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부동산 중개사무소 서식 세트

접수 · 계약 · 잔금 · 해지 · 정산까지 필수 서식 12종

중개사무소의 하루는 서류로 시작해 서류로 끝납니다. 매물을 접수하면서 임대인의 개인정보를 받고, 손님에게 문자를 보내려면 수신 동의를 받아야 하고, 계약 당일에는 등기부와 신분증과 위임장을 대조하고, 잔금일에는 관리비와 공과금을 정산해 넘깁니다. 이 과정이 매끄럽게 돌아가는 사무소와 그렇지 못한 사무소의 차이는 대개 서식이 준비되어 있느냐에서 갈립니다. 계약서에 한 줄 빠뜨린 특약 때문에 몇 달 뒤 임차인과 임대인이 서로 전화를 걸어 오고, 그 사이에서 중개인이 감정의 완충재 역할을 하게 되는 일은 생각보다 흔합니다.

중개보수도 그렇습니다. 거래가 성사되고 나면 금액 이야기를 꺼내기가 애매해지는데, 미리 예상 보수를 계산해 보여 주고 받을 때 영수증을 남기면 대부분의 오해는 생기지 않습니다. 반대로 구두로만 이야기하고 넘어가면 "그때 깎아 주기로 했잖아요"라는 말이 나중에 나옵니다. 아래는 매물 접수부터 계약 해지와 정산까지, 중개 실무에서 실제로 손에 잡히는 서식을 흐름 순서대로 정리했습니다. 중개보수와 전세보증금은 아래 계산기로 먼저 확인한 뒤 상담에 들어가면 훨씬 수월합니다.

단계별 필요 서식

단계	서식	언제 쓰나	바로 작성
매물 접수	개인정보 수집·이용 동의서	임대인·매도인·손님의 연락처와 매물 정보를 받을 때	작성하기
손님 관리	마케팅 정보수신 동의서	신규 매물 알림 문자·카톡을 보내려 할 때	작성하기
대리 계약	위임장	임대인·매도인이 직접 나오지 못해 대리인이 계약할 때	작성하기
주택 계약	주택임대차계약서	전세·월세·반전세로 주거용 부동산을 계약할 때	작성하기
상가 계약	상가임대차계약서	점포·사무실 등 상가 건물을 임대차할 때	작성하기
전대 계약	전대차계약서	임차인이 임대인 동의를 얻어 제3자에게 다시 빌려줄 때	작성하기
매매 계약	부동산매매계약서	아파트·토지·건물의 소유권을 사고팔 때	작성하기
중개보수 수령	영수증	중개보수를 받고 금액·지급일을 서면으로 남길 때	작성하기
보수 청구	청구서	중개보수나 부대 비용을 기한과 함께 요구할 때	작성하기
계약 해지	임대차 해지통보서	갱신하지 않거나 중도 해지 의사를 서면으로 알릴 때	작성하기
퇴거 정산	관리비 정산서	잔금·퇴거일에 관리비와 공과금을 나눠 정산할 때	작성하기
사실 확인	사실확인서	수리 이력, 하자, 합의 내용 등 사실관계를 남길 때	작성하기

이 업종에서 특히 중요한 3가지

1. 중개보수는 계산해서 보여 주고, 받을 때 영수증을 남깁니다

중개보수 분쟁은 대부분 금액 자체보다 '언제 어떻게 이야기했느냐'에서 시작합니다. 거래 금액이 정해지면 예상 보수를 계산기로 먼저 뽑아 손님에게 보여 주고, 상한과 요율의 근거를 함께 설명하면 나중에 나올 이야기의 절반이 사라집니다. 실제로 보수를 받을 때는 영수증에 금액, 거래 대상, 지급일을 적어 남기고, 부대 비용이 별도로 있다면 청구서로 항목을 나눠 두는 편이 좋습니다. 요율과 한도는 거래 유형과 지역 조례에 따라 달라질 수 있으므로, 반드시 해당 지자체의 기준을 확인해 안내하시기 바랍니다.

