발주서(구매주문서) 작성 예시
기계 부품을 조립하는 (주)대한기공(구매팀 한지원 과장)이 협력사 태성볼트에 체결 부품을 발주하는 상황을 가정하겠습니다. 8월 셋째 주 생산 라인에 투입할 볼트·너트·와셔를 2026년 7월 20일에 발주하고, 납기는 8월 5일, 납품 장소는 화성공장 자재창고입니다. 결제는 납품 검수 후 월말 마감, 익월 15일 지급 조건으로 합의했습니다.
✅ 이렇게 완성됩니다 — 발주서(구매주문서) 작성 결과
아래는 이 작성기에 실제 값을 넣어 완성한 발주서(구매주문서)입니다. 서식몰에서는 왼쪽 빈칸을 채우면 오른쪽 A4 문서가 이 모양 그대로 실시간으로 만들어지고, 인쇄·PDF·Word·한글(HWP)로 바로 저장할 수 있습니다.
이 예시에 사용한 입력값
위 문서는 아래 값을 그대로 넣어 만든 것입니다. 항목별로 어떤 내용을 어떤 형식으로 적으면 되는지 참고하세요.
| 입력 항목 | 예시로 넣은 값 |
|---|---|
| 발주처(상호) | (주)한빛 |
| 발주 담당/대표 | ○○○ |
| 공급처(상호) | (주)한빛 |
| 발주번호 | PO-2026-031 |
| 발주일 | 2026. 07. 18. |
| 납기일 | 2026. 07. 18. |
| 납품 장소 | ○○○ |
| 결제 조건 | 납품 후 월말 결제 |
| 품목 (한 줄에 '품명, 규격, 수량, 단가') | 볼트 M8, SUS304, 500, 120 |
발주서에서 가장 자주 사고가 나는 칸은 의외로 금액이 아니라 납기일과 납품 장소입니다. 공급처는 본사로 보냈는데 실제 라인은 공장에 있어 하루를 잃거나, 납기를 "8월 초"라고만 적어 8월 8일에 도착해 생산 계획이 밀리는 식입니다. 발주는 상대에게 보내는 청약이므로 애매한 표현을 하나도 남기지 않는 것이 원칙입니다. 아래 예시처럼 규격까지 붙여 적으면 오품 납품도 막을 수 있습니다.
항목별 기재 예시
| 항목 | 기재 예시 | 이렇게 적는 이유 |
|---|---|---|
| 발주처(상호) | (주)대한기공 | 물건을 사는 쪽, 즉 발주서를 보내는 회사입니다. 사업자등록증상 상호를 씁니다. |
| 발주 담당/대표 | 구매팀 한지원 과장 (010-2345-6789) | 공급처가 문의할 창구입니다. 대표자명만 적으면 실무 문의가 갈 곳을 잃습니다. |
| 공급처(상호) | 태성볼트 | 물건을 대는 쪽입니다. 사업장이 여러 곳이면 어느 지점인지 적습니다. |
| 발주번호 | PO-2026-031 | 이후 납품서·세금계산서·검수서에 같은 번호를 달아 두면 서류가 한 줄로 연결됩니다. |
| 발주일 | 2026-07-20 | 발주서를 발행해 보낸 날입니다. |
| 납기일 | 2026-08-05 | "8월 초"가 아니라 날짜로 못 박습니다. 분할 납품이면 비고에 회차별 일정을 적습니다. |
| 납품 장소 | 경기도 화성시 향남읍 발안공단로 88, (주)대한기공 화성공장 자재창고 (하차 09:00~16:00) | 본사가 아니라 실제 입고처를 적고, 하차 가능 시간까지 넣으면 헛걸음이 없습니다. |
| 결제 조건 | 납품 검수 완료 후 월말 마감, 익월 15일 계좌이체 (부가세 별도) | 마감 기준일과 지급일을 함께 적어야 공급처의 자금 계획이 서고 독촉 연락이 줄어듭니다. |
| 품목 (한 줄에 '품명, 규격, 수량, 단가') | 육각볼트, M8×30 SUS304, 500, 120 육각너트, M8 SUS304, 500, 45 평와셔, M8 SUS304, 1000, 18 스프링와셔, M8 SUS304, 500, 22 | 규격 칸에 재질·사이즈를 정확히 적는 것이 오품 납품을 막는 가장 확실한 방법입니다. SUS304와 SS400은 값도 성능도 다릅니다. |
실제 문장 예시
합계 — 볼트 60,000원 + 너트 22,500원 + 평와셔 18,000원 + 스프링와셔 11,000원 = 공급가액 111,500원, 부가세 11,150원, 합계 122,650원. 소액이라도 부가세 계산기로 세액을 확인해 두면 청구서와 어긋나지 않습니다.
수주 확인 요청 문구 — "본 발주서 수령 후 2영업일 이내에 수주 확인 회신을 부탁드립니다. 납기 준수가 어려운 경우 즉시 알려 주시기 바랍니다."
검수·반품 문구 — "납품 후 3영업일 이내에 수량·규격 검수를 실시하며, 규격 상이 또는 불량 발견 시 반품·교환을 요청합니다. 대금 지급은 검수 완료를 전제로 합니다."
견적 연결 문구 — "본 발주는 귀사 견적서(TS-2026-0715)의 단가를 기준으로 하며, 동 견적의 조건을 따릅니다."
자주 틀리는 부분
- 납기를 "8월 초", "가급적 빨리"처럼 적는 경우. 생산 일정이 걸린 발주는 반드시 날짜로 적어야 합니다.
- 납품 장소를 본사 주소로 적는 경우. 실제 입고처가 공장이나 창고라면 그 주소와 하차 가능 시간을 적으세요.
- 규격을 생략하는 경우. "볼트 M8"만 적으면 재질과 길이가 다른 물건이 올 수 있습니다.
- 결제 조건을 비워 두는 경우. 지급 시점이 없으면 공급처가 세금계산서 발행 시점을 정하지 못합니다.
- 발주서를 보내고 수주 확인을 받지 않는 경우. 상대가 못 봤다면 납기가 지나도 물건이 오지 않습니다.
- 발주 후 수량을 구두로만 변경하는 경우. 변경 발주서(PO-2026-031-R1)를 새로 발행해 서면으로 남기세요.
자주 묻는 질문
발주서를 보내면 계약이 성립한 것인가요?
일반적으로 발주서는 "이 조건으로 사겠다"는 청약에 해당하고, 공급처가 이를 수락하면(수주 확인서 회신, 납품 착수 등) 계약이 성립하는 구조로 봅니다. 따라서 발주서를 보낸 뒤에는 공급처의 수주 확인을 메일이나 서면으로 받아 두는 것이 안전합니다. 거래 규모가 크거나 조건이 복잡하다면 별도의 거래 기본계약서를 두는 편이 좋습니다.
견적서가 있는데 발주서도 필요한가요?
견적서는 공급처가 제시하는 금액이고, 발주서는 구매하는 쪽이 무엇을 언제 어디로 얼마에 받겠다고 확정해 보내는 문서입니다. 역할이 다르므로 둘 다 남기는 것이 좋습니다. 발주서 비고에 견적번호를 인용해 두면 견적-발주-납품-청구가 한 줄로 연결되어 검수와 대금 처리가 훨씬 수월해집니다.
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예시는 이해를 돕기 위한 참고용입니다. 실제 계약·신고는 사안에 맞게 조정하고, 중요한 건은 전문가 검토를 받으세요.