행사(이벤트) 기획서 양식 (무료)
행사 기획서는 행사의 목적과 프로그램, 예산과 일정을 정리해 승인권자를 설득하고 실무진이 실행할 수 있도록 만드는 문서입니다. 이 행사(이벤트) 기획서 양식은 행사 개요부터 기획 배경·목적·대상·프로그램·예산·역할 분담·홍보 계획까지 심사와 실행에 필요한 항목을 순서대로 담아, 빈칸을 채워 나가면 왜 이 행사를 하는지, 어떻게 진행하고 무엇이 필요한지가 한눈에 정리된 기획서가 완성되도록 구성했습니다.
이 양식에 들어가는 항목
- 행사 개요 — 행사명·일시·장소·주최/주관
- 기획 배경과 목적
- 참가 대상 및 예상 인원
- 프로그램 — 진행 순서와 시간표
- 소요 예산 — 항목별 비용과 합계
- 추진 일정 — 준비 단계별 마감일
- 역할 분담 — 담당자와 업무
- 홍보 계획 및 기대 효과
작성 팁
- 목적은 "무엇을 위해, 누구에게, 어떤 변화를 만들 것인가"를 한 문장으로 먼저 정의하면 프로그램과 예산의 근거가 자연스럽게 잡힙니다.
- 예산은 대관료·인쇄·경품·인건비 등 항목별로 나눠 합계를 내고, 예비비를 별도로 잡아 두면 승인과 정산이 수월합니다.
- 일정은 준비 단계별 마감일과 행사 당일 시간표를 함께 표로 정리하면 진행 누락과 담당 공백을 줄일 수 있습니다.
자주 묻는 질문
행사 기획서에는 어떤 내용을 꼭 넣어야 하나요?
행사 개요(명칭·일시·장소), 기획 배경과 목적, 참가 대상과 예상 인원, 프로그램(진행 순서), 소요 예산, 역할 분담, 홍보 계획, 기대 효과가 기본 골격입니다. 이 서식은 이 항목을 순서대로 배치해 두어 각 칸을 채우면 승인권자가 판단하기 쉬운 기획서가 완성됩니다.
예산과 일정은 어느 정도로 구체적으로 적어야 하나요?
예산은 대관료·인쇄·경품·인건비 등 항목별로 나눠 합계를 내면 승인과 정산이 수월합니다. 일정은 준비 단계별 마감일과 행사 당일 시간표를 함께 적어야 진행 누락을 막을 수 있습니다.
작성한 기획서를 어떤 형식으로 저장할 수 있나요?
작성기에서 바로 인쇄하거나 PDF·Word·한글(HWP)·Excel로 저장할 수 있어, 사내 결재나 외부 제안 등 용도와 검토자의 환경에 맞춰 파일을 내려받아 그대로 사용할 수 있습니다.