2. 대리 계약은 위임의 '범위'까지 확인해야 합니다

임대인이 지방에 있거나 고령이라 대리인이 나오는 경우는 흔합니다. 문제는 위임장이 있다는 사실만 확인하고 그 범위를 넘기는 순간입니다. 계약 체결만 위임했는데 대리인이 잔금까지 받아 갔다면, 나중에 본인이 "그건 맡긴 적 없다"고 할 수 있습니다. 위임장에는 대상 부동산이 특정되고, 위임 사항이 계약 체결까지인지 잔금 수령까지인지가 적혀 있어야 합니다. 등기부상 명의, 신분증, 위임장의 이름이 모두 일치하는지 확인하는 절차를 습관처럼 두는 편이 안전합니다.

3. 퇴거일의 관리비·공과금 정산을 서면으로 끊어 두세요

보증금 반환을 두고 벌어지는 실랑이의 상당수는 큰 하자가 아니라 관리비, 도시가스, 장기수선충당금 같은 자잘한 항목에서 시작됩니다. 이사 당일 정신없는 상황에서 구두로 "나중에 정산하죠"라고 넘기면, 그 나중이 몇 주씩 늘어지며 감정이 상합니다. 관리비 정산서로 기준일과 항목별 금액을 적어 양측이 확인하고, 수리 이력이나 하자에 대해 합의한 내용이 있으면 사실확인서로 남겨 두면 깔끔하게 끝납니다. 계약 해지 의사도 반드시 서면으로 남겨 통지 시점을 분명히 해 두세요.

함께 쓰면 좋은 계산기

중개보수(복비) 계산기 — 거래 금액과 유형별 예상 중개보수를 상담 전에 확인할 때
전세·월세 전환 계산기 — 반전세 조건을 조율하거나 전환율을 설명할 때
부가가치세 계산기 — 중개보수 청구 시 공급가액과 부가세를 나눌 때
4대보험·실수령액 계산기 — 중개보조원을 채용할 때 인건비를 가늠할 때

자주 묻는 질문

중개보수를 두고 다툼이 생기면 무엇으로 확인하나요?

중개보수는 거래 금액과 거래 유형에 따라 상한이 정해져 있고, 지역별 조례에 따라 세부 요율이 달라질 수 있는 것으로 알려져 있습니다. 그래서 계약 전에 예상 보수를 계산해 보여 주고, 실제로 받을 때는 영수증을 남겨 금액과 지급일을 분명히 해 두는 편이 좋습니다. 나중에 '더 받았다', '덜 냈다'는 다툼이 생겼을 때 서면이 없으면 서로의 기억만 부딪히게 됩니다. 구체적인 요율과 한도는 해당 지자체 기준을 반드시 확인하시기 바랍니다.

임대인이 직접 오지 못할 때는 어떻게 하나요?

대리인이 계약에 나오는 경우에는 위임장과 신분 확인 자료를 함께 갖추는 것이 실무의 기본입니다. 위임장에는 위임하는 사람과 위임받는 사람, 위임의 범위(계약 체결까지인지, 잔금 수령까지인지), 대상 부동산이 특정되어 있어야 의미가 있습니다. 범위가 모호한 위임장은 나중에 '거기까지 맡긴 적 없다'는 다툼의 씨앗이 됩니다. 등기부와 신분증, 위임장의 명의가 일치하는지 확인하는 절차를 빠뜨리지 마세요.

임대차 해지 통보는 언제, 어떻게 남기나요?

갱신 여부를 놓고 다투는 상황을 피하려면, 해지 의사를 언제 어떤 방법으로 전달했는지가 남아 있어야 합니다. 임대차 해지통보서를 작성해 서면으로 전달하고, 상대가 받았다는 사실을 확인해 두는 방식이 흔히 쓰입니다. 통지 기한과 효력 발생 시점은 계약 조건과 관련 법령에 따라 달라질 수 있으므로, 개별 사안은 반드시 계약서 조항과 관련 규정을 함께 확인하시기 바랍니다.