차량운행일지 작성 예시
상업 공간 인테리어를 시공하는 (주)단정컴퍼니의 공무팀이 회사 명의 승합차 한 대를 현장 이동용으로 쓰고 있다고 가정해 보겠습니다. 차량번호는 34허 2091, 주로 운전하는 사람은 공무팀 배승우 대리입니다. 이 차는 자재를 실으러 물류창고에 가고, 견적 실사를 나가고, 구청에 서류를 접수하고, 하자 보수 입회를 하러 다닙니다. 하루에도 몇 군데를 도는 날이 있어 월말이 되면 "이번 달에 이 차로 대체 얼마나 다녔지?"라는 질문에 아무도 정확히 답하지 못합니다. 그 답을 만들어 두는 장부가 차량운행일지입니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 차량운행일지 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 차량운행일지입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 차량번호 | 12가 3456 |
| 운전자 | 김운행 |
| 소속(부서) | 총무팀 |
| 운행 기간(월) | 2026년 7월 |
| 운행 내역 (한 줄에 '일자, 행선지, 목적, 출발계기판, 도착계기판, 유류비') | 07.02, 본사→인천공장, 자재 수령, 21500, 21580, 15000 / 07.05, 시청, 인허가 접수, 21580, 21610, 0 |
| 작성일 | 2026. 07. 18. |
운행일지가 필요한 이유는 두 가지입니다. 첫째는 세무입니다. 업무용 승용차와 관련해 지출한 비용을 회사 경비로 인정받으려면 그 차를 실제로 업무에 썼다는 근거가 필요하고, 그 근거의 표준이 바로 운행기록부입니다. 기록이 없으면 인정 범위가 제한되는 등 불이익이 생길 수 있으므로, 구체적인 요건과 한도는 국세청 안내나 세무 대리인을 통해 확인하시기 바랍니다. 둘째는 관리입니다. 계기판 숫자가 한 줄씩 쌓이면 언제 엔진오일을 갈아야 하는지, 유류비가 유난히 튄 달은 왜 그랬는지, 특정 현장까지의 실제 거리가 얼마인지가 데이터로 남습니다.
작성의 핵심은 출발 계기판과 도착 계기판을 실제 숫자로 적는 것입니다. 주행거리를 머리로 계산해 적으면 그 순간부터 장부가 아니라 추정표가 됩니다. 서식몰 차량운행일지는 한 줄에 "일자, 행선지, 목적, 출발계기판, 도착계기판, 유류비"를 쉼표로 구분해 입력하면 주행거리를 자동으로 계산하고 맨 아래에 합계를 뽑아 줍니다. 앞 줄의 도착 계기판과 다음 줄의 출발 계기판이 이어지도록 적으면 중간에 빠진 운행이 있는지도 한눈에 보입니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 차량번호 | 34허 2091 | 자동차등록증에 적힌 그대로 씁니다. 차량이 여러 대면 차량별로 일지를 따로 만들어야 계기판 숫자가 섞이지 않습니다. |
| 운전자 | 배승우 | 주 운전자를 적습니다. 여러 사람이 나눠 타는 차라면 운행 내역의 목적란에 "(운전 김민호)"처럼 덧붙여 구분합니다. |
| 소속(부서) | 공무팀 | 차량 관리 책임이 어느 부서에 있는지 표시합니다. 비용 배부 기준으로도 쓰입니다. |
| 운행 기간(월) | 2026년 7월 | 월 단위로 끊어 관리하면 나중에 연간 합계를 내기 쉽습니다. 분기 단위로 쓰는 회사라면 "2026년 3분기"처럼 적어도 됩니다. |
| 운행 내역 | 07.03, 본사→김포 현장, 자재 하역 및 시공 확인, 48210, 48276, 0 07.07, 본사→성남 고객사, 견적 실사, 48276, 48339, 55000 07.13, 본사→평택 물류창고, 자재 수령, 48339, 48451, 0 07.21, 본사→구청 건축과, 인허가 서류 접수, 48451, 48479, 48000 07.28, 본사→고양 현장, 하자 보수 입회, 48479, 48562, 0 | 한 줄에 여섯 항목을 쉼표로 구분해 입력합니다. 앞 줄의 도착 숫자가 다음 줄의 출발 숫자와 이어지면 누락된 운행이 없다는 뜻입니다. |
| 작성일 | 2026-07-31 | 월말 마감일을 적습니다. 결재를 받는 회사라면 이 날짜 기준으로 팀장 확인을 받아 보관합니다. |
실제 문장 예시
자동 계산 결과 — 위 다섯 줄을 그대로 입력하면 주행거리가 각각 66km, 63km, 112km, 28km, 83km로 계산되고 합계 352km, 유류비 합계 103,000원이 표 맨 아래에 표시됩니다. 손으로 더하지 않아도 되니 계산 착오가 줄어듭니다.
