 법인등기 또는 사업자등록증상의 명칭을 씁니다. 공장·지점 단위로 사업장이 나뉘면 사업장별로 명부를 따로 관리합니다. |
| 대표자 | 서정한 | 사용자에 해당하는 사람입니다. 대표자 본인은 근로자 명단에는 넣지 않습니다. |
| 사업자등록번호 | 135-81-52640 | 4대보험 신고 자료나 근로계약서와 사업장을 대조할 때 쓰는 값입니다. |
| 사업장 소재지 | 경기도 화성시 동탄산단6길 22 | 실제로 근로가 이루어지는 장소를 적습니다. 등기부상 본점과 다르면 실제 근무지 기준으로 씁니다. |
| 작성기준일 | 2026-07-01 | "이 시점의 명단"이라는 뜻입니다. 인원 변동이 있을 때마다 갱신하고 기준일을 다시 적습니다. |
| 명단 — 성명 | 김도현 | 근로계약서에 적힌 이름과 동일하게 씁니다. 동명이인이 있으면 담당업무로 구분됩니다. |
| 명단 — 생년월일 | 1991.03.12 | 주민등록번호 전체 대신 생년월일만 적습니다. 개인정보를 적게 모을수록 관리 부담과 유출 위험이 줄어듭니다. |
| 명단 — 성별 | 남 / 여 | 한 글자로 통일합니다. 여성 근로자의 야간·휴일근로 등 별도 확인이 필요한 사항을 점검할 때 쓰입니다. |
| 명단 — 주소 | 경기도 화성시 동탄대로 118 | 연락이 닿는 실제 거주지를 적습니다. 쉼표는 칸을 나누는 기호이므로 주소에 쉼표를 넣지 마세요. |
| 명단 — 담당업무 | CNC 가공 / 품질관리 / 생산관리 | "사무"처럼 뭉뚱그리지 말고 실제 하는 일을 적습니다. 안전보건 조치나 배치 적정성을 판단하는 근거가 됩니다. |
| 명단 — 입사일 | 2021.09.01 | 근로계약서상 근로 개시일과 일치해야 합니다. 연차와 퇴직금 계산의 출발점이기도 합니다. |
| 명단 — 퇴사일 | 2026.05.31 (재직 중이면 빈칸) | 비워 두면 "재직"으로 표시됩니다. 퇴사자 줄을 삭제하지 말고 이 칸만 채우세요. |
| 비고 | 일용근로자는 별도 관리 · 2026.07 기준 상시 6명 | 명부 전체에 대한 메모입니다. 인력 구성의 특이사항을 남겨 두면 다음 담당자가 이해하기 쉽습니다. |
실제 작성 예시
명단 입력창에 넣는 내용 — (주)미르테크의 2026년 7월 1일 기준 명부는 다음과 같이 정리됐습니다.
| 번호 | 성명 | 생년월일 | 성별 | 주소 | 담당업무 | 입사일 | 퇴사일 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 장민호 | 1985.06.29 | 남 | 경기도 화성시 병점중앙로 70 | 생산관리 | 2019.11.11 | 재직 |
| 2 | 오태석 | 1978.03.22 | 남 | 경기도 오산시 원동로 15 | 설비보전 | 2020.07.06 | 2026.05.31 |
| 3 | 김도현 | 1991.03.12 | 남 | 경기도 화성시 동탄대로 118 | CNC 가공 | 2021.09.01 | 재직 |
| 4 | 윤세라 | 1996.10.04 | 여 | 경기도 수원시 영통구 봉영로 210 | 품질관리 | 2023.04.17 | 재직 |
| 5 | 배현수 | 1993.08.14 | 남 | 경기도 평택시 중앙로 33 | CNC 가공 | 2024.08.19 | 재직 |
| 6 | 한지우 | 1999.12.07 | 여 | 서울시 금천구 시흥대로 500 | 경영지원 | 2025.02.03 | 재직 |
자동으로 잡히는 집계 — 총 인원 6명, 재직 인원 5명, 퇴사 인원 1명이 표 아래에 표시됩니다. 퇴사일을 비워 두면 "재직"으로 자동 표기되므로, 재직자 줄에는 아무것도 적지 않으면 됩니다.
대표자는 명단에 넣지 않습니다 — 서정한 대표는 근로자가 아니라 사용자이므로 명단 여섯 줄에 들어가지 않습니다. 대표 정보는 상단의 "대표자" 칸에만 적습니다. 가족이 실제로 근로를 제공하고 임금을 받는 경우라면 근로자성 판단이 따로 필요하므로 노무사에게 확인하는 것이 안전합니다.
비고 문장 예시 — "2026.07.01 기준 상시 근로자 6명. 성수기(9~11월) 단기 채용 인력은 근로계약서를 별도 편철하여 관리함. 퇴사자 오태석은 근로기준법 제42조에 따라 2029.05.31까지 명부 보존." 이렇게 보존 만료 시점을 적어 두면 나중에 정리할 때 헷갈리지 않습니다.
📊 Excel 저장 활용 — 인원이 늘고 줄 때마다 서식을 다시 채우는 것은 번거롭습니다. 📊 Excel 저장으로 명부를 셀 단위 파일로 내려받아 두고, 입·퇴사가 생길 때마다 그 파일에서 줄을 수정한 뒤 필요할 때만 서식으로 옮겨 인쇄하는 방식을 권합니다. 점검 대비용으로는 출력본을 사업장에 비치해 두세요.
자주 틀리는 부분
- 대표자나 임원을 근로자 명단에 함께 올리는 경우. 사용자와 근로자가 섞이면 상시 근로자 수 산정이 어긋나고, 그 숫자에 따라 적용되는 규정이 달라질 수 있습니다.
- 퇴사자 줄을 삭제하는 경우. 근로기준법 제42조의 3년 보존 의무가 있으므로 줄은 그대로 두고 퇴사일만 채워야 합니다. 퇴사자만 모은 별도 시트로 옮겨도 원본 보존은 필요합니다.
- 주민등록번호를 전부 적어 두는 경우. 명부의 목적상 생년월일이면 충분한 경우가 많고, 불필요하게 모아 둔 개인정보는 유출 시 책임이 커집니다.
- 담당업무를 "사무", "직원"처럼 뭉뚱그리는 경우. 실제 수행 업무를 적어야 배치 적정성이나 안전 조치 필요 여부를 판단할 수 있습니다.
- 입사일이 근로계약서와 다른 경우. 명부의 입사일은 연차 발생일과 퇴직금 산정의 기준이 되므로, 계약서·4대보험 취득일과 하나로 맞춰 두어야 합니다.
- 파일로만 만들어 두고 사업장에 비치하지 않는 경우. 법은 작성뿐 아니라 사업장에 갖추어 둘 것을 요구합니다. 즉시 확인 가능한 형태로 보관하세요.