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카페·음식점 창업 필수 서식 세트

상가 계약 · 알바 근로계약 · 위생 관리 · 발주와 정산 · 12종

카페나 식당을 열 때 대부분의 준비는 인테리어와 메뉴에 쏠립니다. 그런데 실제로 사장님을 오래 붙잡는 건 종이입니다. 보증금 5천에 월세 250, 권리금 3천만 원 하는 자리를 계약했는데 계약서에는 권리금 이야기가 한 줄도 없고, 원상회복 범위도 "원상대로"라고만 적혀 있는 경우가 흔합니다. 2년 뒤 임대인이 나가라고 하면 그때 가서 무엇을 근거로 다툴지 막막해집니다. 홀 알바생은 구두로 "시급 얼마, 주말 6시간"만 정하고 일을 시작했다가, 그만둘 때 주휴수당 이야기가 나오면 서로 기억이 다릅니다. 근로계약서가 없으면 사장님 기억이 아니라 서면 부재 자체가 문제가 됩니다.

거래처와의 관계도 마찬가지입니다. 원두와 식자재는 대부분 전화나 메신저로 주문합니다. 그러다 수량이 틀리거나 단가가 슬쩍 올라도 남는 기록이 카카오톡뿐입니다. 부가가치세 신고 때가 되면 매입 증빙이 부족해 세금이 예상보다 크게 나오기도 합니다. 이 페이지는 매장을 여는 순간부터 문을 닫을 때까지, 카페·음식점에서 실제로 손이 가는 서식만 단계별로 모았습니다. 각 서식은 브라우저에서 바로 작성해 인쇄하거나 PDF로 저장할 수 있습니다.

단계별 필요 서식

단계	서식	언제 쓰나	바로 작성
창업 준비	상가임대차계약서	점포 자리를 계약할 때. 보증금·차임·관리비·원상회복 범위를 못 박아 둡니다.	작성하기
창업 준비	물품공급계약서	원두·식자재·주류를 정기적으로 받기로 할 때. 단가와 납품 주기, 반품 조건을 정합니다.	작성하기
채용	단시간(아르바이트) 근로계약서	주말·야간 파트타임 직원을 쓸 때. 근로일별 시간과 시급, 주휴 조건을 적습니다.	작성하기
채용	표준 근로계약서	매니저·주방장 등 상시 근무자를 채용할 때.	작성하기
채용	급여명세서	매달 급여를 지급할 때. 시급·근로시간·주휴수당·공제 내역을 남깁니다.	작성하기
거래·정산	발주서(구매주문서)	식자재를 주문할 때. 품목·수량·단가·납기를 문서로 남깁니다.	작성하기
거래·정산	세금계산서(수기)	사업자 간 거래에서 매입·매출 증빙이 필요할 때.	작성하기
거래·정산	영수증	단체 손님이나 케이터링 대금을 현금으로 받았을 때.	작성하기
운영·점검	위생점검표	매일·매주 냉장고 온도, 조리 도구, 종업원 위생을 점검하고 기록할 때.	작성하기
운영·점검	건강 문진표	주방 인력의 건강 상태를 확인·기록할 때.	작성하기
운영·점검	예약확인서	단체 예약·룸 대관·케이터링을 확정할 때. 인원·시간·예약금·취소 규정을 명시합니다.	작성하기
운영·점검	작업지시서	오픈·마감 루틴, 재고 정리 등 반복 업무를 직원에게 지시할 때.	작성하기
마케팅	마케팅 정보수신 동의서	단골 고객에게 쿠폰·이벤트 문자를 보내려 할 때.	작성하기
분쟁 대응	합의서	고객 클레임이나 직원과의 분쟁을 정리하고 마무리할 때.	작성하기

이 업종에서 특히 중요한 3가지

1. 상가 계약서의 "원상회복"과 권리금

카페 창업 비용에서 가장 큰 덩어리는 보증금과 권리금, 그리고 인테리어입니다. 이 셋이 모두 임대차계약서 한 장에 걸립니다. 계약서에 원상회복 범위가 "원상대로 복구한다"고만 적혀 있으면, 나갈 때 임대인이 철거를 어디까지 요구할 수 있는지가 불분명해집니다. 들어올 때 이미 있던 설비인지 내가 새로 넣은 설비인지 사진과 함께 특약으로 남겨 두는 편이 안전합니다. 권리금은 임대인이 아니라 기존 임차인에게 주는 돈이므로 당사자가 다릅니다. 임대차계약서와 권리금 약정을 섞어 쓰지 않고 나누어 정리하는 것이 일반적입니다. 관리비 산정 방식, 업종 제한, 전대 가능 여부도 계약 전에 확인해 두세요.
→ 상가임대차계약서 작성 · 작성 예시 보기