📝 작성 예시로 보는 상세 가이드
분식 프랜차이즈 본사인 (주)미르에프앤비 마케팅팀의 정소민 대리가 하반기 신메뉴 출시에 맞춰 가맹점주 초청 행사를 준비한다고 가정하겠습니다. 전국 90개 점포의 점주들에게 새 메뉴 다섯 가지를 직접 맛보게 하고, 원가와 마진 구조를 설명한 뒤 현장의 불만과 요구를 듣는 자리입니다. 여기에 예비창업 상담을 신청한 30명을 함께 초대해 자연스럽게 신규 가맹 문의로 이어지게 만드는 것이 숨은 목표입니다. 일시는 2026년 9월 12일 토요일 오후, 장소는 서울 성수동의 대관 홀, 예산은 1,200만 원으로 잡았습니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 행사(이벤트) 기획서 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 행사(이벤트) 기획서입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 행사명 | 2026 창립기념 사내 체육대회 |
| 행사 목적 | 임직원 화합 도모 및 조직 활성화 |
| 일시 | 2026.09.20(토) 10:00~16:00 |
| 장소 | ○○ 체육공원 |
| 대상 | 전 임직원 및 가족 200명 |
| 예산(원) | 5000000 |
| 프로그램 (한 줄에 '시간, 내용, 담당') | 10:00, 개회식 및 대표 인사, 총무팀 / 10:30, 팀 대항 경기, 진행팀 / 12:00, 오찬, 지원팀 |
| 기대 효과 | 부서 간 소통 강화 및 사기 진작 |
| 작성일 | 2026. 07. 18. |
이 기획서는 대표이사 결재를 받아야 예산이 집행됩니다. 그래서 행사 기획서는 감상문이 아니라 결재 문서라는 점을 잊으면 안 됩니다. 결재자가 확인하고 싶은 것은 딱 네 가지입니다. 왜 하는가(목적), 얼마가 드는가(예산), 누가 몇 시에 무엇을 하는가(프로그램과 담당), 끝나고 무엇이 남는가(기대 효과)입니다. 나머지는 부연입니다. 이 네 가지가 첫 장에서 한눈에 보이면 결재는 대체로 빨리 떨어지고, 하나라도 흐릿하면 "다시 정리해서 올려 주세요"가 돌아옵니다.
특히 프로그램 표는 기획서의 심장입니다. 시간을 30분 단위로 끊고 각 칸에 담당 팀을 적어 넣는 순간, 인력이 부족한 시간대와 동선이 겹치는 순간이 눈에 보입니다. 표를 만들다가 "등록 30분 동안 마케팅팀 두 명으로 120명을 받을 수 있나?"라는 질문이 나온다면 그 기획서는 이미 제 역할을 한 셈입니다. 아래 표는 위 사례를 각 입력 칸에 어떻게 옮기는지 보여 줍니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 행사명 | 2026 하반기 신메뉴 쇼케이스 및 가맹점주 간담회 | 연도와 성격이 함께 드러나게 적습니다. 문서 제목이자 현수막 문구가 되므로 너무 길지 않게 다듬습니다. |
| 행사 목적 | 하반기 신메뉴 5종의 조리 표준과 원가 구조를 가맹점주에게 직접 전달하여 도입률을 높이고, 현장 애로사항을 청취하여 본사·가맹점 간 신뢰를 강화한다. 아울러 예비창업 상담자를 초청하여 신규 가맹 문의로 연결한다. | "화합 도모" 같은 말로 끝내지 말고 무엇을 얻으려는지 적습니다. 목적이 구체적이어야 프로그램과 예산이 정당화됩니다. |
| 일시 | 2026.09.12(토) 12:30~17:30 | 요일까지 적습니다. 참석자가 점주라면 영업일을 피해야 하므로 요일이 곧 참석률입니다. 등록 시작 시각부터 적는 것이 정확합니다. |
| 장소 | 서울 성동구 성수동 오르드홀 2층 컨벤션홀 (주차 60대, 성수역 3번 출구 도보 5분) | 주소만 적지 말고 주차 대수와 대중교통 접근성을 함께 적습니다. 결재자가 가장 자주 묻는 실무 질문입니다. |