행선지 적는 법 — "본사→평택 물류창고"처럼 출발지와 도착지를 화살표로 잇습니다. "외근"이나 "현장"처럼만 적으면 몇 달 뒤에는 어디였는지 아무도 기억하지 못합니다.
목적 적는 법 — "자재 수령", "견적 실사", "인허가 서류 접수"처럼 업무 내용이 드러나게 적습니다. 담당자나 거래처명을 덧붙여 "성남 고객사(○○카페) 견적 실사"로 적으면 나중에 프로젝트별 원가를 뽑을 때 유용합니다.
업무 외 이동이 섞인 경우 — "07.19, 본사→자택, 업무 외 이동, 48451, 48468, 0"처럼 목적란에 업무 외임을 명시해 한 줄로 남깁니다. 총 주행거리와 업무용 주행거리를 나눠 집계할 때 이 구분이 기준이 됩니다.
자주 틀리는 부분
- 계기판 숫자 대신 주행거리만 적는 경우. 출발·도착 숫자가 없으면 검증이 불가능해 기록의 신뢰가 크게 떨어집니다. 두 숫자를 모두 남기세요.
- 앞 줄 도착 숫자와 다음 줄 출발 숫자가 어긋나는 경우. 그 사이에 기록하지 않은 운행이 있다는 뜻이므로, 차이가 나면 "업무 외 이동" 줄을 넣어 메우는 편이 정확합니다.
- 월말에 한꺼번에 기억으로 채우는 경우. 계기판은 되돌릴 수 없어 결국 추정치가 됩니다. 차량에 메모지를 두고 그날 숫자만 적어 두는 습관이 가장 확실합니다.
- 행선지를 "외근"으로만 적는 경우. 업무 관련성이 드러나지 않아 나중에 설명을 요구받을 때 근거로 쓰기 어렵습니다.
- 유류비 영수증을 따로 보관하지 않는 경우. 금액만 적혀 있고 전표가 없으면 확인이 되지 않습니다. 월별 운행일지와 주유 영수증을 같은 파일철에 묶어 두세요.
- 차량 여러 대의 운행을 한 장에 섞어 적는 경우. 계기판 숫자가 뒤엉켜 합계가 무의미해집니다. 반드시 차량별로 일지를 나눠 작성합니다.
자주 묻는 질문
운행일지를 매일 써야 하나요, 한 달에 한 번 몰아 써도 되나요?
기록의 신뢰도를 생각하면 운행할 때마다 그날 적는 것이 원칙입니다. 계기판 숫자는 시간이 지나면 복원할 수 없기 때문에, 몰아서 쓰면 결국 "그쯤 됐을 것"이라는 추정으로 채우게 되고 그런 기록은 증빙으로서 힘이 약합니다. 현실적으로는 차량 안에 작은 메모지나 스프링 수첩을 두고 출발·도착 계기판 숫자와 행선지만 그때그때 적어 두었다가, 월말에 이 서식으로 한 번에 옮겨 적는 방식을 많이 씁니다. 옮겨 적는 것과 기억으로 만들어 내는 것은 전혀 다릅니다.
출퇴근이나 개인 용무 이동도 적어야 하나요?
업무용 사용 비율은 총 주행거리 가운데 업무를 위해 운행한 거리가 얼마인지를 따져 계산하므로, 업무 외 이동이 있었다면 그 사실도 기록에 남는 것이 정확합니다. 목적란에 "업무 외"라고 구분해 적어 두면 나중에 업무용 거리만 따로 집계할 수 있습니다. 반대로 업무 외 이동을 빼고 적으면 계기판 숫자의 연결이 끊어져 오히려 기록 전체가 의심을 받습니다. 어떤 이동을 업무용으로 볼 수 있는지는 회사 규정과 세무 판단에 따라 달라질 수 있으니 세무 대리인과 기준을 정해 두는 편이 좋습니다.
유류비 칸은 어떻게 채우나요?
그날 실제로 주유한 금액을 넣고, 주유하지 않은 날은 0으로 둡니다. 주행거리와 달리 유류비는 운행일과 주유일이 어긋날 수 있으므로 영수증 날짜를 기준으로 적는 것이 원칙입니다. 위 예시에서도 다섯 번의 운행 중 두 번만 주유가 있어 나머지는 0으로 두었고, 합계는 103,000원으로 잡혔습니다. 하이패스 통행료나 주차비처럼 유류비가 아닌 지출은 이 칸에 섞지 말고 지출결의서로 따로 정산하는 편이 나중에 항목을 구분하기 쉽습니다.
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예시는 이해를 돕기 위한 참고용입니다. 실제 계약·신고는 사안에 맞게 조정하고, 중요한 건은 전문가 검토를 받으세요.