2. 아르바이트 근로계약서와 주휴수당

홀·주방 알바는 회전이 빠르고 근무 시간이 들쭉날쭉해서 서면을 미루기 쉽습니다. 하지만 근로 조건 서면 명시와 교부는 근무 기간이 짧아도 요구되는 절차로 알려져 있습니다. 특히 주 15시간 이상 근무하면 주휴수당이 문제가 되는데, 계약서에 근로일과 근로일별 근로시간이 적혀 있지 않으면 나중에 실제 근무 시간을 두고 서로 다른 이야기를 하게 됩니다. 급여를 줄 때마다 급여명세서를 남기면 시급·근로시간·주휴수당·공제 내역이 매달 확정되므로, 퇴사 후 임금 관련 진정이 들어와도 근거 자료가 남습니다. 1년 이상 일한 직원이 그만둘 때는 퇴직금 문제가 따라올 수 있어 미리 금액을 가늠해 두는 편이 좋습니다.
→ 단시간 근로계약서 작성 · 급여명세서 작성 · 퇴직금 계산기

3. 위생 기록은 사고가 난 뒤에 값이 매겨진다

식중독 의심 신고나 이물질 민원이 들어오면, 매장이 평소 어떤 관리를 해 왔는지 보여 줄 자료가 필요해집니다. 이때 냉장·냉동고 온도, 조리 도구 세척, 종업원 건강 상태를 날짜별로 적어 둔 위생점검표가 사실상 유일한 기록인 경우가 많습니다. 매일 오픈 때 3분이면 채우는 표지만, 문제가 생긴 뒤에는 되돌려 만들 수 없습니다. 주방 인력의 건강 상태는 건강 문진표로 함께 남겨 두면 관리 흐름이 이어집니다. 구체적인 점검 항목과 기록 보관 기간은 업종·관할 기관에 따라 다를 수 있으므로 관할 보건소 안내를 함께 확인하시기 바랍니다.
→ 위생점검표 작성 · 건강 문진표 안내

함께 쓰면 좋은 계산기

실수령액 계산기 — 매니저나 상시 직원의 4대보험·세금 공제 후 실수령액을 미리 확인해 인건비를 잡을 때.
부가세 계산기 — 매출·매입에서 부가가치세를 분리해 보고, 다음 신고에서 나갈 세액 규모를 가늠할 때.
퇴직금 계산기 — 1년 이상 근무한 직원이 그만둘 때 대략적인 퇴직금 규모를 확인할 때.

자주 묻는 질문

주말에만 몇 시간 나오는 아르바이트생도 근로계약서를 써야 하나요?

근무 시간이 짧거나 기간이 며칠뿐이어도 근로 조건을 서면으로 명시하고 교부하는 절차는 일반적으로 동일하게 요구되는 것으로 알려져 있습니다. 특히 주휴수당, 휴게시간, 근무일과 시업·종업 시각이 적혀 있지 않으면 나중에 임금 계산을 두고 다툼이 생기기 쉽습니다. 단시간 근로자에게는 표준 근로계약서보다 근로일별 근로시간을 적을 수 있는 단시간(아르바이트) 근로계약서가 실무에 맞는 경우가 많습니다.

권리금은 상가임대차계약서에 같이 적어도 되나요?

권리금은 임대인이 아니라 기존 임차인에게 지급하는 돈이라, 임대인과 맺는 상가임대차계약서와는 당사자가 다릅니다. 일반적으로는 기존 임차인과 별도의 권리금 관련 약정을 하고, 임대차계약서에는 보증금·차임·계약기간·원상회복 범위를 적는 방식으로 나누어 정리합니다. 시설과 거래처 중 무엇에 대한 대가인지, 임대인이 재계약을 거절하면 어떻게 되는지는 사안에 따라 달라질 수 있어 계약 전 확인이 필요합니다.

위생점검표는 꼭 남겨야 하나요?

위생 관리 기록은 문제가 생기기 전에는 쓸모가 없어 보이지만, 식중독 의심 신고나 민원이 들어왔을 때 매장이 평소 어떤 관리를 해 왔는지 보여 주는 거의 유일한 자료가 되는 경우가 많습니다. 냉장·냉동고 온도, 조리 도구 세척, 종업원 건강 상태를 날짜별로 남겨 두면 점검 대응이 수월해집니다. 구체적인 기준과 보관 기간은 업종과 관할 기관에 따라 다를 수 있습니다.