행사(이벤트) 기획서 작성 예시
분식 프랜차이즈 본사인 (주)미르에프앤비 마케팅팀의 정소민 대리가 하반기 신메뉴 출시에 맞춰 가맹점주 초청 행사를 준비한다고 가정하겠습니다. 전국 90개 점포의 점주들에게 새 메뉴 다섯 가지를 직접 맛보게 하고, 원가와 마진 구조를 설명한 뒤 현장의 불만과 요구를 듣는 자리입니다. 여기에 예비창업 상담을 신청한 30명을 함께 초대해 자연스럽게 신규 가맹 문의로 이어지게 만드는 것이 숨은 목표입니다. 일시는 2026년 9월 12일 토요일 오후, 장소는 서울 성수동의 대관 홀, 예산은 1,200만 원으로 잡았습니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 행사(이벤트) 기획서 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 행사(이벤트) 기획서입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 행사명 | 2026 창립기념 사내 체육대회 |
| 행사 목적 | 임직원 화합 도모 및 조직 활성화 |
| 일시 | 2026.09.20(토) 10:00~16:00 |
| 장소 | ○○ 체육공원 |
| 대상 | 전 임직원 및 가족 200명 |
| 예산(원) | 5000000 |
| 프로그램 (한 줄에 '시간, 내용, 담당') | 10:00, 개회식 및 대표 인사, 총무팀 / 10:30, 팀 대항 경기, 진행팀 / 12:00, 오찬, 지원팀 |
| 기대 효과 | 부서 간 소통 강화 및 사기 진작 |
| 작성일 | 2026. 07. 18. |
이 기획서는 대표이사 결재를 받아야 예산이 집행됩니다. 그래서 행사 기획서는 감상문이 아니라 결재 문서라는 점을 잊으면 안 됩니다. 결재자가 확인하고 싶은 것은 딱 네 가지입니다. 왜 하는가(목적), 얼마가 드는가(예산), 누가 몇 시에 무엇을 하는가(프로그램과 담당), 끝나고 무엇이 남는가(기대 효과)입니다. 나머지는 부연입니다. 이 네 가지가 첫 장에서 한눈에 보이면 결재는 대체로 빨리 떨어지고, 하나라도 흐릿하면 "다시 정리해서 올려 주세요"가 돌아옵니다.
특히 프로그램 표는 기획서의 심장입니다. 시간을 30분 단위로 끊고 각 칸에 담당 팀을 적어 넣는 순간, 인력이 부족한 시간대와 동선이 겹치는 순간이 눈에 보입니다. 표를 만들다가 "등록 30분 동안 마케팅팀 두 명으로 120명을 받을 수 있나?"라는 질문이 나온다면 그 기획서는 이미 제 역할을 한 셈입니다. 아래 표는 위 사례를 각 입력 칸에 어떻게 옮기는지 보여 줍니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 행사명 | 2026 하반기 신메뉴 쇼케이스 및 가맹점주 간담회 | 연도와 성격이 함께 드러나게 적습니다. 문서 제목이자 현수막 문구가 되므로 너무 길지 않게 다듬습니다. |
| 행사 목적 | 하반기 신메뉴 5종의 조리 표준과 원가 구조를 가맹점주에게 직접 전달하여 도입률을 높이고, 현장 애로사항을 청취하여 본사·가맹점 간 신뢰를 강화한다. 아울러 예비창업 상담자를 초청하여 신규 가맹 문의로 연결한다. | "화합 도모" 같은 말로 끝내지 말고 무엇을 얻으려는지 적습니다. 목적이 구체적이어야 프로그램과 예산이 정당화됩니다. |
| 일시 | 2026.09.12(토) 12:30~17:30 | 요일까지 적습니다. 참석자가 점주라면 영업일을 피해야 하므로 요일이 곧 참석률입니다. 등록 시작 시각부터 적는 것이 정확합니다. |
| 장소 | 서울 성동구 성수동 오르드홀 2층 컨벤션홀 (주차 60대, 성수역 3번 출구 도보 5분) | 주소만 적지 말고 주차 대수와 대중교통 접근성을 함께 적습니다. 결재자가 가장 자주 묻는 실무 질문입니다. |
| 대상 | 전국 가맹점주 90개 점포(점포당 1~2인) 및 예비창업 상담 신청자 30명, 총 120명 내외 | 인원수는 대관 규모, 식음료 수량, 인쇄물 부수를 결정하는 기준입니다. 정확한 수보다 "내외"로 여유를 두는 편이 현실적입니다. |
| 예산(원) | 12000000 | 총액을 숫자로 입력하면 서식에서 금액 표기로 정리됩니다. 세부 내역은 아래 문장 예시처럼 별도로 붙입니다. |
| 프로그램 | 12:30, 등록 및 웰컴 드링크, 마케팅팀 13:00, 개회 인사 및 하반기 사업 방향 공유, 대표이사 13:30, 신메뉴 5종 조리 시연 및 시식, R&D팀 15:00, 원가·마진 구조 설명 및 질의응답, 운영지원팀 16:00, 우수 가맹점 시상, 마케팅팀 16:30, 테이블 라운드 자유 간담회, 영업팀 17:15, 기념 촬영 및 폐회, 마케팅팀 | 한 줄에 "시간, 내용, 담당" 순서로 쉼표를 넣어 적으면 표로 변환됩니다. 시간 순서대로 적고, 쉬는 시간과 이동 시간도 빠뜨리지 마세요. |
| 기대 효과 | 신메뉴 도입 점포 비율 70% 이상 확보 / 현장 건의사항 30건 이상 수집 및 후속 개선안 도출 / 예비창업 상담 신청자 중 10건 이상 가맹 상담 연결 / 참석자 만족도 조사 4.0점 이상(5점 만점) | 셀 수 있는 지표로 적습니다. 이 숫자가 그대로 행사 후 결과 보고서의 목차가 됩니다. |
| 작성일 | 2026-08-05 | 기안한 날입니다. 행사일까지 준비 기간이 충분한지 결재자가 판단하는 기준이 되므로 미루지 말고 일찍 올리는 편이 좋습니다. |
실제 문장 예시
예산 세부 내역 — "대관료 3,000,000원 / 식음료 및 시식 재료 4,200,000원 / 인쇄물·현수막·명찰 900,000원 / 시상 부상 1,500,000원 / 영상 촬영 및 편집 1,200,000원 / 예비비 1,200,000원, 합계 12,000,000원(부가세 포함)." 항목을 나눠 적고 마지막에 부가세 포함 여부를 밝히면 회계팀 문의가 줄어듭니다. 부가세 계산기로 공급가액과 세액을 확인해 두세요.