| 대상 | 전국 가맹점주 90개 점포(점포당 1~2인) 및 예비창업 상담 신청자 30명, 총 120명 내외 | 인원수는 대관 규모, 식음료 수량, 인쇄물 부수를 결정하는 기준입니다. 정확한 수보다 "내외"로 여유를 두는 편이 현실적입니다. |
| 예산(원) | 12000000 | 총액을 숫자로 입력하면 서식에서 금액 표기로 정리됩니다. 세부 내역은 아래 문장 예시처럼 별도로 붙입니다. |
| 프로그램 | 12:30, 등록 및 웰컴 드링크, 마케팅팀 13:00, 개회 인사 및 하반기 사업 방향 공유, 대표이사 13:30, 신메뉴 5종 조리 시연 및 시식, R&D팀 15:00, 원가·마진 구조 설명 및 질의응답, 운영지원팀 16:00, 우수 가맹점 시상, 마케팅팀 16:30, 테이블 라운드 자유 간담회, 영업팀 17:15, 기념 촬영 및 폐회, 마케팅팀 | 한 줄에 "시간, 내용, 담당" 순서로 쉼표를 넣어 적으면 표로 변환됩니다. 시간 순서대로 적고, 쉬는 시간과 이동 시간도 빠뜨리지 마세요. |
| 기대 효과 | 신메뉴 도입 점포 비율 70% 이상 확보 / 현장 건의사항 30건 이상 수집 및 후속 개선안 도출 / 예비창업 상담 신청자 중 10건 이상 가맹 상담 연결 / 참석자 만족도 조사 4.0점 이상(5점 만점) | 셀 수 있는 지표로 적습니다. 이 숫자가 그대로 행사 후 결과 보고서의 목차가 됩니다. |
| 작성일 | 2026-08-05 | 기안한 날입니다. 행사일까지 준비 기간이 충분한지 결재자가 판단하는 기준이 되므로 미루지 말고 일찍 올리는 편이 좋습니다. |
실제 문장 예시
예산 세부 내역 — "대관료 3,000,000원 / 식음료 및 시식 재료 4,200,000원 / 인쇄물·현수막·명찰 900,000원 / 시상 부상 1,500,000원 / 영상 촬영 및 편집 1,200,000원 / 예비비 1,200,000원, 합계 12,000,000원(부가세 포함)." 항목을 나눠 적고 마지막에 부가세 포함 여부를 밝히면 회계팀 문의가 줄어듭니다. 부가세 계산기로 공급가액과 세액을 확인해 두세요.
우천·비상 대응 — "행사는 실내에서 진행되므로 기상 영향은 없으나, 참석 인원이 130명을 초과할 경우 인접 세미나실(정원 40명)을 추가 대관하며 추가 비용은 예비비에서 집행한다." 변수와 대응책을 한 줄로 붙여 두면 신뢰가 올라갑니다.
사전 준비 일정 — "8/12 초청장 발송 → 8/26 1차 참석 회신 마감 → 9/2 최종 인원 확정 및 식음료 발주 → 9/5 인쇄물 입고 → 9/11 현장 리허설." 기획서 하단에 준비 일정을 붙이면 결재자가 일정 리스크를 바로 판단할 수 있습니다.
협조 요청 — "R&D팀은 9/5까지 시연용 레시피 카드 130부를, 운영지원팀은 9/8까지 점포별 원가 분석 자료를 마케팅팀에 송부하여 주시기 바랍니다." 다른 팀의 협조가 필요하면 기획서 안에 기한과 함께 명시해 두는 편이 확실합니다.
자주 틀리는 부분
- 목적에 회사가 얻을 것이 아니라 참석자가 즐길 것만 적는 경우. 결재자는 비용 대비 효과를 봅니다. 목적은 조직의 언어로 적어야 합니다.
- 프로그램에 등록과 정리 시간을 넣지 않는 경우. 120명이 모이는 행사에서 등록에만 30분이 걸립니다. 첫 순서와 마지막 순서를 빠뜨리면 당일 일정이 통째로 밀립니다.
- 예산에 예비비가 없는 경우. 인원 초과, 장비 추가 대여, 택시비 같은 잔돈이 반드시 발생합니다. 처음부터 예비비 항목을 잡아 두면 추가 결재를 다시 올리지 않아도 됩니다.
- 담당란을 "전 직원"으로 적는 경우. 모두의 일은 아무의 일도 아닙니다. 순서마다 책임 팀을 하나씩 지정하세요.
- 기대 효과를 형용사로만 채우는 경우. "성공적인 행사"는 측정할 수 없습니다. 숫자가 하나도 없는 기대 효과는 결재 반려의 단골 사유입니다.