우천·비상 대응 — "행사는 실내에서 진행되므로 기상 영향은 없으나, 참석 인원이 130명을 초과할 경우 인접 세미나실(정원 40명)을 추가 대관하며 추가 비용은 예비비에서 집행한다." 변수와 대응책을 한 줄로 붙여 두면 신뢰가 올라갑니다.
사전 준비 일정 — "8/12 초청장 발송 → 8/26 1차 참석 회신 마감 → 9/2 최종 인원 확정 및 식음료 발주 → 9/5 인쇄물 입고 → 9/11 현장 리허설." 기획서 하단에 준비 일정을 붙이면 결재자가 일정 리스크를 바로 판단할 수 있습니다.
협조 요청 — "R&D팀은 9/5까지 시연용 레시피 카드 130부를, 운영지원팀은 9/8까지 점포별 원가 분석 자료를 마케팅팀에 송부하여 주시기 바랍니다." 다른 팀의 협조가 필요하면 기획서 안에 기한과 함께 명시해 두는 편이 확실합니다.
자주 틀리는 부분
- 목적에 회사가 얻을 것이 아니라 참석자가 즐길 것만 적는 경우. 결재자는 비용 대비 효과를 봅니다. 목적은 조직의 언어로 적어야 합니다.
- 프로그램에 등록과 정리 시간을 넣지 않는 경우. 120명이 모이는 행사에서 등록에만 30분이 걸립니다. 첫 순서와 마지막 순서를 빠뜨리면 당일 일정이 통째로 밀립니다.
- 예산에 예비비가 없는 경우. 인원 초과, 장비 추가 대여, 택시비 같은 잔돈이 반드시 발생합니다. 처음부터 예비비 항목을 잡아 두면 추가 결재를 다시 올리지 않아도 됩니다.
- 담당란을 "전 직원"으로 적는 경우. 모두의 일은 아무의 일도 아닙니다. 순서마다 책임 팀을 하나씩 지정하세요.
- 기대 효과를 형용사로만 채우는 경우. "성공적인 행사"는 측정할 수 없습니다. 숫자가 하나도 없는 기대 효과는 결재 반려의 단골 사유입니다.
자주 묻는 질문
예산은 총액만 적어도 되나요?
기획서 상단에는 총액을 적고 세부 내역은 본문이나 별첨으로 붙이는 방식이 일반적입니다. 결재자가 가장 먼저 떠올리는 질문이 "이 돈이 어디에 쓰이는가"이므로, 대관료·식음료·인쇄물·시상 부상·촬영·예비비처럼 항목을 나눠 적어 두면 승인 속도가 눈에 띄게 빨라집니다. 견적을 아직 받지 못한 항목은 "견적 확인 중(예상 ○○원)"이라고 솔직하게 적는 편이, 임의로 숫자를 채워 넣었다가 나중에 초과 집행으로 다시 설명하는 것보다 낫습니다.
프로그램 표에 담당을 꼭 적어야 하나요?
적는 것이 좋습니다. 담당이 비어 있는 순서는 당일에 아무도 움직이지 않는 순서가 되기 쉽습니다. 팀 단위로 적되 등록, 진행, 음향, 촬영처럼 사람이 반드시 붙어야 하는 지점은 팀명과 인원수를 함께 적어 두면 현장 배치가 수월합니다. 외부 업체가 맡는 부분이라면 "촬영 — ○○스튜디오(외주)"처럼 표시해 두어야 당일에 누구를 찾아야 하는지 헷갈리지 않습니다.
기대 효과는 어떻게 써야 설득력이 생기나요?
"사기 진작"이나 "이미지 제고" 같은 표현만으로는 결재자를 설득하기 어렵습니다. 참석률, 신메뉴 도입 점포 수, 상담 건수, 만족도 조사 점수처럼 행사가 끝난 뒤 실제로 셀 수 있는 지표를 한두 개 넣고 목표치를 적어 보세요. 그 지표는 자연스럽게 결과 보고서의 뼈대가 되고, 다음 행사 기획서를 쓸 때 "지난번에 이만큼 달성했으니 이번에는" 하고 근거로 삼을 수 있는 자산이 됩니다.
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예시는 이해를 돕기 위한 참고용입니다. 실제 계약·신고는 사안에 맞게 조정하고, 중요한 건은 전문가 검토를 받으세요.